Nhiều hơn có khi lại ít hơn
Sẽ là ngộ nhận khi bạn nghĩ rằng giải quyết nhiều công việc khác nhau cùng một lúc sẽ giúp bạn làm được nhiều việc hơn. Trong thực tiễn, chỉ nên tiến hành mỗi lúc một việc, do đó, nếu tranh thủ thời gian để làm quá nhiều nhiệm vụ sẽ làm mất hiệu quả tối ưu.
Giáo sư Earl Miller chuyên ngành thần kinh học tại viện Picower của Đại học MIT cho biết rằng con người không nên làm nhiều việc cùng một lúc (multitasking). Ông đưa ra lời khuyên: “Đừng cố gắng làm nhiều việc cùng lúc. Điều đó sẽ giết chết năng suất làm việc, gây ra những sai lầm và ngăn cản suy nghĩ sáng tạo”.
Giáo sư Earl Miller khuyên: "Đừng nên làm nhiều việc cùng lúc"
Não bộ con người có năng lực rất hạn chế trong việc duy trì các luồng suy nghĩ khác nhau cùng một lúc, và tâm trí chúng ta lưu giữ được rất ít thông tin trong một thời điểm bất kỳ. Điều tai hại ở đây não bộ lại thường xuyên đánh lừa rằng bạn có thể làm được nhiều hơn thế.
Tại sao chúng ta lại cố thử làm nhiều việc một lúc?
Não bộ của chúng ta được "lập trình" để có thể phản ứng mạnh mẽ trước những thông điệp từ xã hội. Hiểu rõ về địa vị của mình rồi tìm cách nâng cao địa vị đó lên, và tăng cường nhận thức về cộng đồng của mình là những việc làm có ý nghĩa quan trọng đối với chúng ta.
Do đó, những thông tin giúp chúng ta thực hiện được điều đó thường được xử lý một cách tự động, cho dù chúng ta đang cố gắng tập trung vào vấn đề khác.
Những yếu tố gây phân tâm đến từ xa (vốn được công nghệ hỗ trợ một cách "nhiệt tình") thường không nhận thức được những nhiệm vụ mà chúng ta đang phải thực hiện. Những người gọi điện cho bạn ở nơi làm việc, gửi email, hay gửi tin nhắn cho bạn không biết rằng lúc này bạn đang bận bịu đến thế nào.
Các yếu tố gây nhiễu từ xa
Các thông tin cập nhật trên các trang mạng xã hội hay hệ thống báo email mới nhận cũng vậy. Vì thế, mỗi cuộc liên lạc đều gây gián đoạn cho công việc của bạn. Bên cạnh đó, bản thân chúng ta cũng muốn tiếp cận được với nhiều thông tin hơn bởi điều đó sẽ giúp chúng ta cảm thấy thoải mái. Con người thường muốn tìm kiếm những thông tin có thể khẳng định lại những gì họ vốn đã tin tưởng.
Càng có nhiều nguồn khẳng định, chúng ta càng thêm tự tin vào những lựa chọn của mình. Nhưng nhiều thông tin cũng khiến chúng ta cảm thấy không thoải mái, bởi một số thông tin có thể sẽ mâu thuẫn nhau. Vì thế, khi đó chúng ta lại tiếp tục lao vào cuộc tìm kiếm thêm những nguồn tin kiểm chứng khác.
Cứ nghĩ là tốt hóa ra chưa hẳn đã thế
Chẳng hạn bạn phải đánh máy một bản báo cáo cho nhà quản lý của bạn mất khoảng 30 phút và hướng dẫn một thực tập viên về cách tổ chức, quản lý dữ liệu mất khoảng 30 phút nữa, nếu bạn kết hợp hai việc này cùng một lúc sẽ mất khoảng 45 phút.
Nghe thật tuyệt, phải không nào? Nhưng bạn đã sai. Mặc dù chất lượng công việc sẽ đạt mức tối đa khi các nhiệm vụ được thực hiện cùng một lúc nhưng chính sự “đa di năng” này đã làm giảm chất lượng. Nói cách khác, nếu được làm riêng rẽ, giả sử hiệu quả từng công việc có thể đạt 100% thì khi làm đồng thời, năng suất của chúng sẽ giảm xuống chỉ còn 70%.
Bạn có thể hoàn thành nhiều việc với ít thời gian nhưng chất lượng công việc lại không đảm bảo
Có thể những tính toán về mặt chi phí, lợi ích và sự tiết kiệm 25% thời gian sẽ làm bạn quên mất 30% chất lượng bị giảm bớt, nhưng hãy xét về ảnh hưởng lâu dài mà xem, nhân viên thực tập có thể sẽ phải hỏi lại bạn về những vấn đề chưa rõ trong việc quản lý cơ sở dữ liệu vì anh ta chưa dễ tiếp thu tất cả ngay trong lần đầu tiên. Và đây chính là cái vòng luẩn quẩn của lối làm nhiều việc cùng lúc.
Nói tóm lại, ưu điểm của lối “kiêm nhiệm nhiều việc” là hoàn thành được nhiều việc với thời gian ít hơn nhưng nhược điểm là gây ảnh hưởng tới chất lượng công việc.
Làm sao để bỏ thói quen làm nhiều việc cùng lúc?
Thứ nhất, hãy cố gắng làm từng việc một. Nếu có thể, hãy kiên trì theo đuổi một nhiệm vụ cho tới khi bạn hoàn thành nó. Nếu sự chú ý bắt đầu giảm đi (thường là sau khoảng 18 phút), bạn có thể chuyển sang làm một việc khác, nhưng hãy ghi lại chỗ bạn dừng lại ở nhiệm vụ đầu tiên. Sau đó hãy tập trung hết mình cho nhiệm vụ thứ hai cho tới khi sự chú ý của bạn lại giảm đi.
Thứ hai, hãy biết khi nào thì nên "đóng cửa". Trước đây, chúng ta thường làm thế mỗi khi cần phải dồn sức làm việc gì đó. Ngày nay, việc ngưng sử dụng những thiết bị điện tử có lẽ còn quan trọng hơn nhiều nếu bạn muốn làm việc hiệu quả và sáng tạo. Hãy đề ra một thời gian và thể hiện cho mọi người biết rằng đó là lúc bạn sẽ tập trung làm việc.
Thứ ba, hãy nhớ rằng không phải tất cả các thông tin đều hữu ích. Hãy cân nhắc xem mình nên ngừng việc đang làm để xử lý cuộc liên lạc nào, và đâu là những thông tin mới cần tìm. Khi "lục lọi" trên Google, hãy tự hỏi xem bạn chỉ muốn tìm kiếm những thông tin giúp khẳng định lại những ý kiến mình đang có hay những thông tin đối ngược lại chúng.
Hãy làm từng việc một để chất lượng công việc luôn được đảm bảo
Tương tự, bạn hãy phân biệt sự khác nhau giữa các mạng xã hội - vốn nhằm khẳng định lại rằng những lựa chọn của bạn là đúng đắn, vì thế mà nó khiến bạn cảm thấy thoải mái hơn - và các mạng tri thức - các mạng này lại thường đối lập với những lựa chọn của bạn, từ đó giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn hơn.
Tiết Phương tổng hợp
Edu2Review - Cộng đồng đánh giá giáo dục hàng đầu Việt Nam
