Có câu nói: “Thời gian là tiền bạc”. Cũng như tiền bạc, thời gian có giá trị và là nguồn tài nguyên có giới hạn. Chính vì vậy, chúng ta cần phải biết cách quản lý cũng như đặt mục tiêu để sử dụng thời gian một cách khôn ngoan, hiệu quả, tránh sự lãng phí. Sau đây Edu2Review sẽ giới thiệu cho các bạn một vài kỹ năng đơn giản trong việc sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất.
Học cách ưu tiên
Đây là nhiệm vụ quan trọng nhất trong việc quản lý thời gian hiệu quả. Bạn cần xác định công việc nào ưu tiên với bạn hơn khi phải lựa chọn. Tuy nhiên, các nhiệm vụ quan trọng nhất chưa chắc là nhiệm vụ ưu tiên nhất. Hãy học cách nói “không” với những việc không phải là ưu tiên, hoặc bạn không thể làm do phát sinh.
Một trong những cách dễ dàng nhất để ưu tiên nhiệm vụ một cách hiệu quả là làm một danh sách. Danh sách này có thể dễ dàng tạo trên máy tính, tablet hoặc smartphone hoặc đơn giản là trên một mẩu giấy. Sắp xếp các mục thứ hạng theo thứ tự ưu tiên đến các việc quan trọng. Tuy nhiên không được để những danh sách này ở những nơi khác nhau và nên cố gắng hoàn thành dần những mục trong danh sách để tạo ra sự hài lòng, tự tin hơn và thúc đẩy động lực làm việc.
Lập danh sách các việc cần làm để quản lý công việc và thời gian một cách hiệu quả nhất
Tổ chức không gian làm việc
Một môi trường làm việc bừa bộn sẽ khiến:
- Bạn phân tâm hơn
- Mất nhiều thời gian hơn trong việc tìm kiếm các thứ, những thứ bị mất
- Bạn giảm cảm giác tự tin và động lực
Bạn nên dành thời gian để sắp xếp lại các đồ đạc trong nhà một cách thuận tiện nhất và luôn để chúng ở vị trí cố định. Bất cứ thứ gì bạn không cần đến và không còn giá trị sử dụng nữa nên vứt đi. Những thứ khác, bạn có thể bán đi với giá rẻ.
Không gian làm việc ngăn nắp, gọn gàng sẽ mang lại cho bạn sự tập trung cao hơn
Làm một việc tại một thời điểm
Máy tính có thể làm việc đa chức năng nhưng con người không thể. Việc cố gắng làm nhiều hơn một việc cùng một lúc là gần như luôn luôn kém hiệu quả so với tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Phải mất thời gian cho não của chúng ta chuyển đổi từ một nhiệm vụ này qua nhiệm vụ khác, gây ảnh hưởng về năng suất. Hãy tập trung và làm một việc tại một thời điểm - bạn sẽ làm việc tốt hơn và đạt một tiêu chuẩn cao hơn trong thời gian dài.
Bên cạnh đó, cố gắng xác định khoảng thời gian trong ngày bạn cảm thấy sự tập trung của mình là tốt nhất, hãy sử dụng nó vào những nhiệm vụ ưu tiên hoặc yêu cầu cao.
.jpg)
Làm những việc ưu tiên trong khoảng thời gian tinh thần và sự tập trung của bạn tốt nhất sẽ đem lại hiệu quả cao trong công việc
Kiểm tra mail, Facebook,... 3 đến 5 lần một ngày
Việc kiểm tra mail, Facebook liên tục 5 phút một lần là một hành động vô cùng phí thời gian. Chính vì vậy, nên xác định một thời điểm trong ngày dành cho việc kiểm tra mail, Facebook,... để bạn có thể giữ đúng lịch trình làm việc của mình mà không bị ảnh hưởng bởi các tin nhắn hay các quảng cáo nhiều lần trong ngày.
Chọn một vài khoàng thời gian ngắn trong ngày dành cho việc kiểm tra mail, Facebook,... để tránh bị xao nhãng
Giữ tâm trạng thoải mái, bình tĩnh
Có lẽ điều quan trọng nhất cần nhớ là phải giữ bình tĩnh. Mặc dù một chút căng thẳng đôi khi có thể có ích trong việc hoàn thành nhiệm vụ nhưng quá nhiều căng thẳng có thể gây ảnh hưởng xấu. Khi căng thẳng, chúng ta sẽ làm việc kém hiệu quả hơn, dễ bị phân tâm hơn và ít để ý tới những chi tiết nhỏ quan trọng.
Nghỉ giải lao có thể giúp bạn giảm mức độ căng thẳng, tạo động lực và cải thiện năng suất. Bạn nên lên kế hoạch cho khoảng thời gian thư giãn, làm một vài thứ bạn thích trong khoảng thời gian nghỉ giải lao để đầu óc bạn thoải mái. Ví dụ như bạn làm việc tập trung liên tục trong khoảng thời gian từ 60’ – 90’. Đừng ngần ngại dành ra 5’ – 10’ cho việc nghe nhạc, uống tách cà phê, tán gẫn với bạn bè,... để lấy lại sức và chuẩn bị tinh thần tốt nhất để làm những công việc tiếp theo.
Luôn giữ tâm trạng thoải mái để làm việc một cách hiệu quả
Những nguyên tắc này có thể được thay đổi linh hoạt tùy theo tính chất công việc. Nhưng điều quan trọng nhất là bạn phải tuân theo những nguyên tắc mà bản thân mình đặt ra. Chính vì vậy hãy cẩn trọng xem xét để tìm ra những nguyên tắc làm việc và lịch trình quản lý thời gian phù hợp nhất với bản thân để công việc đạt năng suất cao hơn. Nếu bạn còn những nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả hơn hãy chia sẻ với Edu2Review và mọi người nhé!
* Mỗi một lựa chọn sai lầm, lấy đi nhiều thứ của bạn. Vào Edu2Review mỗi ngày và cập nhật thông tin về các tổ chức giáo dục để có quyết định đúng.
Hồng Phương tổng hợp
Edu2Review - Cộng đồng đánh giá giáo dục hàng đầu Việt Nam
