Trong môi trường làm việc, mâu thuẫn xảy ra là điều không thể tránh khỏi. Làm thế nào để giải quyết và hạn chế tối đa những tranh cãi, xung đột là chìa khóa giúp bạn giữ gìn, phát triển được nhiều mối quan hệ. Dưới đây là những bí quyết giúp bạn hoàn thiện kỹ năng giải quyết mâu thuẫn nơi làm việc của mình.
1. Bình tĩnh
Một trong những lý do khiến mâu thuẫn trở nên nghiêm trọng hơn là sự tức giận. Khi giận dữ, chúng ta thường không lắng nghe những gì người khác nói. Điều đó có thể làm cho xung đột "leo thang", khiến tình hình trở nên rắc rối hơn.
Bình tĩnh là giải pháp quan trọng nhất khi mâu thuẫn xảy ra. Theo Thomas Jefferson, “Không gì trao cho một người nhiều ưu thế hơn người khác bằng việc luôn luôn bình tĩnh và không bối rối trong mọi hoàn cảnh.” Bạn hãy kiềm chế bản thân trước những cơn nóng giận để có cái nhìn bao quát toàn vẹn vấn đề.
2. Xác định mối quan tâm chung
Bắt đầu một cuộc nói chuyện khi xảy ra mâu thuẫn là điều không dễ dàng. Tuy nhiên, bạn và đồng nghiệp cần phải xác định quan điểm chung của mọi người khi nhìn nhận vấn đề đang tranh cãi là gì. Đó có thể là mục tiêu chung của cả nhóm, những quy định được đặt ra từ khi bắt đầu hoặc lợi ích mà dự án mang lại… Khi có cùng quan điểm, bạn và mọi người mới có thể dễ dàng giải quyết mâu thuẫn đang gặp phải, tránh tình trạng mỗi người một cách nhìn nhận vấn đề, không ai giống ai, dẫn đến việc không tìm ra giải pháp.
Hãy nhớ rằng, đây phải là mục tiêu chung mà bạn và đối phương thực sự quan tâm, không phải những suy đoán cho rằng họ cũng có cùng mối quan tâm với mình. Việc này sẽ giúp mọi người thấy được bạn thật sự muốn điều tốt nhất cho tập thể chứ không phải cho cá nhân nào.
3. Lắng nghe để thấu hiểu
Lắng nghe là một trong những kỹ năng giao tiếp cần thiết nơi công sở. Bên cạnh việc giữ bình tĩnh thì tập trung vào lời nói của người khác cũng là một yếu tố bắt buộc khi giải quyết vấn đề. Bạn vẫn nên chú ý nghe đồng nghiệp nói kể cả khi bạn đã hiểu hết quan điểm của họ. Hãy đặt mình vào hoàn cảnh của đối phương và tuyệt đối không ngắt lời. Điều này sẽ giúp họ tin tưởng và sẵn sàng chia sẻ với bạn những suy nghĩ của mình.
Hãy đảm bảo bạn đang lắng nghe nghiêm túc, không giả vờ mà phải hiểu những gì đối phương nói. Bằng cách chủ động đặt ra những câu hỏi để tìm hiểu suy nghĩ của họ, kết hợp với không khí cởi mở và thân thiện, vấn đề sẽ được giải quyết theo cách tích cực hơn. Không chỉ kỹ năng giải quyết mâu thuẫn, khả năng giao tiếp của bạn cũng sẽ được cải thiện đáng kể khi học cách lắng nghe đồng nghiệp của mình đấy!
4. Nói rõ quan điểm cá nhân
Bên cạnh việc lắng nghe và thấu hiểu người khác, bạn cũng cần phải nói lên suy nghĩ của mình. Khi nói lên ý kiến cá nhân, bạn cần trình bày rõ ràng và chi tiết. Điều này không chỉ tạo cơ hội để bạn giải tỏa khúc mắc của bản thân mà còn giúp mọi người dễ dàng nắm bắt được những gì bạn muốn đề cập.
Một trong những cách để giảm thiểu mâu thuẫn là hãy thẳng thắn thừa nhận ngay từ đầu, nếu bạn hoặc nhóm của bạn mắc phải những thiếu sót. Làm như vậy sẽ giúp người nghe xác định được vấn đề và tập trung hơn. Sau đó, hãy trình bày lý do hoặc giải thích cho những khiếm khuyết.
5. Quan tâm đến tương lai, không phải quá khứ
Nếu mâu thuẫn đã xảy ra, thay vì chú ý đến những sai lầm hoặc ai nên làm gì trong quá khứ, bạn hãy tập trung vào vấn đề ở hiện tại. Điều quan trọng cần làm là giải quyết và tìm ra "nút thắt" của vấn đề, sau đó tìm ra những giải pháp để hoàn thành các mục tiêu chung trong tương lai.
6. Đặt câu hỏi phù hợp
Một cách hữu ích để có thêm thông tin giải quyết mâu thuẫn là đặt câu hỏi cho mọi người. Câu hỏi mở sẽ là phương án tối ưu trong tình huống này. Ví dụ khi hỏi: “Bạn có thể cho tôi biết những gì xảy ra từ lúc bắt đầu được không?” kết hợp với giọng điệu chu đáo và đĩnh đạc, đối phương sẽ ít rơi vào trạng thái phòng thủ và cởi mở hơn khi trò chuyện và dễ dàng nói ra những khó khăn với bạn.
Hạn chế đặt những câu hỏi đóng, như “Bạn đã làm nó phải không?”, “Bạn là người mắc lỗi đúng không?”. Những cách đặt câu hỏi này thường dùng để xác nhận thông tin chứ không mang tính gợi mở. Khi mâu thuẫn xảy ra, việc đưa ra liên tiếp những thắc mắc như vậy sẽ khiến người khác cảm thấy đang bị tra khảo và khó chịu.
7. Cùng nhau đưa ra giải pháp
Trình bày suy nghĩ cá nhân, đặt câu hỏi và trả lời thẳng thắn giữa bạn và đồng nghiệp… trở nên quan trọng vì những thông tin có được sẽ là cơ sở để lựa chọn phương án giải quyết mâu thuẫn của mọi người.
Việc cùng nhau đưa ra giải pháp là rất quan trọng. Nếu đối phương không đồng ý với phương hướng mà bạn đưa ra, hãy cố gắng thuyết phục họ tham gia vào quá trình giải quyết. Khi tất cả mọi người cùng tham gia, mâu thuẫn vừa nhanh chóng được "gỡ bỏ", vừa đáp ứng mong muốn và lợi ích của đôi bên.
Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn là một yếu tố không thể thiếu đối với người đi làm trong cuộc sống hiện nay. Hãy trang bị kỹ năng này để trở nên chuyên nghiệp và làm việc có hiệu quả hơn bạn nhé!
Anh Thư (Tổng hợp)
