Excel được ứng dụng rộng rãi trong công việc văn phòng nhưng có thể có nhiều tính năng hữu ích mà bạn chưa biết. Dưới đây là những thao tác, kỹ năng Excel cơ bản nhưng rất hữu ích có thể giúp bạn làm việc dễ dàng và hiệu quả hơn khi thao tác trên Excel.
Hàm AVERAGE
Hàm AVERAGE dùng để tính trung bình cộng của một dãy số trong bảng tính Excel. Với cú pháp đơn giản sẽ giúp bạn cho ra kết quả nhanh chóng.
Cú pháp: AVERAGE(Number1, [Number2], [Number3],…)
-
Number1: bắt buộc
-
Number2, Number3,…: tùy chọn
Hàm AVERAGE có tối đa 256 đối số, có thể là số, tên, phạm vi hoặc tham chiếu ô có chứa số. Một đối số tham chiếu ô hoặc phạm vi có chứa giá trị logic, văn bản hay ô rỗng thì những giá trị đó sẽ bị bỏ qua, trừ giá trị 0 hoặc được nhập trực tiếp vào danh sách đối số.
Ví dụ hàm AVERAGE (Nguồn: cuuhotinhoc)
Một số lỗi phổ biến khi sử dụng hàm AVERAGE:
-
# p/0!: Lỗi xảy ra nếu các giá trị được tính trung bình không phải là số.
-
#VALUE!: Lỗi xảy ra nếu bất kỳ đối số nào được cung cấp trực tiếp mà hàm AVERAGE không thể diễn giải các giá trị đó là giá trị số.
Ví dụ về lỗi thường gặp khi sử dụng hàm AVERAGE (Nguồn: suportoffice)
Để bỏ qua các giá trị lỗi, bạn có thể xây dựng công thức bỏ qua các giá trị lỗi, ví dụ tính trung bình điểm môn toán sẽ có công thức =AVERAGE(B2;D2). Ngoài ra, bạn nên kết hợp hàm AVERAGE cùng với IF và ISERROR (hàm ISERROR dùng để kiểm tra các giá trị lỗi) xác định xem có lỗi trong dải ô đã xác định hay không. Sử dụng hàm kết hợp sẽ giúp tiết kiệm thời gian và có kết quả chính xác với bảng tính nhiều số liệu. Đây là một kỹ năng Excel cơ bản bạn nên tìm hiểu.
Công thức để sửa lỗi: =AVERAGE(IF(ISERROR(B2:D2);"";B2:D2)), sau khi nhập xong công thức bạn cần nhấn Ctrl + Shift + Enter để nhận kết quả 94,6 như ảnh bên dưới. 
Cách sửa lỗi AVERAGE (Nguồn: suportoffice)
Hàm MIN và MAX
Hàm MIN và hàm MAX được dùng để tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của các đối số hay vùng dữ liệu.
Cú pháp:
-
MAX (number 1, number 2, …)
-
MIN (number 1, number 2, …)
Trong đó, Number 1, number 2 là các đối số hoặc vùng dữ liệu. Bạn sẽ nhận được kết quả trả về giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của các đối số hoặc vùng dữ liệu có chứa số.
Hàm MAX trong Excel (Nguồn: vietexcel)
Lưu ý:
-
Nếu danh sách đối số không chứa số, hàm Min và Max trả về giá trị là 0.
-
Nếu đối số là mảng hay tham chiếu thì chỉ các số trong mảng hay tham chiếu đó được dùng. Còn các ô trống, giá trị logic hoặc văn bản được bỏ qua.
-
Các đối số là văn bản hay giá trị lỗi không chuyển thành số thì hàm lỗi.
-
Các giá trị logic và số dạng văn bản các bạn nhập trực tiếp vào danh sách đối số sẽ được tính giá trị đó.
Hàm CONCATENATE
Hàm CONCATENATE được dùng để nối hai hoặc nhiều chuỗi văn bản vào một chuỗi.
|
text1 (bắt buộc) |
Mục đầu tiên cần ghép nối. Mục này có thể là giá trị văn bản, số, hoặc tham chiếu ô. |
|
Text2… (tùy chọn) |
Các mục văn bản bổ sung cần ghép nối. Bạn có thể có tối đa 255 mục, lên tới tổng cộng 8192 ký tự. |
Ví dụ về hàm CONCATENATE (Nguồn: exceljet)
Hàm DAYS
Hàm DAYS sẽ trả về số ngày giữa giá trị tham chiếu đã chọn.
Cú pháp hàm DAYS: DAYS(end_date, start_date)
Trong đó:
-
end_date: Là ngày kết thúc muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc.
-
start_date: Là ngày đầu tiên muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc.
Chú ý:
-
Nếu end_date và start_date đều có dạng số -> hàm dùng endDate – startDate để tính số ngày giữa 2 ngày này
-
Nếu end_date và start_date ở dạng văn bản hàm tự động chuyển sang định dạng ngày bằng cách sử dụng hàm DATEVALUE(date_text) rồi tính toán
-
Nếu đối số vượt ngoài phạm vi của ngày tháng năm -> hàm trả về giá trị lỗi #NUM!
-
Nếu đối số dạng văn bản mà không thể chuyển sang định dạng ngày hợp lệ -> hàm trả về giá trị lỗi #VALUE!
Hàm NETWORKDAYS
Đây là công thức thường xuyên được sử dụng trong việc tính lương cho nhân viên trong các công ty, doanh nghiệp. Hàm NETWORKDAYS sẽ giúp bạn tính tổng số ngày làm việc trừ ngày nghỉ lễ và ngày cuối tuần. Kỹ năng Excel cơ bản này sẽ cực kỳ hữu ích nếu bạn làm việc trong ngành kế toán, tài chính.
Cú pháp: NETWORKDAYS(start_date, end_date, [holidays])
Trong đó:
-
Start_date: Ngày bắt đầu
-
End_date: Ngày kết thúc
-
Holidays: Những ngày nghỉ
Ví dụ về hàm NETWORKDAYS (Nguồn: hocexcelonline)
Trên đây là một số kỹ năng Excel cơ bản dành cho nhân viên văn phòng. Có thể một số công thức hay hàm Excel hơi rối nhưng chỉ cần luyện tập làm qua một số lần bạn sẽ nhanh chóng thành thạo. Chúc bạn thành công.
Thường Lạc (Tổng hợp)
