Bạn có phải người sáng đến chỗ làm ngập tràn trong công việc, đến tối mịt ra về vẫn mang theo việc về nhà làm như một chú ong chăm chỉ, thế mà phần việc cho ngày hôm đó vẫn mãi chưa xong chưa?
Điều bạn cần làm đầu tiên là bỏ bớt những việc vô nghĩa để tập trung làm những việc quan trọng, nâng cao hiệu suất của mình.
Nói thì dễ nhưng đối với bạn mỗi việc bạn làm đều có mục đích, đôi khi là những “lí do”. Vậy biết chuyện nào thật sự vô nghĩa và làm sao để bắt tay vào việc cắt giảm chúng đi, sau đây là 8 tips khi bắt tay vào để có một ngày làm việc hiệu quả.
1. Nếu bạn bị dí súng vào đầu và bị bắt phải dừng 4/5 những hoạt động tiêu tốn thời gian hiện tại của mình, bạn sẽ bỏ đi những hoạt động nào?
Sự giản tiện đòi hỏi phải tàn nhẫn. Nếu bạn ngừng 4/5 những hành động đòi hỏi nhiều thời gian: Facebook, điện thoại, những cuộc nói chuyện, công văn giấy tờ, các cuộc họp, đọc báo lá cải, xem phim, khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm, dịch vụ... bạn sẽ bỏ đi những hoạt động nào để giảm thiểu tới mức nhỏ nhất những ảnh hưởng bất lợi đến thu nhập? Dù bạn chỉ sử dụng tới nó một lần mỗi tháng, chỉ riêng câu hỏi này có thể giúp bạn đi đúng hướng.
2. Ba hành động đầu tiên mà tôi thường làm trong thời gian trống để thấy mình vẫn còn hữu ích là gì?
Đó là những việc dùng để trì hoãn những công việc quan trọng hơn (những công việc thường không lấy gì làm dễ chịu vì có thể gặp thất bại hay bị từ chối, những việc bạn thường yếu kém về nó). Hãy thành thật với bản thân, vì chúng ta chỉ thỉnh thoảng mới đặt ra câu hỏi này. Những tấm bình phong của bạn là gì?
Những tấm bình phong của bạn là gì?
3. Hãy học cách đặt ra câu hỏi: "Nếu đây là việc duy nhất tôi làm được trong ngày, liệu tôi có hài lòng với ngày hôm nay hay không?"
Đừng bao giờ đến văn phòng hay tới trước máy vi tính mà không có một danh sách những việc cần làm rõ ràng. Bạn sẽ chỉ đọc những bức Email lộn xộn và tự xáo trộn đầu óc của mình, bạn sẽ chỉ lên facebook lướt newfeeds với lí do cập nhật xem mọi người làm gì, hay thậm chí là lên các trang báo mạng và viện cớ là đang cập nhật tình hình thế giới. Chậm nhất là trong tối nay, hãy soạn ra danh sách những việc cần làm vào ngày mai.
Bạn đang nghĩ sẽ sử dụng phần mềm Outlook hay những bản liệt kê trên máy tính, bởi vì bạn có thể phải thêm vào đó rất nhiều khoản mục. Thay vào đó hãy dùng một tờ giấy gấp làm ba, kích thước còn khoảng 5cm x 8cm. Tờ giấy này vừa để bỏ vào túi và giới hạn cho bạn một vài vấn đề thiết yếu.
Không nên đặt ra quá hai nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành trong cùng một ngày.Đừng bao giờ cả. Điều này đơn giản là không cần thiết nếu những việc đó thực sự có ảnh hưởng lớn.
Nếu bạn bị mắc kẹt trong việc cố gắng ra quyết định giữa hàng tá việc mà việc nào cũng có vẻ quan trọng (một vấn đề mà đa số chúng ta thường gặp phải) thì hãy xem xét từng vấn đề một và tự hỏi bản thân: "Nếu đây là việc duy nhất mình làm được trong ngày thì liệu tôi có thấy hài lòng với ngày hôm nay không?"
Để giải quyết những vấn đề có vẻ khẩn cấp, hãy tự hỏi bản thân: "Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không làm việc này và liệu có đáng để dừng những việc quan trọng khác để hoàn thành việc này hay không?".
Nếu bạn vẫn chưa hoàn thành xong ít nhất là một nhiệm vụ quan trọng trong ngày thì đừng dùng nốt giờ làm việc cuối cùng đem trả lại một chiếc DVD để tránh phải trả năm dollars cuối cùng. Hãy làm xong công việc quan trọng và chấp nhận trả năm dollars tiền phạt thì hơn.
4. Hãy gắn một mảnh giấy nhắc việc lên màn hình máy tính
Hãy gắn một mảnh giấy nhắc việc lên màn hình máy tính hay đặt chế độ Outlook nhắc nhở để cảnh báo bản thân ít nhất ba lần mỗi ngày với câu hỏi: "Liệu bạn có đang tự tạo ra những thứ vặt vãnh để trốn tránh những công việc quan trọng hay không?".
Liệu bạn có đang tự tạo ra những thứ vặt vãnh để trốn tránh những công việc quan trọng hay không?
5. Đừng thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc
Bạn từng cố gắng vừa đánh răng, vừa nói chuyện điện thoại và trả lời Email cùng một lúc, hay vừa ăn lại vừa lướt web tìm kiếm thông tin và chat cùng một lúc nhằm tiết kiệm thời gian. Nhưng điều này thực sự hiệu quả?
Nếu bạn biết cách ưu tiên công việc hợp lý, bạn sẽ không cần phải thực hiện nhiều nhiệm vụ một lúc. Thực hiện nhiều hơn để cảm thấy hiệu quả trong khi thực tế lại kém hiệu quả hơn chính là một triệu chứng của thói "bóp méo nhiệm vụ".
Hãy thực hiện từng mục tiêu riêng biệt, liên tục từ khi bắt đầu tới khi kết thúc. Sự xao nhãng sẽ gây ra nhiều gián đoạn hơn, làm giảm tập trung, kết quả thực kém đi, và sự hài lòng về công việc cũng giảm sút.
6. Hãy áp dụng Quy luật Parkinson trên cả tầm vĩ mô và vi mô
Hãy sử dụng Quy luật Parkinson để đạt được nhiều thành tựu hơn trong thời gian ngắn hơn. Rút ngắn lịch trình làm việc và giới hạn thời gian để thúc đẩy hành động có trọng tâm và tránh những trì hoãn không đáng có.
Trên tầm vĩ mô hàng ngày và hàng tuần, cố gắng rời công sở lúc 4 giờ chiều và nghỉ làm vào thứ Hai hoặc thứ Sáu. Điều này sẽ hướng bạn tập trung vào các vấn đề ưu tiên và phát triển đời sống xã hội.
Dưới tầm vi mô của từng nhiệm vụ, hãy giới hạn số mục trong bản danh sách những việc cần làm của bạn và dùng những hạn định ngắn không tưởng để thúc đẩy hành động khẩn cấp đồng thời bỏ qua những việc vặt vãnh.
7. Chuẩn bị đầy đủ trước khi bắt đầu
Để vượt qua trạng thái chần chừ, ngần ngại để đạt hiệu quả cao, chúng ta cần phải chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng cho công việc trước khi bắt đầu. Khi đã chuẩn bị sẵn sàng, chúng ta như súng đã lên nòng, hay cung đã giương tên, chỉ cần một lực đẩy nhỏ, chúng ta sẽ lập tức khởi động nhiệm vụ quan trọng của mình.
Hãy dọn dẹp bàn làm việc, không gian phòng làm việc, chuẩn bị đầy đủ mọi “vật liệu” cho công việc của mình, ngồi vào bàn và bắt đầu cho đến khi công việc hoàn tất.
Hãy dọn dẹp bàn làm việc, không gian phòng làm việc
8. Tạo áp lực cho chính mình
Phần đông mọi người thiếu khả năng sống và làm việc độc lập. Họ luôn trông chờ sự động viên, hỗ trợ và dẫn dắt từ người khác để hoàn thành mục tiêu của mình.
Chúng ta phải thoát khỏi tình cảnh này. Chúng ta phải chịu trách nhiệm về cuộc sống của chính mình. Chúng ta phải trở thành những “nhà lãnh đạo bản thân” – tự mình có thể làm việc với hiệu suất cao, có thể tự hoàn thành nhiệm vụ mà không cần sự giám sát, quản lý, đốc thúc của bất kỳ ai.
Hãy tạo áp lực lên chính mình, và chúng ta sẽ thấy hài lòng hơn về bản thân.
Trên đây là 8 tips giúp hoàn thành công việc hiệu quả mà Edu2Review đã tổng hợp lại, bạn có bí quyết nào khác hãy chia sẻ với Edu2Review và mọi người nhé!
Tiết Phương / Tổng hợp
Edu2Review - Cộng đồng đánh giá giáo dục hàng đầu Việt Nam
