Kỹ năng dùng Excel: Những khái niệm cơ bản dành cho người mới bắt đầu

Có thể bạn vẫn chưa nhận ra được tầm quan trọng của kỹ năng dùng Excel nếu còn ngồi trên ghế nhà trường, cho đến khi đã đi làm. Thiếu Excel trong công việc văn phòng cũng giống như người giáo viên phải giảng dạy một bài học mới mà chưa chuẩn bị giáo án. Hãy bắt đầu trang bị kỹ năng văn phòng này với những khái niệm cơ bản bạn nhé!

Microsoft Excel là gì?

Excel là một phần mềm nằm trong bộ Microsoft Office. Đây là bộ phần mềm được sử dụng trong lĩnh vực tin học văn phòng, gồm có Word, Excel, Powerpoint và Access. Trong đó, Excel là phần mềm dùng để quản lý và tính toán dữ liệu. Điểm mạnh của phần mềm là thống kế và tính toán theo công thức, từ đó tự động tiếp nhận dữ liệu khi có thay đổi.

Phần mềm này thường được dùng phổ biến trong việc quản lý bán hàng hay các bộ phận kế toán, thu ngân, nhân sự, hành chính… Tóm lại, kỹ năng dùng Excel giúp ích cho các công việc có nhu cầu lưu trữ dữ liệu cần tính toán.

Excel giúp người dùng xử lý số liệu dễ dàng hơn (Nguồn: pinterest)

Một số ứng dụng phổ biến của Excel

• Quản lý ngân sách, tài chính doanh nghiệp hoặc cửa hàng...

• Lập hóa đơn bán hàng

• Theo dõi dự án, đối tác, khách hàng...

• Xây dựng lịch trình và lập kế hoạch, danh sách nhiệm vụ...

• Quản lý kho

Excel được ứng dụng trong rất nhiều ngành nghề (Nguồn: ipnlt)

Các thành phần cơ bản trong excel

• Workbook và Worksheet

Rèn luyện kỹ năng dùng Excel bạn không thể không biết đến Workbook và Worksheet. Workbook trong Excel là nơi chứa dữ liệu các bảng tính. Một Workbook gồm nhiều trang tính (Worksheet). Tên bảng tính được biểu thị trên những Tab ở cạnh dưới, bên trái cửa sổ Excel. Trong Excel 2010, số lượng worksheet trong 1 workbook không bị giới hạn và phụ thuộc vào dung lượng bộ nhớ trên máy tính.

Bạn có thể hiểu Workbook giống như một cuốn sách và Worksheet là những trang sách. Worksheet là một bảng tính, nơi thực hiện chỉnh sửa, tính toán dữ liệu…, còn Workbook là nơi chứa các Worksheet. Có thể tạo nhiều Worksheet trong một Workbook nhưng không thể tạo 1 Workbook trong 1 Workbook khác.

• Tab Excel và Ribbon: Tương tự như các ứng dụng Microsoft khác, Ribbon chứa các nút sử dụng trong Tab. Bạn có thể tùy chỉnh nó để di chuyển, thêm tab và nút. Nhưng mặc định, Tab luôn nằm bên dưới. Dưới đây là một số công cụ của Tab Excel và Ribbon:

Nút điều khiển trên Ribbon - chức năng

• Cell: Đây là một ô lưu trữ dữ liệu bên trong bảng tính do bạn nhập vào gồm các con số đến từ ngữ, ảnh, công thức… Bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp trong ô hoặc ở thanh công thức (text box) cho ô đó ngay dưới Ribbon. Tên của ô được xác định bằng giao điểm của hàng và cột.

• Row: Tập hợp các ô nằm trên một hàng, tổng số ô trong một hàng rất là lớn.

• Column: Tập hợp các ô nằm trên một cột, số lượng ô trong một cột là không giới hạn.

• Formulas (Công thức) và Functions (Hàm): Bạn có thể tạo công thức hoặc sử dụng hàm có sẵn. Những công thức này có thể tự động tính toán các con số theo phép cộng, phép nhân… Ngoài tính toán, bạn có thể sử dụng các tính năng này cho mục đích khác như đếm số lượng mục trong cột hoặc hiển thị tối thiểu hay tối đa số mục trong nhóm ô.

• Range: Đây là tập hợp nhiều ô liền nhau tạo thành một vùng giới hạn. Địa chỉ Range được xác định bởi địa chỉ của ô đầu tiên và địa chỉ của ô cuối cùng. Ví dụ, Range có ô đầu tiên là B:2 và ô cuối cùng là B:8 thì có địa chỉ là B2:B8.

Range B2:B8 (Nguồn: tuhocexcel)

Trên đây là một số kiến thức cơ bản của Excel dành cho những người mới bắt đầu. Trước khi tìm hiểu kỹ hơn những kỹ năng dùng Excel thì bạn nên trang bị cho mình kiến thức nền tảng để hỗ trợ quá trình học sau này được dễ dàng hơn.

Thường Lạc (Tông hợp)