Chưa cần tới những kỹ năng Excel nâng cao, chỉ cần trang bị tốt các kỹ năng cơ bản trong Excel sẽ giúp bạn hoàn thành tốt các bài luận tại giảng đường và công việc tương lai. Bài viết dưới đây giới thiệu một số thủ thuật Excel đơn giản và có tính ứng dụng cao.
Hiển thị nhiều dòng trong 1 cell
Khi người dùng nhập dữ liệu vào cell và muốn cell căn chỉnh chiều rộng để phù hợp với nội dung cần hiển thị (trường hợp nội dung quá dài), người dùng có thể chọn một trong 2 cách:
- Khi muốn xuống dòng nhấn Alt+Enter
- Tại cửa sổ Home - mục Alignment - chọn Wrap Text
Tạo chú thích (comment) cho cell
Khi người dùng muốn làm một lời chú thích nào đó cho một cell, kích chuột vào cell cần đặt chú thích, chọn Review/ New comment hoặc nhấp chuột phải lên cell đó và chọn New comment. Hộp popup sẽ xuất hiện tại cell cần chú thích, người dùng nhập nội dung cần chú thích.
Sau đó, nếu bạn muốn thay đổi nội dung của comment đó thì click vào cell, chọn Review/ Edit Comment hoặc nhấp chuột phải lên cell đó và chọn Edit comment. Người dùng sẽ sửa đổi nội dung trong cửa sổ comment. Khi người dùng muốn xóa bỏ ghi chú có thể chọn delete comment bằng cách nhấp chuột phải và chọn lệnh delete.
Tạo chú thích giúp tương tác dễ dàng hơn khi làm bài tập nhóm (Nguồn: kyna)
Sửa lỗi nhanh trong cell
Khi người dùng nhập dữ liệu vào cell nhưng có lỗi hoặc nhập không đúng cell. Bạn muốn bỏ nội dung trong cell đó và không muốn mất nội dung cũ, cách nhanh nhất là nhấn phím Esc. Đây là kỹ năng tin học văn phòng sẽ "cứu cánh" bạn rất nhiều khi lỡ nhập sai số liệu trong Excel.
Liên kết dữ liệu Excel và Word
Trong tài liệu đang làm việc với Excel cần lấy một số nội dung trong tài liệu Word mà khi người dùng thay đổi nội dung thì cả hai nơi (tài liệu Word và Excel) sẽ cùng thay đổi, bạn cần thao tác như sau trong kỹ năng cơ bản trong Excel:
- Mở đoạn văn bản cần sao chép tại Word và copy
- Mở Excel, đặt chuột tại nơi muốn gắn đoạn văn bản Word, kích chuột phải: chọn Paste Special - chọn mục Paste Link - chọn Microsoft Word Document Object - click OK.
“Đóng băng” dòng tiêu đề
Trong mỗi bảng tính thường có dòng tiêu đề cho từng cột (column). Khi người dùng nhập nhiều dữ liệu tràn quá màn hình, công việc nhập dữ liệu sẽ rất khó khăn vì dòng tiêu đề “trôi” mất. Để cố định dòng tiêu đề, nhấn chuột chọn một ô ngay dưới dòng tiêu đề, cửa sổ View - Freeze Panes - Freeze Panes.
Quy trình cố định ô, cột trong Excel - một kỹ năng cơ bản trong Excel (Nguồn: microsoft)
Chọn một vùng gồm rất nhiều ô trong Excel
Có nhiều cách để chọn một vùng gồm rất nhiều ô trong Excel. Thủ thuật này giới thiệu phương cách dùng lệnh Go To. Ví dụ, muốn chọn vùng B4: N11, thực hiện như sau:
- Chọn ô ở góc trên trái của vùng muốn chọn (B4)
- Nhấn Ctrl+G
- Trong hộp Reference, gõ địa chỉ của ô dưới cùng bên phải (N11)
- Giữ phím Shift và nhấn Enter (hoặc nhấn OK).
Lọc dữ liệu bằng Filter
Thiết lập Filter trong Excel là cách tốt nhất để lọc các dữ liệu và tìm thấy những gì người dùng cần. Thao tác thực hiện như sau: Đặt con trỏ chuột và click vào tiêu đề cột, chọn thẻ Data – Filter, click vào mũi tên Filter, xuất hiện danh sách được thả xuống gồm tất cả các dữ liệu trong cột với những ô trống để đánh dấu chọn bên trái. Người dùng thực hiện kích chọn những dữ liệu muốn nhìn thấy, bảng dữ liệu sẽ xuất hiện những dữ liệu đã được đánh dấu chọn.
Hướng dẫn sử dụng tính năng Filter (Nguồn: hocexcelcoban)
Thiết lập chế độ Autosave
Chế độ Autosave giúp cho file dữ liệu của bạn sẽ tự động lưu lại khi bạn đang gõ tài liệu, tránh dữ liệu bị mất khi xảy ra sự cố. Để cài đặt chế độ Autosave cho Excel cần thao tác thực hiện như sau: Kích chuột vào cửa sổ phía trên bên trái của file, chọn Excel Options – Save - đánh dấu tại mục Save AutoRecover information every và thay đổi thời gian muốn tự động lưu lại. Bạn nên để thời gian lưu là 1 phút/ lần, cách này sẽ giúp bạn giữ lại được những dữ liệu gần nhất.
Những kỹ năng cơ bản trong Excel được đề cập trên đây có thể không quá xa lạ nhưng chúng thực sự là những thủ thuật được sử dụng phổ biến. “Cẩn thận không thừa”, hy vọng phần tổng hợp trên đây có thể giúp bạn ghi nhớ và áp dụng những kiến thức đã đọc vào thực tế hay trong công việc tương lai.
Khuê Lâm (Tổng hợp)
