Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định là một trong những yếu tố quan trọng để đạt được thành công mà bất kỳ ai cũng cần phải biết. Tuy nhiên, nhiều người vẫn nghĩ đây là một kỹ năng đơn giản và không đầu tư thời gian rèn luyện hoặc không biết cách phát triển. Dưới đây là 6 bước cơ bản, từ đó bạn có thể tìm ra cho mình định hướng riêng khi bắt tay vào xử lý bất kỳ khó khăn nào trong công việc và cuộc sống.
6 bước để giải quyết vấn đề
Bước 1: Xác định vấn đề
Bạn cần liệt kê tất cả các vấn đề mình đang gặp phải thành một danh sách, sau đó sắp xếp theo thứ tự cần giải quyết. Cân nhắc mức độ quan trọng của từng việc, bạn hãy bình tĩnh xem xét, đâu mới thật sự là vấn đề cấp bách nhất.
Khi bạn chuyên tâm làm một việc và không bị ảnh hưởng bởi môi trường xung quanh, kết quả nhận được chắc hẳn sẽ không làm bạn thất vọng. Tuy nhiên, nếu đó là một vấn đề quá lớn, hãy chia nhỏ ra để có hướng xử lý tốt nhất.
Bạn có thể sử dụng phương pháp 4W1H để hiểu rõ sự việc, cụ thể là:
- What: Vấn đề gì?
- Who: Xảy ra với ai?
- When: Diễn ra khi nào?
- Where: Vấn đề xảy ra ở đâu?
- How: Vấn đề xảy ra như thế nào?
Bước 2: Tìm ra nguyên nhân
“Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, liệu bạn có thể giải quyết được khó khăn hay không nếu không hiểu rõ bản chất của vấn đề? Câu trả lời tất nhiên là "không". Vì vậy, bạn nên tham khảo hai kỹ thuật để tìm ra nguồn gốc của vấn đề sau đây:
- Sơ đồ xương cá
Thông qua sơ đồ này, bạn có thể hình dung được các nguyên nhân từ nhỏ đến lớn của vấn đề, từ đó, dễ dàng đưa hướng giải quyết cụ thể.
- Sơ đồ tư duy
Đây là cách phân tích vấn đề khá quen thuộc. Cách này giúp bạn phân tích, tổng hợp để tìm ra được nguyên nhân cốt lõi dưới dạng lược đồ phân nhánh.
Bước 3: Đề ra giải pháp
Để có những giải pháp tốt nhất, điều bạn cần làm là đưa ra thật nhiều ý tưởng, không cần biết các ý kiến là thông minh hay ngớ ngẩn. Càng nhiều giải pháp, bạn càng dễ dàng chọn ra những hướng đi hiệu quả nhất.
Bước 4: Chọn ra hướng giải quyết tối ưu (bước ra quyết định)
Đưa ra quyết định là bước quan trọng và đóng vai trò then chốt cho sự thành công hay thất bại của cả quá trình. Từ những giải pháp đã nêu ra, bạn cần xem xét cẩn thận về thiệt hại và lợi ích. Có thể, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc nhận định được đâu là hướng giải quyết tối ưu nhất, bởi vì bất cứ vấn đề nào cũng đều có nhược điểm hoặc rủi ro. Điều cần làm đó là xây dựng các tiêu chí đánh giá, để chắc chắn bạn đã có cái nhìn chi tiết nhất về từng giải pháp:
- Lợi ích: khi thực hiện, giải pháp này mang lại hiệu quả như thế nào?
- Nguồn lực: sẽ tốn bao nhiêu nhân lực để hoàn thành?
- Thời gian: phải thực thi giải pháp trong bao lâu?
- Tính khả thi: phương án này có khó thực hiện không?
- Rủi ro: những rủi ro nào có thể xảy ra, thiệt hại như thế nào?
- Đạo đức: có vi phạm pháp luật hay đạo đức trong quá trình thực hiện không?
Trong quá trình thực hiện, bạn có thể hỏi ý kiến của các cá nhân có liên quan đến vấn đề, họ có thể cùng đóng góp ý kiến giúp đưa ra quyết định đúng đắn, hạn chế mắc phải sai lầm.
Bước 5: Lập kế hoạch và tiến hành giải quyết vấn đề
Một bản kế hoạch hoàn chỉnh sẽ không thể thiếu các yếu tố, như các việc cần làm, nguồn nhân lực cần thiết, tên kế hoạch, người chịu trách nhiệm, thời gian hoàn thành, lịch trình tiến hành… Bạn có thể dễ dàng xem lại các bước mình đã làm và thay đổi cho phù hợp với thời điểm hiện tại.
Khi bắt tay thực hiện kế hoạch, chắc hẳn bạn sẽ rất lo lắng. Tuy nhiên, hãy bình tĩnh để đưa ra những quyết định chính xác, bởi vì nếu bạn không tin vào bản thân của mình thì không một ai tin tưởng bạn.
Bước 6: Quan sát và đánh giá chất lượng
Bạn có thể đánh giá kế hoạch có thành công hay không thông qua các câu hỏi:
- Kế hoạch đã được thực hiện chưa?
- Có đáp ứng các yêu cầu nêu ở giải pháp không?
- Đã đạt được các mục tiêu đề ra chưa?
Từ đó, bạn tiến hành tổng kết thành các bài học và rút kinh nghiệm cho những kế hoạch sau được tốt hơn. Nếu vấn đề vẫn chưa được giải quyết thì bạn cần thực hiện lại từ đầu.
Một số sai lầm phổ biến khi đưa ra quyết định
Không hướng đến mục tiêu, mục đích rõ ràng
Khi làm việc không có mục tiêu, bạn rất khó đánh giá được hiệu quả công việc. Điều này dễ khiến những người xung quanh hoặc cộng sự nghi ngờ về quyết định của bạn.
Đưa ra quyết định quá vội vàng
Đôi lúc do sức ép, bạn chưa kịp suy nghĩ kỹ lưỡng khi đưa ra quyết định, chắc hẳn hiệu quả công việc và tính khả thi của giải pháp sẽ giảm đi khá nhiều.
Quá tự tin và sử dụng quá nhiều kinh nghiệm trong quá khứ
Tự tin vào năng lực của bản thân là một điều tốt, nhưng đôi khi bạn không nên quá tin vào suy nghĩ của mình mà bỏ ngoài tai những lời khuyên của người khác. Kinh nghiệm của bạn ở quá khứ thật sự quý báu. Tuy nhiên, không phải lúc nào nó cũng giúp ích vì tình huống thực tế từng việc là khác nhau.
Tầm nhìn hạn hẹp
Giống như câu: “Đừng nhìn vào bề nổi của tảng băng trôi”, bạn không thể chỉ nhìn ở một góc độ hay khía cạnh mà đánh giá toàn bộ sự việc. Hãy quan sát các vấn đề ở nhiều mặt, bạn sẽ tìm ra hướng giải quyết một cách tốt nhất.
Nếu bạn cảm thấy việc thực hành các “bí kíp” nêu ra trong bài quá khó khăn thì có thể đăng ký tham gia một khóa học về kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định tại các trung tâm kỹ năng. Một khi bạn được “tai nghe mắt thấy”, chắc hẳn việc áp dụng những gì đã học vào thực tế sẽ “dễ thở” hơn.
Đài Trang (Tổng hợp)
