Email là phương pháp trao đổi trong công việc phố biến nhất (Nguồn: medium)
Email tiếng Anh trong kinh doanh gần như là phương thức bắt buộc khi làm việc với đối tác nước ngoài. Một email chuyên nghiệp sẽ giúp bạn có được sự tin tưởng của khách hàng, công việc nhờ đó sẽ thuận lợi hơn nhiều. Vì vậy, hãy nhanh tay đọc và ghi chép những lưu ý dưới đây để có một email tiếng Anh “chuẩn không cần chỉnh”.
Bạn muốn học tiếng Anh nhưng chưa biết học ở đâu tốt? Xem ngay bảng xếp hạng các trung tâm ngoại ngữ tốt nhất Việt Nam!
1.Xác định mục đích viết thư
Sở dĩ bạn cần phải xác định mục đích gửi email bởi nó sẽ ảnh hưởng tới văn phong khi viết. Khác với giao tiếp tiếng Anh, viết email thể hiện thái độ, quan điểm thông qua câu chữ. Để có thể biểu thị tối đa ý kiến, quan điểm của mình, bạn cần truyền tải được chúng thông qua cả văn phong diễn đạt. Đó là lý do bạn cần xác định mục đích rõ ràng khi viết email.
2. Nghĩ tới các ý chính
Cũng giống như khi viết một bài văn, sau khi đọc hiểu đề, bạn cần xác định dàn ý để việc viết sẽ được mạch lạc và logic hơn. Tương tự như vậy, email tiếng Anh trong kinh doanh cũng rất đề cao tính mạch lạc và rõ ràng.
Vì thế, đừng bắt tay ngay vào viết thư mà bạn nên xác định dàn ý triển khai thật logic. Bạn sẽ không muốn nghe khách hàng phàn nàn vì một email siêu lủng củng đâu.
Dàn ý sẽ giúp bạn viết email mạch lạc (Nguồn: trueenglish)
3. Bắt đầu với lời chào hợp lý
Tùy thuộc vào việc người nhận là cá nhân hay tổ chức, họ ở vị trí cao hay ngang bằng với họ, mức độ thân thiết của bạn với họ mà bạn có thể mở đầu trang trọng với “Dear...” hay gần gũi với lời hỏi thăm “Have a nice day, Jone”.
Chắc chắn, không có nhiều trung tâm Anh ngữ lưu ý với bạn điều này: Trong tiếng Anh – Mỹ, họ sử dụng dấu hai chấm ( “:”) sau lời chào trong thư thương mại trang trọng. Trong tiếng Anh – Anh, với trường hợp tương tự, chúng ta sẽ sử dụng dấu phẩy.
4. Kết thúc với lời chào từ tốn
Bất kì mục đích bạn viết là để phàn nàn hay chào mời thì “khách hàng luôn là thượng đế”. Bởi vậy bạn nên ghi nhớ rằng cần viết email tiếng Anh trong kinh doanh bằng một thái độ nhã nhặn, lịch sự nhất có thể. Tùy theo danh xưng ở đầu câu mà bạn có thể chọn được câu kết thúc phù hợp.
Dưới đây là một số lời chào khi kết thúc email mà bạn có thể tham khảo:
- (Dear Ms.X): Sincerely / Yours sincerely / Sincerely yours,
- (Dear David): Best / Best regards / Kind regards,
- (Dear Sir or Madam/ To Whom It May Concern) Faithfully/ Yours faithfully / Faithfully yours,
Chú ý sử dụng lời chào hợp ngữ cảnh (Nguồn: freepik)
5. Đừng quên ký tên
Email tiếng Anh trong kinh doanh là một dạng trao đổi thông tin khi làm việc, vì vậy nhất thiết phải để cho họ “biết mình là ai” bằng cách kí tên. Thông thường chữ kí sẽ bao gồm tên, chức vụ, công ty, số điện thoại doanh nghiệp và số điện thoại của bạn. Để thuận tiện, bạn nên chuẩn bị sẵn phần chữ kí điện tử theo quy chuẩn của công ty. Bằng cách này hình ảnh doanh nghiệp sẽ được nhìn nhận là chuyên nghiệp hơn.
6. Kiểm tra lỗi chính tả
Bởi vì bạn đang viết email, nghĩa là bạn có thời gian chuẩn bị và chủ động chỉnh sửa, nên hãy hạn chế mọi sai sót có thể. Việc trong một email kinh doanh xuất hiện lỗi sai khiến khách hàng cảm thấy bạn không chuẩn bị kĩ, không coi trọng việc hợp tác cùng họ. Chưa kể việc các lỗi diễn đạt sai có thể gây hiểu nhầm, hiểu sai ý nghĩa.
Các lỗi sai cơ bản thường gặp là chấm câu, sai chính tả, sai ngữ pháp tiếng Anh. Sau khi viết, bạn nên dành 5 – 10 phút để kiểm tra lại. Bạn cũng có thể nhờ người khác kiểu tra vì thường do chủ quan chúng ta không phát hiện được lỗi sai của bản thân. Bạn cũng có thể gửi trình để sếp xét duyệt trước khi gửi tới khách hàng.
Soát lỗi trước khi gửi email là một nguyên tắc bắt buộc (Nguồn: smartfuturelearning)
Đến đây thì hẳn bạn đã nắm rõ những quy tắc viết một email công việc chuẩn chỉnh rồi. Đừng quên ghi chép và thực hành thường xuyên để rèn luyện thói quen. Hãy thường xuyên ghé Edu2Review để biết thêm nhiều thông tin thú vị, bạn nhé!
Khuê Lâm tổng hợp
