Thực tế có nhiều sinh viên hay thậm chí cả những người đang đi làm không thể nhớ được các thao tác hay hàm thông dụng trong Excel. Ví dụ, thay vì áp dụng hàm thì các bạn lại tính tay rồi điền số thủ công, điều này thật không chuyên nghiệp. Edu2Review xin giới thiệu đến bạn những thao tác, thủ thuật Excel cơ bản nhưng lại rất hữu ích để bạn tối ưu hóa kỹ năng Excel của mình.
Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc
Đôi khi, trong công việc bạn có nhiều tệp tin cần giải quyết một lúc. Thông thường mọi người sẽ mở lần lượt từng file. Trong khi đó, để chọn mở nhiều tệp cùng lúc, bạn chỉ cần chọn các tệp tin muốn mở và nhấn phím Enter, tất cả các bảng tính sẽ được mở đồng thời.
Khi bạn đã mở được nhiều file cùng một lúc, việc chuyển qua lại giữa các bảng tính có thể khiến bạn cảm thấy phiền phức. Hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Tab để chuyển giữa các bảng tính một cách dễ dàng.
Hiện/ ẩn các phím tắt
Các phím tắt sẽ giúp bạn nhanh chóng cải thiện các kỹ năng Excel nhưng để ghi nhớ toàn bộ các phím tắt thì sẽ khá khó với nhiều người. Chức năng hiện/ ẩn phím tắt sẽ giúp bạn không cần phải nhớ các tổ hợp phím mà vẫn có thể dùng chúng để tăng tốc độ làm việc. Hãy nhấn phím Alt và các biểu tượng phím tắt sẽ được hiển thị. Chức năng thú vị này chỉ sử dụng được với phiên bản Excel 2007 trở về sau.
Chọn tất cả dữ liệu
Bạn có thể biết cách chọn tất cả dữ liệu bằng tổ hợp phím tắt Ctrl + A, nhưng ít người biết rằng, chỉ cần nhấn vào biểu tượng tam giác ở góc trên bên trái bảng tính thì toàn bộ dữ liệu sẽ được chọn.
Tạo một Shortcut Menu mới
Về cơ bản, có 3 Shortcut Menu là Save, Undo Typing và Repeat Typing. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng nhiều phím tắt hơn, bạn có thể thực hiện thiết lập như sau: File > Options > Quick Access Toolbar. Sẽ có một bảng lựa chọn hiện ra, bạn chỉ cần thêm thao tác mà bạn muốn tạo thành Shortcut Menu và lưu lại. Bạn sẽ thấy có thêm tùy chọn phím tắt ở menu trên cùng.
Tạo một phím truy cập nhanh ở phần Quick Access
Cách thêm một đường chéo trong ô
Khi tạo một danh sách hàng hóa hay vật tư, bạn có thể sẽ cần tạo một đường chéo để chia các thuộc tính khác nhau cho hàng và cột. Hãy làm như sau: Tại ô muốn kẻ đường chéo, bạn nhấn chuột phải và chọn Format Cell, nhấn tiếp vào tab Border, sau đó chọn nút đường chéo.
Cách thêm nhiều dòng mới hoặc cột mới
Bạn có thể biết cách thêm một dòng mới hoặc một cột mới nhưng sẽ thật lãng phí thời gian nếu bạn phải thêm nhiều dòng mới hoặc nhiều cột mới bằng cách thủ công như vậy. Để thêm nhiều dòng/ cột, bạn kéo và chọn các dòng (hoặc cột) tương ứng với số dòng/ cột muốn thêm sau đó nhấn chuột phải và chọn Insert từ menu thả xuống.
Tìm kiếm Wild Card
Với kỹ năng Excel cơ bản, có lẽ ai cũng lựa chọn nhấn phím tắt Ctrl + F để tìm kiếm nhưng nếu bạn không chắc chắn về kết quả tìm kiếm thì có thể sử dụng phương pháp “tìm kiếm mơ hồ”. Cụ thể, bạn có thể sử dụng dấu “?” để thay thế cho một chữ mà bạn không nhớ chính xác trong một chuỗi dữ liệu mà bạn muốn tìm.
Ví dụ, bạn cần tìm ô có nội dung Chanel nhưng lại không nhớ rõ liệu đó là Chanel hay Channel thì bạn có thể thêm dấu “?” vào vị trí không nhớ: Cha?el. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng dấu “*” để thay cho một cụm từ mà bạn không nhớ chính xác, chẳng hạn bạn không rõ là edu2review.com hay edu2review.vn thì có thể tìm kiếm dạng edu2review*.
Wild Card sẽ giúp việc tìm kiếm hiệu quả hơn khi bạn không nhớ chính xác nội dung tìm kiếm
Điều hướng nhanh với Ctrl + phím mũi tên
Khi nhấn Ctrl và nhấn vào bất cứ phím mũi tên nào trên bàn phím, bạn sẽ được chuyển đến các cạnh của Sheet tương ứng với hướng mũi tên. Ví dụ, nếu muốn nhảy xuống dòng dưới cùng của bảng dữ liệu, hãy nhấn Ctrl + mũi tên xuống.
Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường
Đôi khi bạn quên viết hoa khi nhập liệu, lỗi này sẽ khá nghiêm trọng khi bạn cần phải trình bày cho nhiều người xem kết quả bảng tính. Dưới đây là các hàm để để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường mà bạn cần nhớ:
· Upper: Viết hoa tất cả
· Lower: Viết thường tất cả
· Proper: Chỉ viết hoa chữ đầu tiên của chuỗi
Nhập vào giá trị bắt đầu với 0
Khi nhập một giá trị bắt đầu với số 0, Excel sẽ tự động xóa giá trị 0, ví dụ như khi bạn nhập số điện thoại chẳng hạn. Nhiều người sẽ thực hiện thay đổi định dạng trong Format Cells, nhưng một người giỏi kỹ năng Excel sẽ giải quyết dễ dàng hơn bằng cách thêm một dấu nháy đơn trước chuỗi ký tự cần nhập.
Điều này cũng tương tự khi bạn muốn thêm gạch đầu dòng khi nhập giá trị trong một ô. Nếu thêm dấu nháy đơn trước dấu gạch ngang “-” thì Excel sẽ không tự động bật chế độ căn lề gạch đầu dòng.
Thủ thuật nhỏ giúp hiển thị toàn bộ giá trị dãy số như bạn mong muốn
Tăng tốc độ nhập liệu với Auto Correct
Việc phải nhập đi nhập lại các giá trị giống nhau thật nhàm chán phải không? Cách tốt nhất là bạn hãy sử dụng tính năng AutoCorrect để thay thế chuỗi văn bản nhập vào bằng một chuỗi chính xác. Chẳng hạn, bạn có thể gõ EX thì Excel sẽ tự động thay bằng Excel. Để thiết lập được như vậy, bạn hãy vào File > Options > Proofing > Auto Correct Options và nhập giá trị thay thế cùng giá trị đúng trong hình chữ nhật, sau đó nhấn OK.
Lưu ý, với một số cài đặt Excel sẽ bật sẵn chế độ này và tự động thay thế từ khi bạn thao tác. Ví dụ như thay vì hiển thị ADN như mong muốn thì Excel sẽ tự động hiển thị thành AND. Nếu bạn khó chịu với những từ được thay thế không như ý muốn, hãy kiểm tra và tắt tính năng AutoCorrect hoặc chỉnh sửa lại giá trị bạn mong muốn hiển thị.
Với những thủ thuật trên, bạn sẽ có thể nâng cao hiệu quả làm việc khi thao tác với Excel. Tin học văn phòng cơ bản không chỉ bao gồm kỹ năng Excel, do đó, hãy chú ý cải thiện cả kỹ năng làm việc với Word và PowerPoint bạn nhé!
Khuê Lâm (Tổng hợp)
Nguồn ảnh: ketoanducminh
