Có thể hiểu đơn giản, định nghĩa làm việc nhóm nghĩa là nhiều người cùng nhau kết hợp các ưu điểm của mình để thực tốt một nhiệm vụ và hướng tới một mục tiêu chung. Cách làm việc này sẽ giúp các cá nhân bổ sung những thiếu sót cho nhau và hoàn thiện bản thân. Muốn công việc của nhóm đạt kết quả cao nhất thì các thành viên đòi hỏi phải có kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả.
Việc để mọi người trong nhóm đồng tâm hợp lực đóng góp cho mục tiêu chung mà vẫn phát huy được hết thế mạnh riêng của mình, là điều không dễ dàng. Vậy làm thế nào để tăng năng suất và chất lượng khi làm việc cùng nhau?
Tại sao sự hợp tác tích cực giữa các thành viên trong nhóm lại không đem đến hiệu quả?
Một điều có thể dễ dàng nhìn thấy ở đa số các nhóm, đó là có thành viên đảm nhận quá nhiều công việc, còn một số khác thì không phải làm gì. Điều này vô tình dẫn đến sự mâu thuẫn trong nội bộ và không công bằng giữa các thành viên. Đôi khi, công việc chung thường dồn quá nhiều cho người đứng đầu. Vì vậy, sản phẩm có thể là kết quả của riêng nhóm trưởng chứ không phải công sức của nhóm.
Mỗi thành viên là một mảnh ghép, một tính cách khác nhau. Trong quá trình làm việc nhóm, việc xuất hiện những mâu thuẫn hay bất đồng ý kiến là điều không thể tránh khỏi. Nếu bạn không giải quyết khéo léo thì những xung đột ấy sẽ dẫn đến việc rạn nứt tình cảm bạn bè hoặc mối quan hệ đồng nghiệp.
Bên cạnh đó, một số thành viên trong nhóm thường có tâm lý “không phải việc của mình”, “ngồi mát ăn bát vàng”. Đặc biệt, một số thường thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn tỏ ra đồng ý với các ý kiến, trong khi chính bản thân mình chưa hiểu rõ bản chất vấn đề.
Hay có những thành viên không năng nổ trong các cuộc họp nhóm, không đưa ra những đóng góp, chất vấn hay tranh luận, dửng dưng với mọi thứ đang diễn ra và biểu quyết một cách hời hợt đối với các vấn đề được đưa ra. Điều đó cũng là một trong những nguyên nhân làm cho chất lượng và kết quả cuộc họp giảm sút.
Dưới đây là những kỹ năng giúp làm việc nhóm hiệu hiệu quả, hy vọng có thể giúp các bạn cải thiện được bản thân mình cũng như hợp tác với các thành viên trong nhóm một cách tốt nhất.
1. Kỹ năng tổ chức – phân công công việc
Kỹ năng tổ chức công việc
Người đứng đầu phải có khả năng giao việc và giải quyết các vấn đề phát sinh trong nhóm. Công việc phải đảm bảo được chia đồng đều giữa các thành viên để tránh sự phân biệt và không bị gián đoạn vì bất kỳ lý do gì. Bên cạnh đó, khi được trưởng nhóm giao việc thì các thành viên phải biết cách tiến hành công việc thế nào cho khoa học, không được để tiến độ làm việc quá chậm so với những thành viên khác, đảm bảo mọi nhiệm vụ được giao hoàn thành đúng kế hoạch.
Phân công công việc một cách thật hợp lý
Đối với trưởng nhóm, thì đây là kỹ năng bắt buộc. Bạn phải có khả năng bao quát, sắp xếp và giao việc cho mỗi người. Biết được điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên để giao các nhiệm vụ phù hợp năng lực, sở trường của từng cá nhân, đồng thời giúp tăng năng suất công việc nhóm.
Ngoài ra, người đứng đầu cũng cần phải cân nhắc sao cho đảm bảo sự đồng đều về khối lượng công việc giữa các thành viên. Từng thành viên được phân công công việc một cách rõ ràng thì sẽ tự ý thức được vai trò và trách nhiệm của bản thân mình và cố gắng hoàn thành một cách tốt nhất theo đúng thời gian quy định. Có thể nói rằng, một nhóm muốn hoạt động tốt thì cần kỹ năng này từ người lãnh đạo đến các thành viên.
2. Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân
Để thực hiện các hoạt động nhóm một cách có hiệu quả nhất, các thành viên phải tạo được sự đồng thuận hay tiếng nói chung với nhau. Bên cạnh đó, mỗi một cá thể của nhóm cần phải trang bị cho mình một số kỹ năng sau đây:
Chất vấn: Kỹ năng thể hiện tư duy phản biện tích cực. Hãy chất vấn bằng những câu hỏi thông minh, lời nói chất vấn cần lịch sự. Tuy nhiên, điều quan trọng là trong nhóm cần phải có sự cởi mở để khuyến khích mọi người có thể tiếp nhận những ý kiến trái chiều với quan điểm của mình mà không tự ái. Người chất vấn cũng phải sử dụng những lời lẽ tế nhị, không xoáy vào những điểm yếu hay lên tiếng phê phán, chê bai để dẫn đến sự tranh luận vô ích.
Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, xem xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và làm người khác đồng tình với ý kiến của mình bằng những lý lẽ thuyết phục. Và quan trọng, bạn không được buộc các thành viên khác trong nhóm phải chấp nhận ý kiến của mình một cách vô lý. Những ý kiến đưa ra, phải dựa vào chính những quan điểm chung, để củng cố hay làm cho nó trở nên hợp lý hơn chứ không chỉ dựa vào lý lẽ cá nhân.
Chia sẻ: Các thành viên đưa ra ý kiến cùng những kinh nghiệm của mình trong các tình huống tương tự trước đó; giúp mỗi thành viên trong nhóm nhận thức được tầm quan trọng của việc chia sẻ, từ đó không khí làm việc của nhóm sẽ cởi mở và tích cực hơn.
Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực để cùng nhau thực hiện các kế hoạch đã đề ra. Điều đó có nghĩa là, cả nhóm cần phải hiểu rõ mục đích chung cần đạt được là gì, và có cùng khao khát mong muốn được hoàn thành nó.
Đoàn kết: Hãy luôn luôn đoàn kết để đạt được mục đích chung cuối cùng của cả nhóm. Bởi, mỗi người có một thế mạnh ở một lĩnh vực riêng mà việc giải quyết các vấn đề thì luôn luôn cần nhiều kiến thức ở những lĩnh vực và kỹ năng khác nhau.
3. Quản lý xung đột – Tránh tiêu cực
Một trong những kỹ năng quan trọng khi việc làm việc nhóm đó là phải giải quyết các xung đột xảy ra thường xuyên. Trước khi bắt đầu làm việc như một nhóm, tất cả thành viên cần thỏa thuận các quy trình xem xét, phân tích, đánh giá và cách thức giải quyết các vấn đề cũng như phương án bắt buộc khi những xung đột xảy ra.
- Không được ủng hộ những xung đột cá nhân hoặc chia bè kết phái khi xảy ra mâu thuẫn. Thay vào đó, mọi người trong nhóm cần hướng đến một giải pháp chung.
- Tránh những cảm xúc tiêu cực, đố kỵ hoặc ác ý. Không nên tham gia vào những cuộc thảo luận không hiệu quả hoặc không lành mạnh.
- Khuyến khích những ý tưởng sáng tạo, những sự đổi mới và các quan điểm khác nhau. Hãy tránh sử dụng những ngôn từ mang tính chỉ trích, đổ lỗi cho người khác.
4. Hãy luôn đúng giờ
Các thành viên phải có trách nhiệm đến đúng giờ trong tất cả các cuộc họp để tránh làm ảnh hưởng đến quỹ thời gian của cả nhóm. Đồng thời, điều đó cũng thể hiện là bạn tôn trọng nhóm.
Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả sẽ giúp cho cả nhóm dễ dàng đạt được các mục tiêu lớn. Vì vậy, các cá nhân phải chú trọng đến sự phát triển của bản thân và cần có sự tin tưởng, hỗ trợ lẫn nhau – mình vì mọi người thì mọi người sẽ vì mình. Qua đó, bạn cũng sẽ dễ dàng thu nạp thêm các kiến thức, kinh nghiệm quan trọng, đồng thời, mở rộng thêm các mối quan hệ xã hội.
Nhật Ánh (Tổng hợp)
Nguồn: unsplash
