Ông trời đều công bằng khi cho tất cả chúng ta 24 giờ mỗi ngày như nhau. Nhưng thực sự không phải ai cũng sử dụng triệt để khoảng thời gian đó. Để tối ưu hóa quỹ thời gian của mình, bạn cần biết cách quản lý thời gian hiệu quả – kỹ năng không thể thiếu cho những ai muốn thành công.
Năm 2020, kỹ năng quản lý thời gian được xem là một trong các kỹ năng hàng đầu cho giới trẻ trên toàn thế giới. Với khối lượng công việc ngày càng khổng lồ, với cuộc sống vô cùng bận rộn, bạn sẽ thấy mọi thứ trở nên ngột ngạt hơn nếu như không biết cách quản lý thời gian hiệu quả.
Để làm được điều đó, bạn cần biết đến 4 thế hệ quản lý thời gian hiệu quả được nhắc đến trong quyển sách “Bảy thói quen để thành đạt” của Stephen R.Covey. Trong đó, ông đã đề cập để 4 thế hệ được xem như 4 cách quản lý thời gian hiệu quả.
Xem thêm các khóa học
kỹ năng quản lý thời gian trên cả nước
Thế hệ thứ nhất: Note và Checklist
Thế hệ này còn được hiểu theo cách đơn giản là to-do-list. Những việc cần hoàn thành trong ngày sẽ được liệt kê ra ở dạng danh sách. Đây là một trong các cách quản lý thời gian cơ bản giúp chúng ta nhận diện được các nhu cầu và nhiệm vụ của bản thân.
Ưu điểm của thế hệ này là giúp mọi người dễ nhớ, dễ kiểm tra và dễ tập trung khi quan sát. Tuy nhiên, nhược điểm của cách quản lý thời gian note và checklist mang lại là chỉ giúp chúng ta biết các việc cần làm một cách tổng quát nhưng không chỉ ra được thứ tự ưu tiên của từng công việc.
Vì thế, mức độ hiệu quả của cách quản lý thời gian này chỉ mang tính chất tương đối vì sẽ có rất nhiều trường hợp chúng ta bỏ lỡ những công việc quan trọng và cấp bách.
Thế hệ thứ hai: Calendar (Lịch)
Đây là cách quản lý thời gian hiệu quả hơn so với cách thứ nhất. Ở thế hệ lịch, bạn sẽ nhìn được bao quát hơn, tương lai hơn về lịch trình và các việc cần làm trong cả một ngày, một tuần và một tháng.
So với thế hệ đầu tiên, rõ ràng phương pháp lịch sẽ giúp người lập kế hoạch cần làm trong thời gian xa hơn và dễ dàng chuẩn bị được nhiều thời gian cho những công việc cần thực hiện. Tuy vậy, cách quản lý dạng lịch vẫn không thể hiện được sự ưu tiên của các nhiệm vụ trong ngày.
Mức độ hiệu quả của cách quản lý dạng lịch ở mức vừa, tốt hơn ở cách đầu tiên nhưng vẫn chưa thực sự là tối ưu.
Thế hệ thứ ba: Prioritize Activity (Ưu tiên hoạt động)
Cách quản lý thời gian này sẽ thực sự mang lại hiệu quả và năng suất cao cho công việc. Theo đó, bạn sẽ nhận ra được mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng mục tiêu, dù là ngắn hay dài hạn. Từ đó, bạn sẽ biết cách phân bố thời gian bản thân thật hợp lý cho từng công việc. Bạn có thể dùng một số công cụ để hỗ trợ như Microsoft To Do, Tick Tick, Todolist...
Thế hệ quản lý thời gian này có thể giải quyết được 2 vấn đề ở các thế hệ trên. Thế nhưng cách quản lý này sẽ đi ngược lại với quỹ thời gian của bản thân vì không thể tự linh động trong việc thực hiện và mất nhiều thời gian để sắp xếp dựa trên các mức độ quan trọng và cấp thiết. Hiệu quả là thế nhưng cách quản lý thời gian này sẽ dễ dẫn đến hệ lụy là các bạn làm việc và hoạt động một cách máy móc, khuôn khổ và sẽ gò bó đi thời gian, cuộc sống của chính mình.
Thế hệ thứ tư: Self Management (Quản lý chính mình)
Để có cách quản lý thời gian hiệu quả, yếu tố quyết định vẫn là con người. Dù cho có bao nhiêu công cụ hay đi chăng nữa nhưng khi bản thân không thực sự nghiêm túc, không thực sự muốn thay đổi và tốt hơn, tất cả đều là vô nghĩa.
Quản lý chính mình là quản lý thời gian dựa trên nguyên tắc bản thân. Để thực hiện thành công, cần phải tập cho bản thân các thói quen tích cực, các kỷ luật thép, tránh sự buông thả và nuông chiều cảm xúc khiến quỹ thời gian trì trệ ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ công việc đề ra.
Đây được xem là yếu tố quyết định việc quản lý thời gian có hiệu quả hay không. Vì bản thân sẽ là người tự đề ra mục tiêu và tiến hành thực hiện, nên chỉ khi thực sự nghiêm túc với chính mình bạn mới có thể quản lý thời gian một cách tối ưu.
Bạn có thể kết hợp hoặc lựa chọn cho mình những phương pháp phù hợp để mang lại hiệu quả cao trong cuộc sống. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp cho bạn tìm được cách quản lý thời gian hiệu quả dành riêng cho mình.
Xã hội ngày càng phát triển, con người lại càng phải chạy đua với thời gian. Là người chiến thắng hay kẻ thua cuộc, tất cả là do quyết định của bạn!
Minh Khánh (Tổng hợp)
Nguồn ảnh cover: Liquidplaner
