Kỹ năng Excel cơ bản: Những hàm thông dụng bạn cần phải biết (phần 3) | Edu2Review
Kỹ năng Excel cơ bản: Những hàm thông dụng bạn cần phải biết (phần 3)

Kỹ năng Excel cơ bản: Những hàm thông dụng bạn cần phải biết (phần 3)

Cập nhật lúc 06/02/2020 14:14
Những hàm hay kỹ năng Excel cơ bản nào được sử dụng phổ biến trong các công việc như kế toán, nhân viên hành chính nhân sự...? Hãy cùng Edu2Review tham khảo những hàm sau đây nhé!

Hàm Excel là những công thức tính toán, xử lý dữ liệu được định nghĩa trước và quy định cú pháp sẵn trong Excel. Bạn cần nắm vững những kỹ năng Excel cơ bản để sử dụng trên bảng tính Excel nhằm đạt được hiệu quả công việc cao.

Hàm COUNT

Bạn có một bảng tính với cơ sở dữ liệu khổng lồ và cần biết có bao nhiêu ô trong một vùng nào đó hoặc toàn bộ bảng tính chỉ chứa số. Thay vì phải ngồi đếm một cách thủ công thì bạn có thể sử dụng hàm COUNT.

Cú pháp: COUNT(value1, [value2], ...)

Trong đó:

  • Value1 (giá trị bắt buộc): Mục đầu tiên, ô tham chiếu hoặc phạm vi bạn muốn đếm số

  • Value2,...(tùy chọn): Tối đa 255 mục, ô tham chiếu hoặc phạm vi bổ sung bạn muốn đếm số

Hàm COUNT giúp bạn đếm được số lượng điểm môn Văn (Nguồn: excelonline)

Hàm COUNT giúp bạn đếm được số lượng điểm môn Văn (Nguồn: excelonline)

Một số lưu ý đối với hàm COUNT:

  • Các số, ngày tháng hay viết dưới dạng văn bản của số đều được đếm

  • Các giá trị logic, số dưới dạng văn bản nhập trực tiếp vào danh sách các tham số cũng được hàm COUNT đếm

  • Các ô trống, giá trị logic, văn bản hoặc giá trị lỗi trong mảng hoặc tham chiếu sẽ không được đếm, hàm COUNT chỉ đếm số

  • Với trường hợp giá trị là văn bản, logic hoặc không thể hiện dưới dạng số thì cần dùng hàm COUNTA (như bên dưới)

  • Nếu muốn đếm một số nào với điều kiện cho trước thì cần dùng hàm COUNTIFS (như bên dưới)

Hàm COUNTA

Là một kỹ năng Excel cơ bản, hàm COUNTA dùng để đếm số ô có chứa dữ liệu (cả dạng dữ liệu số và dữ liệu dạng chuỗi) trong 1 phạm vi.

Cú pháp: COUNTA(value1, [value2], ...)

Trong đó:

  • Value1 (bắt buộc): Đối số đầu tiên đại diện cho giá trị mà bạn muốn đếm

  • Value2,... (tùy chọn): Các đối số bổ sung đại diện cho giá trị mà bạn muốn đếm, tối đa 255 đối số

Hàm COUNTA dùng để đếm những ô chứa thông tin (Nguồn: supportoffice)

Hàm COUNTA dùng để đếm những ô chứa thông tin (Nguồn: supportoffice)

Chú ý khi sử dụng hàm COUNTA:

  • Hàm thực hiện đếm các ô chứa bất kỳ kiểu dữ liệu nào trừ ô trống

  • Nếu không muốn đếm các giá trị logic và văn bản hay giá trị lỗi thì sử dụng hàm đếm COUNT

  • Muốn đếm giá trị thỏa mãn điều kiện nào đó thì sử dụng hàm COUNTIF hoặc COUNTIFS

Hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF được dùng để đếm số ô chứa dữ liệu thỏa mãn điều kiện (criteria) trong một phạm vi (range).

Cú pháp: COUNTIF(range, criteria)

Trong đó:

  • Range: Vùng cần đếm

  • Criteria: Điều kiện đếm, đối số criteria cần để trong dấu ngoặc kép. Không phân biệt chữ thường hay chữ hoa

Hàm COUNTIF đếm số lượng sinh viên không đạt điểm 5 khóa quân sự (Nguồn: baomoi)

Hàm COUNTIF đếm số lượng sinh viên không đạt điểm 5 khóa quân sự (Nguồn: baomoi)

Hàm COUNTIFS

Hàm COUNTIFS được dùng để đếm các giá trị với nhiều điều kiện cùng lúc - một kỹ năng Excel cơ bản, thường gặp.

Cú pháp: COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],…)

  • Criteria_range1 là vùng điều kiện thứ nhất. Vùng này có chứa Criteria1. Hàm bắt buộc có tối thiểu là 1 vùng điều kiện

  • Criteria1 là điều kiện đếm thứ nhất, điều kiện này nằm trong vùng điều kiện thứ 1. Hàm bắt buộc có tối thiểu là 1 điều kiện

  • Criteria_range2 là vùng điều kiện thứ hai. Vùng này có chứa Criteria2. Nội dung này có thể có hoặc không

  • Criteria2 là điều kiện đếm thứ hai, điều kiện này nằm trong vùng điều kiện thứ 2. Nội dung này có thể có hoặc không

  • Các điều kiện tiếp theo hiểu tương tự như Criteria2

COUNTIFS sẽ giúp bạn đếm với nhiều điều kiện (Nguồn: excelonline)

COUNTIFS sẽ giúp bạn đếm với nhiều điều kiện (Nguồn: excelonline)

Hàm IF

Hàm IF là một trong những hàm logic để kiểm tra một điều kiện nhất định và trả về giá trị nếu đáp ứng được điều kiện là TRUE và kết quả khác nếu điều kiện là FALSE.

Cú pháp: IF (logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

  • Logical_test (bắt buộc): Là một giá trị hay biểu thức logic có giá trị TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai)

  • Value_if_true (không bắt buộc): Giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic thỏa mãn điều kiện (biểu thức cho giá trị TRUE)

  • Value_if_false (không bắt buộc): Là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic không thỏa mãn điều kiện (biểu thức logic cho giá trị FALSE)

Ví dụ về hàm IF (Nguồn: supportoffice)

Ví dụ về hàm IF (Nguồn: supportoffice)

Hàm AND

Hàm AND trong Excel là một hàm logic được sử dụng để kiểm tra các điều kiện có đúng hay không. Sử dụng hàm AND sẽ giúp bạn nhận được các kết quả với giá trị TRUE hoặc FALSE để kiểm nghiệm tính logic.

Cú pháp: AND(logical1,[logical2], …)

  • Logical1: Là điều kiện thứ nhất bạn muốn kiểm nghiệm. Đây là đối số bắt buộc.

  • Logical2: Là những điều kiện khác mà bạn muốn kiểm nghiệm. Đây là đối số tùy chọn. Tối đa bạn có thể thêm là 255 đối số.

Hàm AND cho bạn kết quả TRUE khi giá trị A2>A1 (Nguồn: supportoffice)

Hàm AND cho bạn kết quả TRUE khi giá trị A2>A1 (Nguồn: supportoffice)

Một số lưu ý khi sử dụng hàm AND:

  • Các đối số (điều kiện) phải chỉ định về các giá trị logic hay các mảng hoặc tham chiếu có chứa giá trị logic

  • Nếu một đối số mảng hoặc tham chiếu có chứa văn bản hoặc ô trống thì những đối số đó sẽ được bỏ qua

  • Nếu dải ô được chỉ định không chứa giá trị logic thì hàm AND trả về lỗi #VALUE!

Trong thực tế, bạn sẽ thường xuyên phải kết hợp hàm AND và hàm IF để kiểm tra với nhiều điều kiện để giúp tăng năng suất công việc.

Hàm OR

Hàm OR là một hàm cơ bản được sử dụng để so sánh hai giá trị hoặc câu lệnh. Bạn sẽ nhận được kết quả TRUE nếu ít nhất một trong các đối số là đúng và trả về FALSE nếu tất cả các đối số là sai.

Cú pháp: OR (logical1, [logical2], …)

Trong đó:

  • Logical1 là đối số bắt buộc, đây là biểu thức logic, điều kiện thứ nhất mà các bạn muốn kiểm tra, có thể là các giá trị logic hoặc các biểu thức có thể đánh giá là TRUE hoặc FALSE.

  • Logical2 là đối số tùy chọn, đây là những biểu thức logic, điều kiện bổ sung có thể đánh giá là TRUE hoặc FALSE, tối đa 255 điều kiện.

Hiển thị TRUE khi A2 lớn hơn 1 hoặc nhỏ hơn 100, nếu không sẽ hiển thị FALSE (Nguồn: supportoffice)

Hiển thị TRUE khi A2 lớn hơn 1 hoặc nhỏ hơn 100, nếu không sẽ hiển thị FALSE (Nguồn: supportoffice)

Một số lưu ý khi sử dụng hàm OR:

  • Nếu đối số là mảng hoặc tham chiếu thì hàm OR sẽ bỏ qua những ô có chứa văn bản hoặc các ô trống

  • Nếu đối số mảng hoặc tham chiếu mà không chứa giá trị logic nào thì hàm OR sẽ trả về giá trị lỗi #VALUE!

  • Các đối số trong hàm OR phải là các giá trị logic, hoặc các đối số có thể đánh giá các giá trị logic như TRUE hoặc FALSE

Thành thạo các kỹ năng Excel cơ bản sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc xử lý những bản báo cáo, kế hoạch công việc… Chúc bạn thành công.

Thường Lạc (Tổng hợp)


Có thể bạn quan tâm

Kỹ năng, nghiệp vụ

Trung tâm dạy tin học văn phòng chất lượng ở quận 5

06/02/2020

Bạn muốn tìm trung tâm dạy tin học văn phòng uy tín ở khu vực quận 5? Vậy thì đừng bỏ qua những ...

Kỹ năng, nghiệp vụ

Học tin học văn phòng ở đâu tốt tại Thành phố Hồ Chí Minh?

06/02/2020

Bạn đang thắc mắc nên học tin học văn phòng ở đâu tại Thành phố Hồ Chí Minh? Hãy cùng Edu2Review ...

Kỹ năng, nghiệp vụ

6 lợi ích nổi bật khi cho bé tham gia khóa học GrapeSEED tại Meraki

10/09/2020

Với chương trình học bài bản, hấp dẫn cùng nhiều lợi ích hấp dẫn, khóa học GrapeSEED tại Meraki ...

Kỹ năng, nghiệp vụ

Cơn sốt Piano Thông minh The ONE đã đổ bộ đến Đà Nẵng tại Meraki

10/09/2020

Piano thông minh The ONE là sự kết hợp độc đáo giữa giáo trình piano truyền thống và công nghệ ...