Tin học văn phòng cũng như Excel là kỹ năng quan trọng được sử dụng phổ biến trong công việc kế toán. Kỹ năng Excel trong kế toán sẽ giúp công việc của bạn trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, đặc biệt là giúp giải quyết khối lượng con số, dữ liệu khổng lồ từ những bản báo cáo tài chính hay bảng lương mỗi tháng từ nhân sự.
Hàm DATE
Hàm DATE giúp người dùng tạo được một ngày với đầy đủ các thành phần năm, tháng và ngày. Hàm này được sử dụng phổ biến khi các giá trị năm, tháng và ngày được lưu trữ trong các ô khác nhau. Bên cạnh đó, hàm DATE cũng được sử dụng khi ngày được lưu trữ ở định dạng mà Excel không nhận ra.
Cú pháp: DATE(year,month,day)
-
year: Thể hiện số năm
-
month: Thể hiện số tháng, nếu giá trị tháng lớn hơn 12, thì cứ sau 12 tháng sẽ cộng thêm 1 năm vào giá trị năm. Ví dụ DATE (2018,13,1) bằng DATE (2019,1,1)
-
day: Chỉ số ngày có giá trị từ 1 đến 31
Ví dụ hàm DATE (Nguồn: supportoffice)
Lưu ý khi sử dụng hàm DATE trong kỹ năng Excel trong kế toán:
-
Nếu year lớn hơn 0 và nhỏ hơn hoặc bằng 1899 thì Excel sẽ tự động cộng thêm 1900 vào để tính
-
Nếu year từ 1900 đến 9999 thì Excel sẽ dùng số đó làm năm cần tính
-
Nếu year nhỏ hơn 0 hoặc lớn hơn hoặc bằng 10000 thì Excel sẽ báo lỗi #NUM!
Hàm YEAR
Hàm YEAR trong Excel sẽ giúp bạn lấy giá trị năm từ bảng tính chứa quá nhiều dữ liệu về ngày tháng năm. Thay vì rà soát từ trên xuống dưới để tách năm thì hàm YEAR sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đạt được kết quả chính xác hơn.
Cú pháp hàm YEAR: YEAR(serial_number). Trong đó, serial_number là ngày bạn muốn tách lấy số năm. Bạn nên nhập ngày tháng năm bằng cách sử dụng hàm DATE, nếu nhập theo dạng văn bản thì kết quả tính toán có thể xảy ra sai sót do không đúng định dạng của Excel.
Ví dụ hàm YEAR (Nguồn: excelonline)
Hàm MONTH
Bạn có thể sử dụng hàm MONTH để tách giá trị tháng từ cột ngày tháng năm để phục vụ cho công việc tính toán.
Cú pháp hàm MONTH: MONTH(serial_number). Trong đó, serial_number là giá trị ngày của tháng mà bạn muốn tìm. Tháng được trả về giá trị là số từ 1 đến 12.
Hàm MONTH trong Excel (Nguồn: Excelonline)
Hàm DAY
Trong nhiều trường hợp chỉ lấy ngày để phục vụ cho việc tính toán, thay vì sử dụng phương pháp thủ công thì hàm DAY sẽ giúp bạn thực hiện dễ dàng và nhanh hơn. Hàm DAY sẽ trả về giá trị ngày của ngày/tháng/năm, nhờ đó bạn có thể tách ngày dễ dàng.
Cú pháp hàm DAY: DAY(serial_number). Trong đó, serial_number là ngày, tháng, năm mà bạn muốn tách lấy ngày. Kết quả là dạng số nguyên, có giá trị từ 1 đến 31.
Hàm Day cho bạn kết quả ngày trong dãy số ngày, tháng, năm (Nguồn: hocexcel)
Hàm HOUR
Để tách giờ ra khỏi một giá trị thời gian giờ/ phút/ giây hoặc giá trị ngày tháng có giờ như “21/12/2019 5:56:90” thì bạn có thể sử dụng hàm HOUR. Đây cũng là hàm được sử dụng khá nhiều trong kỹ năng Excel trogn kế toán.
Cú pháp hàm HOUR: HOUR(serial_number)
Trong đó, serial_number là đối số bắt buộc, là thời gian bạn muốn chuyển đổi thành giờ. Có thể là dạng văn bản, số thập phân, hoặc dưới dạng các hàm khác. Kết quả giờ trả về là có dạng số nguyên nằm trong khoảng từ 0 đến 23.
Hàm EDATE
Hàm EDATE sẽ giúp bạn thực hiện cộng hoặc trừ tháng vào ngày cụ thể đã xác định.
Cú pháp: EDATE(start_date, months)
Trong đó:
- start_date: Ngày biểu thị ngày bắt đầu muốn cộng hoặc trừ giá trị tháng
- months: Số tháng muốn cộng vào start_date
Sử dụng hàm EDATE để cộng ngày tháng ở cột A với cột B (Nguồn: supportoffice)
Một số chú ý khi sử dụng hàm EDATE:
- Excel lưu trữ ngày tháng ở dạng số để thuận lợi cho quá trình tính toán.
- Nếu giá trị start_date không phải ngày hợp lệ thì hàm trả về giá trị lỗi #VALUE!
- Trường hợp giá trị months không phải là số nguyên thì sẽ bị cắt thành số nguyên.
Không chỉ trong công việc kế toán tiền lương, những hàm Excel trên còn được sử dụng phổ biến trong các lĩnh vực khác khi cần tính toán số liệu liên quan đến thời gian. Hãy ghé thăm Edu2Review mỗi ngày để cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích trong đó có kỹ năng Excel trong kế toán bạn nhé.
Thường Lạc (Tổng hợp)
