Giao tiếp là cách thức truyền đạt thông tin giữa những cá thể khác nhau trong xã hội. Đây là một nghệ thuật đòi hỏi bạn phải có những kỹ năng được trau dồi và rèn luyện thường xuyên. Đối với những ai gặp khó khăn trong giao tiếp hoặc muốn cải thiện kỹ năng giao tiếp tốt, hãy tham khảo các biện pháp dưới đây.
Tạo môi trường phù hợp
"Thiên thời, địa lợi, nhân hòa", bạn cần phải có được môi trường phù hợp thì việc giao tiếp mới có thể diễn ra thuận lợi.
- Chọn thời điểm thích hợp
Thời điểm để truyền đạt thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong việc quyết định người nghe có tiếp nhận thông tin hay không. Cụ thể, bạn không thể bàn luận bản báo cáo, tin tức tài chính hay số liệu chứng khoán trong khi người nghe đang trong trạng thái mệt mỏi hay quá bận rộn để dành thời gian cho bạn.
- Chọn địa điểm phù hợp
Yếu tố lựa chọn địa điểm để truyền tải thông tin chiếm phần trăm không nhỏ trong sự thành công của giao tiếp. Những chủ đề mang tính riêng tư hay tiêu cực thì bạn nên nói chuyện 1:1 cùng đối phương. Ví dụ khi bạn đuổi việc nhân viên, hãy có văn bản thông báo và dành ra vài phút để nói trực tiếp với họ. Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn khi truyền tải thông tin, giúp bạn tránh gây tổn thương đến đối phương.
Nói chuyện riêng sẽ giúp bạn có thời gian tìm hiểu về người đối diện (Nguồn: quietrev)
- Tránh những yếu tố tác động gây phiền nhiễu
Trong cuộc đối thoại giữa bạn và người nghe, có rất nhiều yếu tố gây ảnh hưởng đến quá trình truyền tải thông tin, cụ thể đó là sự ồn ào từ môi trường bên ngoài. Điều này cũng giải thích tại sao phải để điện thoại im lặng trong cuộc họp, hội thảo hay rạp chiếu phim. Nếu để sự tác động từ môi trường bên ngoài gây ảnh hưởng thì chất lượng thông tin cần truyền đạt sẽ kém hiệu quả.
Biết cách tổ chức quá trình giao tiếp
Giao tiếp là quá trình truyền tải thông tin đa chiều và trong một cuộc nói chuyện sẽ có nhiều thông tin được trao đổi cùng lúc. Do đó, sự logic và rành mạch trong quá trình giao tiếp sẽ giúp bạn được đánh giá cao.
- Tổng hợp những thông tin cần truyền đạt một cách có tổ chức
Bạn nên sắp xếp những thông tin theo trình tự logic để khi đối phương lắng nghe có thể hiểu chính xác mục đích bạn cần nói tới. Không những vậy, việc này sẽ giúp bạn không bị quên những điểm quan trọng và mấu chốt khi trình bày một vấn đề phức tạp. Ví dụ, khi một người diễn thuyết thảo luận đề tài bất kì nào đó, họ thường mang theo những tờ giấy ghi chú gồm những điểm quan trọng, sắp xếp chúng theo từng bước trình tự đã chuẩn bị sẵn để tránh truyền đạt thông tin thiếu sót. Đây rõ ràng là một cách để hoàn thiện kỹ năng giao tiếp tốt hiệu quả.
- Thông tin cần truyền đạt cần rõ ràng
Mục đích khi bạn giao tiếp là để trao đổi ý kiến hay thông báo vấn đề bạn cần truyền tải. Vì vậy, bạn không nên tạo sự mập mờ khó hiểu khiến người nghe cảm thấy phức tạp, khó khăn. Hãy tạo sự rõ ràng để đối tượng lắng nghe cảm thấy thoải mái và dễ dàng đón nhận thông tin một cách hiệu quả.
Đưa ra thông tin rõ ràng giúp quá trình giao tiếp diễn ra thuận lợi (Nguồn: quietrev)
- Nói lời cảm ơn đến người lắng nghe
Dù ở hoàn cảnh nào, khi bạn trình bày vấn đề, bạn nên gửi lời cảm ơn đến những người lắng nghe bạn. Bởi họ đã dành thời gian suy nghĩ, tìm hiểu về những quan điểm bạn trình bày. Đôi khi bạn phải đối mặt với sự phản bác, những quan điểm không đồng tình có thể khiến bạn tức giận hay khó chịu, nhưng bạn vẫn nên cảm ơn họ vì ít nhất họ quan tâm tới điều bạn đang nói. Hãy chứng minh cho mọi người thấy bạn cũng là người biết lắng nghe và tiếp thu ý kiến bằng cách gửi lời cảm ơn và có thể dành thời gian để trao đổi thêm với họ.
Giao tiếp qua phong cách nói
Kỹ năng giao tiếp tốt đòi hỏi bạn phải phối hợp nhiều kỹ năng khác nhau, trong đó có kỹ năng nói. Dưới đây là một số gợi ý để cải thiện kỹ năng nói của bạn:
- Tạo ấn tượng tốt
Trước khi vào cuộc thảo luận, bạn nên thiết lập mối quan hệ hoặc gây ấn tượng tốt đối với người bạn muốn truyền đạt thông tin. Điều này giúp bạn khiến người đối diện có trạng thái vui vẻ, hào hứng và nhiệt tính khi lắng nghe. Bạn có thể bắt đầu bằng cách chia sẻ những sở thích chung, hỏi han về công việc gia đình, khen ngợi vẻ bề ngoài hay trang phục của họ.
Về phía bạn, một bộ trang phục đẹp cùng mái tóc gọn gàng luôn gây ấn tượng tốt với đối phương, đặc biệt là khi bạn gặp gỡ khách hàng, đối tác.
Trang phục chỉn chu đem lại ấn tượng tốt (Nguồn: fashionsuggest)
- Sử dụng ngôn từ đúng ngữ cảnh
Đừng quên kỹ năng giao tiếp tốt này. Đó là tùy thuộc vào đối tượng bạn truyền đạt thông tin, hãy biết cách lựa chọn ngôn từ phù hợp. Có những từ ngữ mang ý nghĩa sâu xa, phức tạp đòi hỏi người nghe phải có trình độ nhất định mới hiểu được. Vì vậy, hãy dùng những từ ngữ mang tính rõ ràng, chính xác để người nghe không hiểu lầm, không gây khó khăn trong việc đoán nghĩa. Thử tưởng tượng bạn nói chuyện với khách hàng bằng vô số thuật ngữ chuyên ngành, chắc chắn họ sẽ chỉ cảm thấy phiền toái mà thôi.
- Biết lắng nghe đối phương
Giao tiếp là quan hệ hai chiều giữa người nói và người lắng nghe. Hãy trở thành người có kỹ năng lắng nghe để hiểu được quan điểm của đối phương. Điều đó rất quan trọng khi bạn trình bày, biểu đạt ý kiến của bản thân. Trước khi yêu cầu mọi người tôn trọng và lắng nghe bạn, hãy cho họ thấy rằng bạn đã lắng nghe họ.
Lắng nghe giúp thấu hiểu đối phương (Nguồn: rackspace)
Giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ cơ thể có một sức mạnh lớn, đôi khi giúp chúng ta giao tiếp thành công ngay cả khi ngôn từ không thể biểu đạt được.
-
Nhận biết sự kết nối
Trong đám đông, không thể đảm bảo rằng bạn quen biết hết mọi người. Tuy nhiên, hãy luôn sẵn sàng kết nối với mọi người. Đó có thể đơn giản là nụ cười mỉm hay cái gật đầu nhẹ. Khi đó, bạn không nên quá bất ngờ mà nên bình tĩnh đáp lại sự kết nối ấy. Có thể đó sẽ là mối quan hệ tiềm năng trong tương lai.
- Sử dụng biểu cảm qua khuôn mặt
Việc biểu lộ cảm xúc qua khuôn mặt thể hiện thái độ, tình cảm khi bạn giao tiếp. Ai trong chúng ta cũng cần tới kỹ năng kiểm soát cảm xúc, bạn luôn phải biết cách kiềm chế, che giấu những biểu cảm tiêu cực bên trong tránh gây mất hòa khí trong cuộc đối thoại. Ngoài ra, khi bạn bộc lộ sự nhiệt tình thông qua nét mặt, bạn sẽ khiến người nói hoặc người nghe cảm thấy thoải mái, đồng tình và hào hứng với chủ đề bàn luận.
- Giao tiếp qua ánh mắt
Giao tiếp qua ánh mắt trong cuộc đối thoại là một yếu tố không thể thiếu. Thay vì đối tượng đang ngồi đối diện, bạn lại chăm chú nhìn vào người hoặc vật thể khác thì cuộc nói chuyện này sẽ không thể tiếp diễn. Người nghe sẽ không thấy được thái độ tôn trọng của bạn và cuộc nói chuyện sẽ không thể "kết thúc có hậu". Dĩ nhiên, bạn cũng không nên chăm chăm nhìn thẳng vào mắt của đối phương, hãy nhìn vào sống mũi của họ hoặc thỉnh thoảng lướt qua cặp mắt như thế sẽ phù hợp hơn.
Đôi mắt là cửa sổ tâm hồn, chúng cho ta biết nhiều hơn về cuộc nói chuyện (Nguồn: beam)
Giao tiếp không chỉ là cách thức truyền đạt thông tin hai chiều giữa người nói và người nghe. Đó còn là sự thể hiện văn hóa, lối sống, cách ứng xử của mỗi người. Edu2Review xin gửi tới bạn những thông tin hữu ích trên đây và mong rằng bạn sẽ ứng dụng chúng một cách hiệu quả để ngày càng có kỹ năng giao tiếp tốt.
Khuê Lâm (Tổng hợp)
