Bài viết dưới đây sẽ là những mẫu câu bạn thường dùng và nhất định phải dùng khi thực hiện soạn những email thương mại bằng tiếng Anh mang tính trang trọng.
Trình bày lý do viết mail
Bất cứ email thương mại nào cũng cần có những câu chào hỏi thể hiện sự lịch sự và tôn trọng. Trong phần đầu của email, cũng là phần dành để nêu lý do viết mail, bạn có thể áp dụng những mẫu câu dưới đây
a. I am writing to you regarding…/ in connecton with…
Tôi viết email này để liên hệ về…
b. Further to/ With reference to…
Liên quan đến vấn đề…
c. I am writing to you on behalf of…
Tôi thay mặt…viết email này để
d. Might I take a moment of your time to…
Xin ông/bà/công ty cho phép tôi… (đây là câu trang trọng, chỉ dùng khi lần đầu liên hệ với đối tác mới)
Đưa ra lời đề nghị, yêu cầu
Trong mỗi email thương mại, phần đưa ra lời đề nghị, yêu cầu là phần quan trọng bởi đây như là lý do bạn viết mail để gửi đến đối tác.
Bạn có thể tham khảo những mâu câu dưới đây để thêm phần trang trọng cho nội dung email của mình:
a. I would appreciate it / be grateful if you send more detailed information about…
Tôi sẽ rất cảm kích/ biết ơn nếu bạn gửi thêm nhiều thông tin chi tiết hơn nữa về…
b. Would you mind…? / Would you be so kind as to…?
Xin bạn vui lòng…
c. We are interested in…and we would like to…
Chúng tôi rất quan tâm đến…và muốn…
d. We carefully consider…and it is our intention to…
Chúng tôi đã cẩn thận xem xét…và mong muốn được…
Xin lỗi người nhận email
Trong quà trình gửi email sẽ không tránh khỏi những sai sót, hay trong quá trình kinh doanh sẽ xảy ra những chuyện ngoài ý muốn, một email xin lỗi được gửi đến sẽ làm cho mọi việc không trở nên quá căng thẳng và cũng thể hiện sự tôn trọng với đối tác của mình. Bạn có thể tham khảo những mẫu câu dưới đây:
a. We regret/ are sorry to inform you that…
Chúng tôi rất lấy là tiệc phải thông báo với bạn rằng…
b. Please accept our sincere apologise for…
Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi về…
c. We truly understand and apologise for…you are given due to…
Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho các bạn do…
d. I promise this case will never happen again and it is our pleasure if you could accept…as a humble conpensation.
Tôi hứa sự việc này sẽ không xảy ra một lần nữa và sẽ là niềm hạnh phcus của chúng tôi nếu bạn chấp nhận lời xin lỗi này…như là một khoản bồi thường.
Đề cập đến tài liệu đính kèm
Trong các email thương mại, bạn thường sẽ hay đính kèm những tài iệu cần thiết đến đối tác, để người nhận mail không bỏ sót những tài liệu này, bạ nên ghi những mẫu câu sau:
a. Please find attached…
Xin lưu ý đến… đã được đính kèm trong mail…
b. Attached you will find…
Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trogn mail này.
c. I am sending you…as a attachment
Tôi đã đính kèm…
d. Can you please sign and return the attached contract by next Friday?
Xin vui lòng kí và gửi lại bảng hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau.
Kết thúc mail
Cuối mail là nơi để thể hiện thiện ý của bạn với người nhận, bạn có thể giữ mối quan hệ với họ tiếp tục không thì phần kết thúc mail cũng là phần quyết định, bạn không nên viết những lời chào tẻ nhạt thường nhật, hãy dùng những mẫu câu dưới đây:
a. Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
Nếu bạn cần nhiều thông tin hơn, đừng ngại liên hệ với tôi.
Hãy viết kết mail thật thu hút nhé (Nguồn: Unblast)
b. I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be further assistance.
Tôi hy vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.
c. Please reply once you have the chance to…
Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…
d. We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon.
Rất cảm ơn sự giúp đỡ của bạn và mong nhận được hồi âm sớm.
Trên đây là những mâu câu gợi ý giúp cho email của các bạn mang tính chuyên nghiệp hơn. Nên nhớ, khi viết mail bằng tiếng Anh, bạn không nên viết tắt vì như thế sẽ không thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Chúc các bạn sẽ có những email chuyên nghiệp và nhận được nhiều sự giúp đỡ của đối tác.
Bạn muốn học nhưng chưa biết học ở đâu tốt? Đọc đánh giá trên Edu2Review mỗi ngày để tìm nơi học tốt nhất.
Xem bảng xếp hạng
Trung tâm tiếng Anh tại Việt Nam
Hồng Ngọc (Tổng hơp)
Nguồn: Jooin
Edu2Review – Cộng đồng đánh giá giáo dục hàng đầu Việt Nam
