Trong nhiều lĩnh vực, nếu không biết tin học văn phòng cũng như nhiều kỹ năng Excel thì bạn có thể đánh mất nhiều cơ hội việc làm tốt. Excel ứng dụng cho rất nhiều công việc văn phòng, kế toán, hành chính nhân sự và các ngành nghề khác. Hãy trang bị cho mình những kỹ năng Excel cơ bản để nâng cao năng lực bản thân, ghi điểm trong mắt các nhà tuyển dụng bạn nhé.
Hàm SUM tính tổng
Bạn có thể sử dụng hàm SUM để cộng các giá trị riêng lẻ, tham chiếu, phạm vị ô hoặc kết hợp cả 3.
Cú pháp cơ bản của hàm SUM: SUM(number1,[number2],...)
|
Number 1 (bắt buộc) |
Số đầu tiên bạn muốn cộng |
|
Number 2 (tùy chọn) |
Số thứ 2 bạn muốn cộng, có thể chọn được 255 số |
Nếu sử dụng hàm SUM bạn sẽ tránh được những lỗi phát sinh từ việc sử dụng phương pháp = A1 + A2 + A3. Nhưng sử dụng hàm này cũng có thể gặp một số lỗi sau:
-
Lỗi “#VALUE!” do tham chiếu văn bản thay vì số
Công thức có dạng “=A1+B1+C1 hoặc =A1+A2+A3” có thể bị hỏng nếu có bất kỳ giá trị nào không phải dạng số (văn bản) trong các ô được tham chiếu, lúc này công thức sẽ trả về lỗi #VALUE!". Hàm SUM sẽ bỏ qua giá trị văn bản và chỉ cung cấp cho bạn tổng các giá trị số.
-
Lỗi “#REF!” do xóa hàng hoặc cột
Nếu bạn xóa một hàng hoặc cột thì công thức sẽ không cập nhật để loại trừ hàng đã xóa và công thức sẽ trả về lỗi “#REF!”, trong khi đó hàm SUM sẽ tự động cập nhật.
Hàm SUM trong Excel (Nguồn: supportoffice)
-
Công thức sẽ không cập nhật các tham chiếu khi chèn hàng hoặc cột
Khi chèn thêm một hàng hay cột thì công thức sẽ không cập nhật để giá trị mới được thêm vào. Tuy nhiên, hàm SUM sẽ tự động cập nhật với điều kiện giá trị không nằm ngoài phạm vi được tham chiếu trong công thức. Công thức của bạn sẽ cập nhật thông tin mới và vẫn đảm bảo kết quả.
Nếu bạn muốn cộng các giá trị A1, A2, A3, B1, B2, B3 thì nên sử dụng công thức =SUM(A1:A3,B1:B3). Vì công thức này sẽ tự động cập nhật kết quả khi thêm hoặc xóa hàng.
Hàm SUMIF
Hàm SUMIF được dùng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi đáp ứng tiêu chí mà bạn xác định. Ví dụ: giả sử trong một cột chứa các số, bạn chỉ muốn tính tổng những giá trị lớn hơn 1. Bạn có thể sử dụng công thức sau: =SUMIF(A2:A25,">1")
Cú pháp: SUMIF(range, criteria, [sum_range])
| Range (Phạm vi ô muốn đánh giá theo tiêu chí) |
Các ô trong mỗi phạm vi phải là số hoặc tên, mảng hay tham chiếu chứa số. Ví dụ: A1:C7 |
|
Criteria (Điều kiện/ tiêu chí cần phải đáp ứng) |
Các tiêu chí có thể được cung cấp dưới dạng số, văn bản, ngày, biểu thức logic, tham chiếu ô, hoặc một hàm Excel khác. Mọi tiêu chí văn bản hoặc biểu tượng logic hay một hàm khác đều phải đặt trong dấu ngoặc kép (“ ”). Nếu tiêu chí ở dạng số thì không cần ngoặc kép. Ví dụ: tiêu chí có thể được biểu thị là 32, ">32", B5, "32", "táo" hoặc TODAY () |
|
Sum_range (Các ô dùng để tính tổng, nếu điều kiện được đáp ứng) |
Đối số này là tùy bạn chọn và bạn chỉ cần sử dụng nó nếu bạn muốn tính tổng các ô khác (mà đã được định nghĩa trong đối số range). Nếu đối số sum_range bị bỏ qua, khi đó Excel sẽ tính tổng các ô tương tự mà các tiêu chí được đặt ra (nghĩa là các ô đã được áp dụng tiêu chí). |
Ví dụ tính tổng giá trị các ô B2:B5 nếu giá trị tương ứng trong cột A2:A5 lớn hơn $160000 (Nguồn: supportoffice)
Theo ví dụ trong hình trên ta có:
- Range: A2:A5
- Criteria: "160000"
- Sum_range: B2:B5
Hàm SUMIFS
Đây là hàm dùng để cộng tất cả các đối số của nó mà đáp ứng nhiều tiêu chí. So với hàm SUMIF thì cú pháp hàm SUMIFS phức tạp hơn.
Cú pháp
SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],...)
|
sum_range (Phạm vi ô cần tính tổng) |
Đây có thể là một ô duy nhất, một dải ô hoặc dải có tên. Chỉ có các ô chỉ chứa số mới được tính tổng còn giá trị ô trống và giá trị văn bản thì sẽ bị bỏ qua. |
|
criteria_range1 |
Range đầu tiên được đánh giá theo các điều kiện liên quan, mang tính bắt buộc. |
|
Criteria1 |
Điều kiện đầu tiên phải được đáp ứng, là đối số bắt buộc phải có. Bạn có thể cung cấp các điều kiện dưới dạng một số, biểu thức logic, tham chiếu ô, văn bản hoặc một hàm Excel khác. Ví dụ bạn có thể sử dụng các điều kiện như 31, “> = 31”, A1, “táo” hoặc TODAY (). |
|
criteria_range2, criteria2, … |
Đây là các dải được bổ sung và tiêu chí liên quan tới các dải này, do bạn tùy chọn. Bạn có thể sử dụng tối đa 127 cặp dải/ tiêu chí trong công thức SUMIFS. |
Ví dụ về hàm SUMIFS (Nguồn: ketoanducminh)
Ví dụ trên yêu cầu tính tổng tiền thưởng của các nhân viên, giới tính Nữ:
- Sum_range: Cột thưởng E3:E12
- Criteria_range1: Cột chức vụ D3:D12
- Criteria1: NV B16
- Criteria_range2: Cột giới tính C3:C12
- Criteria2: Nữ C16
Những kỹ năng Excel cơ bản có thể giúp bạn không tốn quá nhiều thời gian xử lý số liệu với các thao tác thủ công. Hy vọng những kiến thức này sẽ giúp ích cho bạn trong việc rèn luyện kỹ năng Excel.
Thường Lạc (Tổng hợp)
