Quản lí thời gian là một trong những kĩ năng thiết yếu ngày nay (Nguồn: tumblr)
Theo Quy luật Pareto, hay còn gọi là quy luật 80/20, trong hầu hết các trường hợp, 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Quy luật này được đặt theo tên của nhà kinh tế người Ý Vilffredo Pareto, người đã quan sát 80% đất ở Ý là thuộc sở hữu của 20% dân số. Đây cũng là Quy luật phổ biến trong kinh doanh, chẳng hạn 80% doanh thu là từ 20% trong số các khách hàng.
Chương trình "VÌ 1 TRIỆU NGƯỜI VIỆT TỰ TIN GIAO TIẾP TIẾNG ANH". Edu2Review tặng bạn Voucher khuyến học trị giá lên tới 500.000đ, Nhận ngay Voucher
Bạn nghĩ mình đúng, nhưng thực chất thì… không!
Thông thường, nhiều người nghĩ quản lí thời gian hiệu quả phải bắt đầu từ danh sách “Các việc cần làm”. Tuy nhiên, nhiều danh sách chỉ đơn giản liệt kê ra các công việc cần làm sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian cho các công việc không thật sự tạo ra hiệu quả cao. Ví dụ: tưới cây, dọn nhà, dắt chó đi dạo… Đó là những việc cần làm nhưng không mang lại hiệu quả cao.
Quy luật Pareto được nhiều người áp dụng nhờ nguyên tắc ưu tiên thứ tự đúng (Nguồn: managetime)
Song song đó, ngay cả khi bạn ưu tiên hóa các công việc theo mức độ quan trọng, thì không hẳn bạn đang quản lý thời gian một cách hiệu quả đâu nhé! Nhiều công việc quan trọng chiếm quá nhiều thời gian và công sức của bạn dẫn đến cuối cùng bạn mất hẳn quỹ thời gian cho các việc khác.
Sau đây là cách Quy luật Pareto có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Quy luật Pareto, ưu tiên đúng những việc cần làm
Khi lập danh sách các công việc cần thực hiện, bạn hãy ưu tiên hóa các công việc theo 2 mức:
Thứ nhất, nỗ lực dành cho công việc đó (từ 1 đến 10, với 1 là mức nỗ lực ít nhất cần phải bỏ ra). (1)
Thứ hai, hiệu quả dự kiến sẽ đạt được (từ 1 đến 10, với 10 là mức hiệu quả cao nhất). (2)
Sau khi đã có 2 dãy số: (1) mức độ công sức phải bỏ ra và (2) hiệu quả dự kiến của công việc, bạn lấy số công sức chia cho kết quả dự kiến để có được thứ tự ưu tiên thực hiện công việc đó. Hãy thực hiện những công việc có số thứ tự ưu tiên thấp nhất đầu tiên.
20/80 là nguyên tắc cơ bản của Quy luật Pareto (Nguồn: Flexoffice)
Đây là ví dụ:
• Công việc 1: Viết báo cáo cuộc họp.
Nỗ lực = 10, Hiệu quả = 2, Thứ tự ưu tiên = 5
• Công việc 2: Chuẩn bị phần trình bày cho phòng Marketing
Nỗ lực = 4, Hiệu quả = 4, Thứ tự ưu tiên = 1
• Công việc 3: Gọi khách hàng để tham khảo thông tin
Nỗ lực = 1, Hiệu quả = 10, Thứ tự ưu tiên = 0.1
Giờ đây bạn đã có thể thấy được mức độ ưu tiên các công việc cần phải thực hiện. Bạn thực hiện công việc 3 đầu tiên, tiếp đó đến công việc 2 và sau cùng là công việc 1.
Cách thức đơn giản này sẽ bảo đảm 20% nỗ lực của bạn dành cho những công việc quan trọng sẽ luôn được ưu tiên thực hiện trước. Đối với 80% các công việc không thực sự tạo ra hiệu quả cao sẽ được lùi thứ tự ưu tiên.
Với Quy luật Pareto, bạn có thể dễ dàng sắp xếp và ưu tiên các công việc theo thứ tự quan trọng. Đây không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn đẩy mạnh hiệu quả công việc theo đúng mức quan trọng của nó. Hãy thử trải nghiệm phương pháp này, biết đâu thành công sẽ đến với bạn trong tương lai gần.
Chương trình "VÌ 1 TRIỆU NGƯỜI VIỆT TỰ TIN GIAO TIẾP TIẾNG ANH". Edu2Review tặng bạn Voucher khuyến học trị giá lên tới 500.000đ, Nhận ngay Voucher
Phùng Hạo (tổng hợp)
Nguồn: Inc
