(Nguồn: gockinang)
1. Email phải có tiêu đề
Tiêu đề của email phải rõ ràng và nêu rõ chủ đề chính của email đó. Chúng ta không nên gửi một email mà không có tiêu đề, điều đó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong việc giao tiếp. Ngoài ra, những email không có tiêu đề có thể bị chuyển vào hộp thư rác, điều đó sẽ đánh mất thông tin quan trọng mà bạn cần nhắn gửi. Bên cạnh đó, giữa hàng nghìn email nhận được, người đọc sẽ không nắm bắt được ngay bạn đang viết gì trong nội dung gửi cho họ. Chính vì thế tiêu đề email là cực kì quan trọng trong việc giao tiếp bằng email.
Bên cạnh đó, nếu bạn muốn thể hiện tính chất của email, bạn có thể dùng cú pháp sau: [Tình trạng] Tiêu đề email.
Ví dụ: [Quan trọng] Chiến lược kinh doanh năm 2017
Như vậy thì người nhận email sẽ biết ngay tình trạng email này và sẽ quyết định là có nên đọc ngay bây giờ không, hay dành lúc có nhiều thời gian sẽ đọc kỹ hơn.
Cần viết tiêu đề email rõ ràng (Nguồn: khoi.nghiep)
2. Ngắn gọn và đầy đủ
Thông thường, một email bao gồm 3 thành phần:
- Lời chào
- Nội dung chính
- Lời chúc/lời cảm ơn và ký tên
Với lời chào, bạn nên xác định rõ ràng người nhận là ai để có thể chào hỏi đúng cách. Với nội dung chính, bạn phải viết ngắn gọn, đầy đủ và cách dòng để tách ý rõ ràng, giúp người đọc dễ nắm bắt thông tin. Lời chúc và cảm ơn cũng phải ngắn gọn, thể hiện sự tôn trọng và gần gũi. Bên cạnh đó, bạn nên chú ý ngôn từ sử dụng cũng như lỗi chính tả, dấu câu để thể hiện sự chu đáo và chuyên nghiệp với thông tin bạn muốn gửi.
Nên đảm bảo nội dung chính từng phần của email (Nguồn: vitc)
3. Trình bày rõ ràng và dễ hiểu
Điều này có nghĩa bạn nên tách ra từng ý mà bạn muốn hoặc nhấn mạnh bằng việc xuống dòng hay dùng kí hiệu gạch đầu dòng hoặc có thể dùng dấu sao trước mỗi ý để đảm bảo rằng thông điệp bạn truyền đi là dễ hiểu và rõ ràng.
Tránh in đậm, in hoa tuỳ tiện trong nội dung email hoặc sử dụng quá nhiều icon mặt cười, mặt buồn....vì điều đó làm cho email của bạn không được đánh giá cao trong mắt người nhận.
4. "Keep everyone in the loop”
Đây là một thuật ngữ trong kinh doanh nói về việc bạn cần phải đảm bảo những người có liên quan được nắm các thông tin cần thiết. Chúng ta có tính năng CC để làm chuyện này. Vậy nên khi gửi email, các bạn phải cân nhắc rằng ngoài những người mình dự định gửi thì có ai cần nắm thông tin này nữa không? Ví dụ bạn muốn gửi thông tin về nhân viên mới cho bộ phận nhân sự và muốn sếp biết thông tin này thì hãy CC cho sếp.
Nên CC nội dung mail cho những người có liên quan (Nguồn: quantrimang)
5. Trả lời xác nhận mail khi có yêu cầu
Khi một người gửi email cho bạn, nếu bạn thấy rằng mình có thể trả lời được ngay trong vòng 1 tiếng đồng hồ thì hãy dành thời gian trả lời luôn. Trong trường hợp bạn thấy quá bận và có thể xử lý email này sau thì hãy gửi cho người đó một email nói rằng bạn đã nhận được email và sẽ sắp xếp hồi âm trong khoảng thời gian nào để họ không sốt ruột. Điều đó cho thấy bạn là một người giao tiếp tốt và quan tâm tới những thông tin mà bạn nhận.
Tổng kết
Khi đi làm việc sử dụng email để trao đổi thông tin là khá thường xuyên nên đây là những tip có thể giúp bạn trong việc giao tiếp qua email hiệu quả. Chúc các bạn thành công.
* Hãy truy cập Edu2Review mỗi ngày để tìm kiếm những cơ hội việc làm hấp dẫn.
Quỳnh Quyên tổng hợp
Edu2review – Cộng đồng đánh giá giáo dục hàng đầu Việt Nam
