Tài liệu tiếng Anh cho người đi làm: yêu cầu và giải quyết đền bù sao cho “mát lòng” nhau

Tài liệu tiếng Anh cho người đi làm: yêu cầu và giải quyết đền bù sao cho “mát lòng” nhau (Nguồn: Linkedln)

Khiếu nại và giải quyết khiếu nại bằng tiếng Việt đã khó vậy bằng tiếng Anh lại càng khó hơn nhiều lần. Edu2Review thân gửi quý bạn đọc bộ tài liệu tiếng Anh cho người đi làm giúp bạn dễ dàng hơn trong việc trao đổi vấn đề “khó nhằn” này với đối tác nước ngoài.

Trong kinh doanh, hàng hóa có thể hư hại, trễ hẹn do sơ suất trong quá trình vận chuyển hoặc lỗi kỹ thuật trong dây chuyển sản xuất. Đây là vấn đề không ai mong muốn nhưng hoàn toàn có thể xảy ra. Vậy trong trường hợp đó làm sao để yêu cầu bồi thường một cách thuyết phục và giải quyết bồi thường như thế nào cho đẹp lòng đối tác và đảm bảo uy tín của công ty bạn?

Bạn muốn học Giao tiếp nhưng chưa biết học ở đâu tốt? Xem ngay bảng xếp hạng các trung tâm ngoại ngữ dạy Giao tiếp tốt nhất Việt Nam!

Những nguyên nhân khiến bạn không hài lòng

Để yêu cầu bồi thường của bạn thuyết phục được nhà cung cấp hàng hóa, bạn cần chỉ rõ vấn đề mà bạn đang gặp phải. Sau đây là những nguyên nhân thường khiến bên mua hàng không hài lòng, dẫn đến yêu cầu bồi thường.

The good was severely damaged. (Hàng hóa bị hư hỏng nghiêm trọng.)

The product is far below the sample. (Hàng hóa kém chất lượng so với hàng mẫu.)

The goods are not up to the standard. (Hàng hóa không đạt tiêu chuẩn.)

The goods are not in accordance with the contract. (Hàng hóa được sản xuất sai nội dung mẫu mã trong hợp đồng.)

The arrival is almost on month behind schedule. (Hàng đến muộn gần một tháng so với kế hoạch.)

The last shipment we received from you was damaged. (Chuyến hàng lần trước anh gửi cho chúng tôi đã bị hư hỏng.)

I regret to inform you that we found most of the products you shipped last month to be unserviceable. (Tôi rất tiếc phải thông báo với anh hầu hết sản phẩm anh gửi cho chúng tôi tháng trước đều không sử dụng được.)

The goods which we received were different from the original sample. (Hàng hóa chúng tôi nhận được khác với hàng mẫu gốc.)

Từ vựng thông dụng dùng để phàn nàn (Nguồn: YouTube)

Nêu rõ yêu cầu bồi thường

Tiếp đến bạn cần nêu rõ yêu cầu bồi thường của mình để đối tác có thể kiểm tra, xem xét và phản hồi thỏa đáng. Bên cạnh khả năng giao tiếp, bạn cần có thái độ đúng mực giúp đối tác cảm thấy được lắng nghe và hài lòng.

We have to ask for a compensation to cover the loss incurred. (Chúng tôi yêu cầu bồi thường những thiệt hại đã xảy ra.)

It leaves us no other choice but asking a claim on you. (Chúng tôi không có lựa chọn nào khác ngoài việc yêu cầu bồi thường).

It’s reasonable that you should compensate us for the loss. (Đó là điều hợp lí khi chúng tôi đề nghị bồi thường mất mát.)

I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered. (Tôi đang rất trông chờ vào việc công ty sẽ làm thế nào để bù đắp những thiệt hại mà chúng tôi phải gánh chịu.)

Will you replace the defective items without delay? (Anh sẽ thay thế ngay những món hàng còn khuyết điểm mà không cần hủy được chứ?)

We hope you make reimbursement to cover our damages. (Hi vọng các anh hoàn trả lại tiền cho những thiệt hại của chúng tôi.)

Trình bày rõ yêu cầu bồi thường (Nguồn: Prime Label Consultant)

Giải quyết bồi thường như thế nào?

Nếu là một người làm dịch vụ chuyên nghiệp, việc đầu tiên bạn cần làm khi nhận được những phản hồi như thế đó là lời xin lỗi. Bên cạnh đó, việc giải quyết khiếu nại cần một quá trình xem xét mới có thể đưa ra câu trả lời thích hợp. Vì vậy hãy khéo léo nêu rõ để đối tác thông cảm và thấu hiểu.

We are so sorry for late delivery/ inconvenient. (Chúng tôi rất tiếc vì sự chậm trễ/ bất tiện này.)

We need conduct investigations and mediation in connection with the complaints. (Với các khiếu nại, chúng tôi cần phải tiến hành kiểm tra và dàn xếp.)
That was shipped on _____. It should reach you in two or three days.
(Nó đã được chuyển đi vào ngày _____. Có lẽ nó sẽ đến nơi trong hai hay ba ngày nữa.)

We’ll soon give you a satisfactory reply. (Chúng tôi sẽ sớm cho ông một câu trả lời thỏa đáng.)

You’ll have a reply in 3 days. (Ông sẽ có phúc đáp trong 3 ngày nữa)

We’ll make it clear. (Chúng tôi sẽ làm rõ nguyên nhân gây ra thiệt hại.)

I have said to the manager already. (Tôi đã trình báo với quản lý rồi.)

We agree to settle your claims. (Chúng tôi đồng ý giải quyết các yêu cầu của ông.)

I’ll pass on your complaint at once. (Chúng tôi sẽ chuyển đơn khiếu nại của ông đi ngay.)

Việc đầu tiên bạn cần làm đó là lời xin lỗi (Nguồn: Beyond Philosophy)

The result of the investigation said that the damage was caused sometime in packing. (Kết quả thanh tra cho thấy việc đóng gói là nguyên nhân gây ra thiệt hại.)

We hope we can settle the issue with your amicable. (Chúng tôi hy vọng có thể giải quyết các vấn đề với tình hữu nghị.)

We will compensate your loss if we were responsible for it. (Chúng tôi sẽ bồi thường cho ông những thiệt hại nếu chúng tôi có lỗi)

It’s our mistakes, we’ll take care of it immediately. ( Đó là lỗi của chúng tôi, chúng tôi sẽ giải quyết ngay.)

We just prepare it in according with the contract. (Chúng tôi chuẩn bị bồi thường theo hợp đồng.)

Khéo léo trình bày và đưa ra giải quyết thảo đáng (Nguồn: Boca Raton Attorney)

I assure that it will not happen again. (Tôi cam đoan với ông điều đó sẽ không xảy ra nữa.)

We can try and repair it for you. (Chúng tôi sẽ thử và sửa nó lại cho ông.)

It’s our fault, we’ll compensate for it. (Là do lỗi của chúng tôi, chúng tôi sẽ bồi thường thiệt hại.)

The next shipment will be on time. (Chuyến hàng sau sẽ được giao đúng thời hạn.)

I’ll send you a replace product to use within 2 hours. (Tôi sẽ gửi hàng hóa thay thế cho ông sử dụng ngay trong 2 giờ tới.)

We are willing to replace any damaged items free of charge. (Chúng tôi sẵn sàng đổi trả hàng hóa hư hỏng miễn phí)

I am afraid that we can not accept your claim. (Tôi e rằng chúng tôi không thể chấp nhận mức yêu cầu bồi thường ông đưa ra.)

I regret so much that we can’t accept your requirement. (Tôi rất xin lỗi, chúng tôi không thể chấp nhận yêu cầu của bạn.)

Edu2Review hy vọng rằng với những mẫu câu trên đây, bạn sẽ thêm tự tin để xử lý các tình huống tương tự trong giao tiếp hàng ngày nơi công sở.

Mai Trâm (tổng hợp)
Nguồn: Aroma