Email là cách chuyên nghiệp nhất để liên lạc với đối tác hoặc khách hàng. Trái với việc gọi điện trực tiếp, gửi email sẽ cung cấp đầy đủ thông tin hơn cũng như không ảnh hưởng đến khách hàng của bạn. Tuy nhiên khi trao đổi công việc với đối tác nước ngoài, nếu chỉ có kỹ năng viết email thôi thì vẫn chưa đủ, bạn vẫn cần phải có thêm vốn tiếng Anh nhất định để giúp người đọc hiểu rõ được thông tin mình muốn truyền tải
Hôm nay, Edu2Review sẽ giới thiệu đến bạn mẫu thư confirm bằng tiếng Anh một cách cơ bản, đơn giản nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ tính chuyên nghiệp. Sau bài viết, có thể bạn sẽ phần nào tự tin hơn khi viết email bằng tiếng Anh để gửi đến những vị khách đến từ phía bên kia bán cầu đấy!
BẢNG XẾP HẠNG
TRUNG TÂM TIẾNG ANH TẠI VIỆT NAM
Mở đầu email rõ ràng
Không chỉ riêng mẫu thư confirm bằng tiếng Anh, tất cả các dạng thư điện tử đều có cần một mở đầu rõ ràng bởi đây chính là yếu tố đầu tiên thể hiện sự chuyên nghiệp của toàn bộ nội dung bên dưới. Hãy xác nhận rõ ràng thời gian và địa điểm cụ thể vì đây chính là thông tin quan trọng nhất trong phần mở đầu của mỗi email.
Ví dụ 1: Xác nhận cuộc hẹn bằng email
RE: confirmation of appointment with FRANK WALES
Dear Mrs. Allen,
I will like to confirm your appointment with Frank Wales tomorrow, August 25th at 1 pm. Please contact me for any question and keep me informed if there should be any changes.
Cordially,
Linda Brown,
Secretary, Lester Wester Limited
Ví dụ 2: Xác nhận cuộc hẹn bằng email tiếng Anh
RE: Shawn Williams – Appointment Confirmation
Dear Clinton,
This is a special reminder to confirm your meeting with Shawn Williams tomorrow June 18th by 10 am.
Your meeting is scheduled to hold at Lintel Scraps, Office 12 on the ground floor at Lanceman Street, Mainland China. The place is accessible by cabs.
This is Shawn’s cell phone number, just in case, +98157479837.
Please feel free to contact me if you have any question. I would be ready to give necessary assistance.
Thank you and have a great meeting.
Best Regards,
Alice Maxwell
Administrative Assistant to Shawn Williams, Lintel Scraps Limited
Nội dung thư cần mang tính nhắc nhở
Như hai ví dụ trên, mục đích lớn nhất là để nhắc nhở Clinton về cuộc gặp của ông ấy với Williams. Bức thư viết rõ ràng và cụ thể về thời gian và địa điểm. Đây là cách tốt để xác nhận cuộc hẹn bằng email là biến nó thành một lời nhắc nhở. Khi viết email bằng tiếng Anh, bạn cần phải rất chú ý đến những chi tiết này.
Ngắn gọn những vẫn thật chi tiết
Một cách hay để viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh là đưa ra những thông tin chi tiết. Trong ví dụ ở trên, Clinton có tất cả những thông tin cần thiết để đến gặp Shawn Williams đúng giờ. Ngoài ra, Clinton còn có thể liên hệ với trợ lý của Shawn nếu gặp vấn đề.
Nhiều bạn thường có xu hướng hiểu lầm việc viết chi tiết nghĩa là trình bày cặn kẽ tất cả thông tin trong email. Điều này đôi khi sẽ khiến email của bạn trở nên dài dòng và có nhiều thông tin dư thừa – vốn là những yếu tố khiến bức thư điện tử trở nên thiếu hẳn tính chuyên nghiệp. Vì thế, hãy cẩn thận kiểm tra lại trước khi quyết định gửi cho khách hàng bạn nhé!
Đừng viết quá dài
Bạn đang viết thư để xác nhận email mời họp tiếng Anh không phải là viết một câu chuyện, một bức thư quá dài sẽ khiến người nhận mất hứng thú và không nắm được nội dung chính. Hãy đi luôn vào nội dung trọng tâm. Nếu đang có nhu cầu học tiếng Anh văn phòng thì việc viết email bằng tiếng Anh cũng chính là một cách rèn luyện rất tốt, hãy xem như đây là một công việc "nhất cử lưỡng tiện" bạn nhé.
Ví dụ: Xác nhận cuộc hẹn bằng email
Dear Ms. Roberts,
I am glad you will be available for the meeting with our team by 9 am tomorrow January 21st at our Zonal Office.
You can contact me on this cell phone number if you have any question or change of plans.
Thank you and looking forward to meeting you tomorrow.
Cordially,
Evelyn Coker
Productions Director, Micara Productions
Viết email bằng tiếng Anh theo một format
Hãy đảm bảo rằng email mời họp tiếng Anh của đối tác cần có đầy đủ ngày giờ, lời chào, thân bài và kết luận. Đừng khiến khách hàng, đối tác của bạn nhận được một email dài dòng và không có nội dung chính. Điều này sẽ khiến công việc của bạn bị ảnh hưởng rất nhiều đó.
Dù muốn hay không thì việc tuân thủ một format chuẩn khi viết email bằng tiếng Anh sẽ giúp bạn hạn chế được tối đa những sơ suất có thể mắc phải. Nếu đã có kinh nghiệm và tự tin vào vốn tiếng Anh của mình thì bạn có thể "biến tấu" một chút để có thể gây được thêm ấn tượng với khách hàng.
Ví dụ: Xác nhận cuộc hẹn bằng email
Date: 23rd September, 2012.
RE: Confirmation of an Appointment
Dear Mr. Robinson,
I am writing to confirm an appointment with you on 24th of September, 2015 at Learned Hall, winter road. I genuinely appreciate a quick response from your side.
Best wishes,
Andrew Paul
Managing Director, Adrepal Photos
Trên đây là những mẹo giúp việc viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh của bạn dễ dàng hơn. Viết emai bằng tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng và bắt buộc cần phải có đối với bất cứ nhân sự công sở nào. Bên cạnh đó, bạn cũng cần trau dồi thêm tiếng Anh văn phòng để phục vụ thật tốt cho công việc của mình cũng như tạo thêm cơ hội nghiệp và sự thăng tiến trong tương lai sắp tới.
Kim Ngân (Tổng hợp)
Nguồn ảnh cover: linkedin
