Excel là một công cụ thống kê hiệu quả, nhưng đôi khi một định dạng trang tính đơn giản không đủ hấp dẫn nhất là khi số liệu quá nhiều hoặc bạn cần dùng nó để thuyết trình. Một trong các kỹ năng Excel nâng cao có thể ứng dụng cho trường hợp này là sử dụng tính năng Dashboard.
Chức năng của Excel Dashboard
Dashboard đưa ra cách nhìn tổng quan về mọi mặt trong hoạt động kinh doanh của tổ chức với việc trình bày dễ hiểu và toàn diện chỉ trong một trang báo cáo. Để tránh hiểu nhầm giữa hai định nghĩa Report và Dashboard, ta cần biết Dashboard là Bảng thông tin tổng hợp kết hợp nhiều Báo cáo (Report) trên một màn hình hiển thị, giúp cho người xem có cái nhìn tổng quát và nhanh chóng nhiều thông tin quản trị khác nhau. Còn Báo cáo (Report) đơn giản là những báo cáo quản trị thể hiện các số liệu ở nhiều nội dung và góc độ khác nhau tùy theo nhu cầu của người quản lý.
Trong các kỹ năng Excel nâng cao thì kỹ năng sử dụng Dashboard được ít người biết đến nhưng lại là công cụ tối ưu nhất khi bạn phải trình bày kết quả dự án, sản phẩm, chiến dịch... Những người quan tâm tới công cụ này bao gồm nhà phân tích sử dụng để tổng hợp kết quả và báo cáo, nhà quản lý – người quan tâm tới kết quả tổng quan thay vì các thông số chi tiết. Một người có kỹ năng thuyết trình tốt cần phải sở hữu các kỹ năng Excel nâng cao, đặc biệt là am hiểu về Dashboard.
Một bảng hiển thị Dashboard Excel (Nguồn: geckoboard)
Các bước chuẩn bị trước khi tạo Dashboard
Để chuẩn bị tốt cho việc khởi tạo Dashboard Excel, dưới đây là một số thao tác bạn cần làm:
- Nhập dữ liệu: Bạn cần có dữ liệu gốc từ Excel để tạo Dashboard. Có nhiều cách để nhập dữ liệu vào Excel, từ phương pháp nhập liệu thủ công, sử dụng lệnh copy – paste hoặc có thể đơn giản là download từ internet.
- Xử lý dữ liệu: Khi làm việc với Excel, bạn cần đảm bảo rằng mỗi biến dữ liệu phải được ghi trên một ô riêng biệt. Những yếu tố cần lưu ý là lỗi đánh máy, lỗi giá trị, nội dung trùng lặp, loại bỏ các khoảng trắng hàng đầu, dấu ngoặc kép, thừa khoảng trống...
- Phác thảo cấu trúc trình bày: Các kết quả hiển thị của Dashboard có nhiều dạng thức như biểu đồ cột, biểu đồ tròn, biểu đồ dạng line... Tùy từng số liệu mà sẽ có những dạng trình bày biểu đồ phù hợp. Tuy nhiên, việc chọn biểu đồ theo nhóm dữ liệu có thể gây trùng lặp mô hình khi trình bày tổng quan, khiến báo cáo mất tính thẩm mỹ. Do đó, bạn cần dự kiến các dạng thức trình bày cho mỗi bảng dữ liệu và sắp xếp vị trí hợp lý.
Phác thảo bảng trình bày giúp thông tin được thể hiện rõ ràng (Nguồn: dantaichinh)
Các thao tác với Excel Dashboard
Chức năng chính của Excel Dashboard là chuyển đổi nhiều thông tin thành một màn hình quản lý. Những gì bạn chọn để đưa lên màn hình là tùy thuộc vào bạn, nội dung bài viết này sẽ hướng dẫn bạn làm thế nào để thể hiện các loại nội dung khác nhau của Excel trong môi trường đơn lẻ để cảm thấy dễ hiểu hơn khi làm quen với các kỹ năng Excel nâng cao.
- Tạo biểu đồ
Thao tác tạo biểu đồ trong Excel khá đơn giản, chỉ cần chọn dữ liệu muốn tạo biểu đồ > Insert > Charts > chọn dạng biểu đồ bạn muốn tạo. Một số gợi ý để bạn lựa chọn biểu đồ như sau: hãy chọn biểu đồ tròn nếu muốn hiển thị cơ cấu của một chủ thể dữ liệu. Biểu đồ xu thế (line) thích hợp để hiển thị các xu hướng theo thời gian. Nếu bạn muốn làm nổi bật các giá trị thực tế theo thời gian với nhiều tiêu chí thì biểu biểu đồ cột sẽ rất hợp lý. Nếu bạn muốn tăng cường tương tác trong khi trình bày và bảng dữ liệu khá phức tạp thì nên lựa chọn biểu đồ động.
Trong quá trình tạo biểu đồ, bạn có thể sẽ nhận thấy có một số vấn đề phát sinh như dữ liệu quan trọng lại không được hiển thị đầu tiên, lỗi giá trị do mất hàm công thức. Lúc này, bạn sẽ cần các kỹ năng Excel nâng cao để chỉnh sửa các chi tiết này.
Để cố định hàng/ cột giá trị dữ liệu, hãy chọn hàng phía dưới của hàng cuối cùng vùng bạn muốn cố định. Tại tab View nhấp vào Freeze Panes > Freeze Panes. Lưu ý những hàm công thức dễ bị “bay màu” khi sử dụng tính năng tạo biểu đồ là hàm OFFSET (hàm tham chiếu), hàm NOW (hiển thị thời gian thực), hàm TODAY (hiển thị thời gian hiện tại).
Có nhiều dạng biểu đồ khác nhau trong Excel (Nguồn: analysistabs)
- Trang trí biểu đồ
Một biểu đồ nhàm chán sẽ không thu hút được người theo dõi. Do đó, hãy cố gắng khiến biểu đồ trở nên sinh động hơn. Bạn có thể click đúp vào biểu đồ để tùy chỉnh các thiết lập về phông chữ, màu sắc và các yếu tố khác để biểu đồ trở nên bắt mắt hơn. Nếu không hài lòng với những mẫu biểu đồ có sẵn, bạn có thể tìm các template miễn phí và tải chúng về để sử dụng.
- Lặp lại quy trình
Một Dashboard trong Excel bao gồm nhiều biểu đồ và phải hiển thị được tất cả các dữ liệu có giá trị. Bạn nên copy – paste dữ liệu cho mỗi biểu đồ ở một khu vực riêng biệt. Tuyệt đối không nên sử dụng một vùng giá trị cho nhiều biểu đồ khác nhau dù có thể các biểu đồ có sử dụng một số trường dữ liệu giống nhau. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng điều chỉnh và thêm các biến cho biểu đồ về sau.
Khi Dashboard khá phức tạp với nhiều biểu đồ khác nhau và phải gửi đến nhiều người xem, bạn nên có hướng dẫn để người theo dõi hiểu về cách thức trình bày và biết được phương pháp chỉnh sửa khi có sự cố. Trường hợp nếu người đọc chỉ quan tâm kết quả, bạn nên ẩn các vùng dữ liệu để họ tập trung vào các biểu đồ.
Dashboard là một trong các kỹ năng Excel nâng cao hiệu quả và phù hợp cho những ai muốn tối ưu hóa báo cáo dữ liệu bằng Excel. Đặc biệt với người hoạt động trong lĩnh vực phân tích tài chính, marketing, hành chính nhân sự... thì đây cũng có thể coi là một kỹ năng chuyên môn bắt buộc. Cũng như nhiều kỹ năng tin học văn phòng khác, bạn cần thường xuyên thực hành chúng để ghi nhớ và thành thạo công cụ hữu ích này.
Khuê Lâm (Tổng hợp)
