Thuyết trình giờ đây đã trở thành một kỹ năng mềm thiết yếu trong học tập và công việc. Từ nhà lãnh đạo, nhân viên, sinh viên cho đến học sinh, hầu hết đều phải trải qua tình huống trình bày một ý tưởng trước đám đông và cần sự hỗ trợ từ một hoặc một vài công cụ cần thiết.
Điển hình, PowerPoint là một "trợ thủ" đắc lực để hỗ trợ cho bài thuyết trình của bạn thành công hơn. Tuy nhiên, nguyên tắc khi sử dụng phần mềm này là bạn phải linh hoạt và không được phụ thuộc. Dưới đây là một vài kỹ năng thuyết trình PowerPoint mà bạn nên nắm bắt.
1. Hai kỹ năng quan trọng để làm một bản thuyết trình bằng PowerPoint
Thiết kế bài thuyết trình không quá 10 slide
Hầu hết mọi người có thể sử dụng từ 20, 30 đến 100 trang/slide cho một bài thuyết trình kéo dài khoảng 1 giờ. Tuy nhiên, việc giới hạn số lượng các slide là một cách để bạn đánh giá được sự cần thiết của từng mục nội dung được đưa vào bài thuyết trình.
Nếu slide nào có nội dung không quan trọng, bạn có thể loại bỏ. Điều này sẽ giúp bạn thiết kế bố cục nội dung và trình bày bản trình chiếu một cách khôn ngoan hơn.
Lựa chọn cỡ chữ
Chọn cỡ chữ để mọi người có thể quan sát rõ được nội dung từ xa là việc nên làm. 30 là kích thước phù hợp, cho phép bạn sắp xếp nhiều từ trên 1 slide và khán giả vẫn có thể đọc được.
2. Chuẩn bị trước khi thuyết trình
Trước khi mở PowerPoint, bạn cần xác định những việc sau đây. Những mẹo này đảm bảo bạn sẽ chuẩn bị đầy đủ cho bài thuyết trình.
Xây dựng cấu trúc/dàn ý cho nội dung
Các slide trong bài thuyết trình nên có sự gắn kết với nhau chặt chẽ về mặt nội dung. Vì vậy, việc sắp xếp các slide theo thứ tự logic, chứa đầy đủ thông tin và có số liệu thống kê rõ ràng sẽ đảm bảo cho việc trình bày của bạn được trôi chảy.
Bạn phải bám sát kết cấu bài thuyết trình nhằm tạo ra một thông điệp thống nhất, hạn chế tính ngắt quãng và không gắn kết giữa các phần nội dung trong các slide. Điều này giúp người nghe tiếp thu một cách nhất quán và chuẩn xác.
Phong cách nói
Cách mà bạn phát ngôn trong một phòng đầy những chuyên gia y tế có thể khác so với cách mà bạn chia sẻ trong một căn phòng đầy những doanh nhân trẻ. Chủ đề bạn chọn lựa, ngôn ngữ mà bạn sử dụng, các ví dụ bạn đưa ra để minh họa và sự hài hước phải được kết hợp và áp dụng linh hoạt tới từng đối tượng mục tiêu.
Lưu ý, phong cách thuyết trình bằng PowerPoint cần phù hợp với nội dung trình bày (phong cách trẻ trung, sang trọng, lịch sự, năng động, nhí nhảnh...)
Luyện tập
Làm quen trước với bài thuyết trình không bao giờ là quá sớm, hãy lưu ý tới những điểm mà bạn muốn nhấn mạnh. Khi luyện tập, hãy nói lớn và cố gắng hạn chế những lỗi về văn phạm. Bạn cũng nên luyện tập cách khắc phục các lỗi tự nhiên sao cho khéo léo.
3. Thiết kế bài thuyết trình của bạn
- Giữ cho các slide có hình thức đơn giản
- Giới hạn số lượng từ trên slide
- Sử dụng đồ họa và ảnh chất lượng cao
- Sử dụng biểu đồ và đồ thị có sự liên quan
- Chọn phông chữ và màu sắc thích hợp
- Canh chỉnh tất cả các yếu tố hình thức
- Định dạng rõ ràng, đơn giản
- Giới hạn dấu câu
- Tránh việc lạm dụng định dạng
4. Bạn cần lưu ý gì khi thuyết trình
Giới hạn thời gian trong 20 phút
Cũng giống như việc hạn chế số slide, giới hạn về thời gian nói trước công chúng sẽ buộc bạn phải chỉnh sửa bài thuyết trình của mình. Hãy ngưng nói những câu pha trò hoặc kể những mẩu chuyện không cần thiết để tập trung vào việc truyền đạt thông điệp chính.
Bạn nên cắt giảm những chi tiết mà bạn dự đoán chỉ có khoảng 5% người nghe quan tâm đến. Từ đó, bạn có thể trình bày bài thuyết trình với độ chính xác cao và ngắn gọn.
Tự tin
Một trong những phương pháp để cải thiện kỹ năng thuyết trình là chú ý rèn luyện phong thái tự tin. Khán giả sẽ đặt sự tin tưởng vào bạn nếu bạn mang lại cảm giác chắc chắn. Vì vậy, từ ánh mắt, cử chỉ đến lời nói, bạn cần thể hiện rằng mình hiểu rõ những gì truyền đạt và không hề tỏ ra sợ hãi.
Giọng nói và ngôn ngữ cơ thể linh hoạt
Một sai lầm chủ yếu trong thuyết trình đó là quá tập trung vào nội dung bài viết mà quên mất yếu tố quan trọng khi giao tiếp với đám đông, đó là: kỹ năng diễn xuất. Bạn cần luyện tập cười thật tươi, nhấn nhá giọng nói, điều khiển biểu cảm cơ mặt, di chuyển đều hai bên cánh gà, trên và dưới sân khấu. Bởi vì, sẽ không ai thích nghe một bức tượng biết nói với cơ thể cứng đơ trên sân khấu.
Giao lưu với khán giả
Kỹ năng này giúp bạn thoải mái, không bị bí từ và phụ thuộc quá nhiều vào nội dung của slide. Hãy dẫn dắt hoặc đặt thật nhiều câu hỏi mở để khán giả tự nói chuyện với bạn và là người chốt lại vấn đề cuối cùng. Thuyết trình không nên là bài độc thoại, hãy hỏi khán giả để cùng thảo luận và tìm ra câu trả lời. Khán giả được tương tác sẽ hào hứng và bị hút vào bài nói chuyện của bạn.
Kết thúc ấn tượng
Bạn nên kết thúc bài thuyết trình của mình một cách ấn tượng và chắc chắn. Đừng để buổi thuyết trình của bạn giảm nhiệt theo thời gian hoặc kết thúc khi khán giả đang tỏ ra buồn chán. Hãy đưa ra kết luận đanh thép và tiếp tục gắn kết với khán giả trong khi nhấn mạnh những điểm quan trọng nhất của bài thuyết trình.
Trong cuộc sống nói chung và kinh doanh nói riêng, bạn sẽ khó có thể hoàn thành tốt nếu như không có một mục tiêu cụ thể. Thuyết trình cũng vậy. Nếu muốn thành công, bạn phải không ngừng rèn luyện những kỹ năng thuyết trình PowerPoint để nội dung bài thuyết trình đi đúng hướng, tránh bị lan man, rời rạc, thiếu sức thuyết phục.
Hy vọng, những bí kíp mà Edu2Review cung cấp phía trên sẽ giúp bạn hoàn thiện được kỹ năng mềm này.
Hương Giang (Tổng hợp)
