Bí quyết giao tiếp qua email một cách chuyên nghiệp | Edu2Review
Bí quyết giao tiếp qua email một cách chuyên nghiệp

Bí quyết giao tiếp qua email một cách chuyên nghiệp

Cập nhật lúc 28/05/2018 20:04
Email là phương tiện trao đổi thông tin phổ biến hiện nay. Vì thế mà kĩ năng sử dụng email là rất quan trọng. Hãy cùng Edu2Review xem qua các “tip” nhỏ để biến email của bạn trở nên chuyên nghiệp nhé!
Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

1. Email phải có tiêu đề

Tiêu đề của email phải rõ ràng và nêu rõ chủ đề chính của email đó. Chúng ta không nên gửi một email mà không có tiêu đề, điều đó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong việc giao tiếp. Ngoài ra, những email không có tiêu đề có thể bị chuyển vào hộp thư rác, điều đó sẽ đánh mất thông tin quan trọng mà bạn cần nhắn gửi. Bên cạnh đó, giữa hàng nghìn email nhận được, người đọc sẽ không nắm bắt được ngay bạn đang viết gì trong nội dung gửi cho họ. Chính vì thế tiêu đề email là cực kì quan trọng trong việc giao tiếp bằng email.

Bên cạnh đó, nếu bạn muốn thể hiện tính chất của email, bạn có thể dùng cú pháp sau: [Tình trạng] Tiêu đề email.

Ví dụ: [Quan trọng] Chiến lược kinh doanh năm 2017

Như vậy thì người nhận email sẽ biết ngay tình trạng email này và sẽ quyết định là có nên đọc ngay bây giờ không, hay dành lúc có nhiều thời gian sẽ đọc kỹ hơn.

Cần viết tiêu đề email rõ ràng (Nguồn: khoi.nghiep)

2. Ngắn gọn và đầy đủ

Thông thường, một email bao gồm 3 thành phần:

  • Lời chào
  • Nội dung chính
  • Lời chúc/lời cảm ơn và ký tên

Với lời chào, bạn nên xác định rõ ràng người nhận là ai để có thể chào hỏi đúng cách. Với nội dung chính, bạn phải viết ngắn gọn, đầy đủ và cách dòng để tách ý rõ ràng, giúp người đọc dễ nắm bắt thông tin. Lời chúc và cảm ơn cũng phải ngắn gọn, thể hiện sự tôn trọng và gần gũi. Bên cạnh đó, bạn nên chú ý ngôn từ sử dụng cũng như lỗi chính tả, dấu câu để thể hiện sự chu đáo và chuyên nghiệp với thông tin bạn muốn gửi.

Nên đảm bảo nội dung chính từng phần của email (Nguồn: vitc)

3. Trình bày rõ ràng và dễ hiểu

Điều này có nghĩa bạn nên tách ra từng ý mà bạn muốn hoặc nhấn mạnh bằng việc xuống dòng hay dùng kí hiệu gạch đầu dòng hoặc có thể dùng dấu sao trước mỗi ý để đảm bảo rằng thông điệp bạn truyền đi là dễ hiểu và rõ ràng.

Tránh in đậm, in hoa tuỳ tiện trong nội dung email hoặc sử dụng quá nhiều icon mặt cười, mặt buồn....vì điều đó làm cho email của bạn không được đánh giá cao trong mắt người nhận.

4. "Keep everyone in the loop”

Đây là một thuật ngữ trong kinh doanh nói về việc bạn cần phải đảm bảo những người có liên quan được nắm các thông tin cần thiết. Chúng ta có tính năng CC để làm chuyện này. Vậy nên khi gửi email, các bạn phải cân nhắc rằng ngoài những người mình dự định gửi thì có ai cần nắm thông tin này nữa không? Ví dụ bạn muốn gửi thông tin về nhân viên mới cho bộ phận nhân sự và muốn sếp biết thông tin này thì hãy CC cho sếp.

Nên CC nội dung mail cho những người có liên quan (Nguồn: quantrimang)

5. Trả lời xác nhận mail khi có yêu cầu

Khi một người gửi email cho bạn, nếu bạn thấy rằng mình có thể trả lời được ngay trong vòng 1 tiếng đồng hồ thì hãy dành thời gian trả lời luôn. Trong trường hợp bạn thấy quá bận và có thể xử lý email này sau thì hãy gửi cho người đó một email nói rằng bạn đã nhận được email và sẽ sắp xếp hồi âm trong khoảng thời gian nào để họ không sốt ruột. Điều đó cho thấy bạn là một người giao tiếp tốt và quan tâm tới những thông tin mà bạn nhận.

Tổng kết

Khi đi làm việc sử dụng email để trao đổi thông tin là khá thường xuyên nên đây là những tip có thể giúp bạn trong việc giao tiếp qua email hiệu quả. Chúc các bạn thành công.

* Hãy truy cập Edu2Review mỗi ngày để tìm kiếm những cơ hội việc làm hấp dẫn.

Quỳnh Quyên tổng hợp

Edu2review – Cộng đồng đánh giá giáo dục hàng đầu Việt Nam


Có thể bạn quan tâm

Việc làm

Kỹ năng giao tiếp trong công việc

26/04/2018

Để nâng cao chất lượng cuộc trao đổi, nhất là trong công việc, kỹ năng giao tiếp là rất quan ...

Việc làm

Làm chủ thời gian, có khó không?

26/04/2018

Nhiều người lo lắng vì không có đủ thời gian để quán xuyến tất cả mọi việc dẫn đến mọi thứ luôn ...

Việc làm

Edu2Review tuyển dụng nhiều vị trí hấp dẫn năm 2019

06/09/2019

[Cơ hội duy nhất năm 2019] Edu2Review tuyển dụng chuyên viên Tư vấn, Kinh doanh, Graphic ...

Việc làm

[Edu2Review] Quán quân Startup Wheel tuyển thực tập sinh khu vực TP. HCM

28/12/2018

Edu2Review, quán quân Startup Wheel 2016 đang tuyển dụng vị trí thực tập sinh (có phụ cấp hàng ...