Nhằm giúp bạn tận dụng tốt thời gian và năng lượng của mình, Edu2Review gửi tới bạn các mẫu email thông báo tiếng Anh đơn giản chất lượng giúp việc soạn thư điện tử (và một số thư khác như thư mời họp với đối tác nước ngoài) trở nên dễ dàng hơn.
Dù bạn mới ra trường và đang trong quá trình tìm việc hay đã đi làm một thời gian ngắn thì việc giải quyết và viết một email thông báo tiếng Anh là kỹ năng công sở cần thiết.
Hãy tìm trường hợp tương ứng cho bản thân ở bên dưới, điều chỉnh mẫu thư theo hoàn cảnh và mục đích công việc.
Thông báo với sếp về những tranh cãi với đồng nghiệp
Xích mích với đồng nghiệp là điều khó thể tránh khỏi. Trước hết bạn hãy bình tĩnh, đối thoại với nhau để giải quyết.
Tuy nhiên, khi xung đột với cộng sự đã vượt ngoài tầm kiểm soát của bạn thì tốt nhất bạn nên thông báo tới cấp trên bằng một email ngắn:
“Dear [manager’s name],
Thanks for agreeing to meet with me today.
I know you’ve got a lot going on, and I don’t want to add anything more to your plate, but there’s something I’d like to discuss. I’m hoping it won’t take more than a few minutes.
Before I begin, I want you to know that I’m not here to vent or complain. There’s a situation that’s come up, that I’m a part of and I’m here to find a solution, with your help.
So here’s what’s happening:
Whenever [other person’s name] does [describe the thing that’s causing the conflict], I feel [describe how you feel].
This situation has come up several times: [describe a couple of specific incidents].
I respect [other person’s name] and I love being part of this team, but these feelings are making it harder for me to do my work, effectively. And while I can’t know for sure, I’d have to guess that this situation is affecting [other person’s name] as well.
I want to resolve this before it turns into a bigger problem, for both of us.
I’ve tried to resolve it on my own by [describe something you’ve tried], but that didn’t have the effect I was hoping for.
I know there’s a good solution, but I’m not seeing it clearly, which is why I’m here seeking some help.
I’m hoping that you might be willing to offer some guidance, hold a conversation with the two of us, or perhaps bring in an outside mediator or conflict resolution specialist.
Again: I’m not here to vent or blame. I’m aware that I’m just as much a part of this conflict as the other person. I’d really like to find a solution that makes both of us happy and strengthens the team.
Thanks for listening.”
Khi có xích mích với đồng nghiệp, bạn có thể viết email thông báo tới sếp (Nguồn: Unsplash)
Thông báo với khách hàng khi công việc quá tải
Khi mới đi làm thì việc chưa thể sắp xếp công việc và mọi rối tung hết lên là một điều hết sức bình thường. Bạn không nên quá hoảng loạn, hãy bình tĩnh, gửi một email thông báo tới khách hàng về những phát sinh đang xảy ra.
Mẫu thư này sẽ khiến cho thông điệp được tiếp nhận nhanh hơn – do đó thời gian để sửa chữa các trục trặc trong công việc sẽ nhiều hơn.
“Dear Customer,
Yesterday, we learned that several shipments of our holiday gift baskets contain damaged goods due to an exceptionally turbulent flight they experienced on their way to you.
We are working around-the-clock with our transportation providers and internal teams to ensure your orders are fulfilled prior to the holidays.
At XYZ, we are always looking for ways to better service our customers. We sincerely apologize for any inconvenience this may have caused you, and are working tirelessly to ensure this issue doesn’t happen again.
Should you have any questions, feel free to contact me at [email protected]".
Nếu công việc không thuận lợi, hãy viết một bức thư đến khách hàng để cáo lỗi và giải thích (Nguồn: SHEC)
Thông báo mời họp
Rất nhiều bạn khi mới đi làm khi được giao viết một email mời họp thường mắc lỗi dài dòng, lan man và khiến đối tác không thể nắm được nội dung chính.
Một email mời họp tiếng Anh ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ thông tin sẽ cho thấy sự chuyên nghiệp của bạn. Dưới đây là một mẫu email cơ bản:
Dear Sir/Madam…
My name is [Your name] and I am contacting you on behalf of [Company name], which is [describe company activities].
I would like to request for a meeting with person in charge of [management/marketing department/etc…] to discuss [topic or topics].
As my schedule is available all days this week, I could attend to the meeting upon your request. However, I really appreciate your kindness if you can arrange/organise a meeting between [date and time 1] and [date and time 2] for better preparation/follow up the meeting. I am available at [telephone number] if your staff has any questions.
Thank you very much for your time. I look forward to hearing from your office.
Sincerely,
[Your name]
[Title/Company]
Một email mời họp ngắn gọn xúc tích sẽ cho thấy sự chuyên nghiệp của bạn (Nguồn: Wiredmessenger)
Edu2Review hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đọc sẽ có thêm những công cụ để biến công việc của mình trở nên dễ dàng và thú vị hơn. Chúc các bạn thành công!
Xem thêm bảng danh sách
trung tâm tiếng Anh
Kim Ngân (Tổng hợp)
Nguồn ảnh cover: pexels
