Cách viết thư tín cho người đi làm (Nguồn: Unsplash)
Thư tín là phương tiện trao đổi thông tin được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kinh doanh. Vì thế, kỹ năng viết thư tín là một trong những kỹ năng quan trọng đối với người đi làm. Việc viết một lá thư hay một email sao cho đúng chuẩn để tạo thiện cảm và giao dịch thành công với đối tác vốn không hề dễ dàng.
Vậy làm thế nào để viết một lá thư chuyên nghiệp bằng tiếng Anh thương mại cho người đi làm? Mời bạn đọc cùng điểm qua bài viết sau đây.
Bạn muốn học Giao tiếp nhưng chưa biết học ở đâu tốt? Xem ngay bảng xếp hạng các trung tâm ngoại ngữ dạy Giao tiếp tốt nhất Việt Nam!
Những phần không thể thiếu của một lá thư
Sender’s address (địa chỉ của người gửi) được viết ở góc trên bên phải của lá thư. Các thông tin bao gồm tên công ty (nếu không có letterhead), địa chỉ và thông tin liên lạc (số điện thoại, email, fax, website …).
Reference (mã thư phản hồi) là phần không bắt buộc nhưng nếu công ty muốn thiết lập quan hệ lâu dài với đối tác thì không nên bỏ qua. Hàng ngày, mỗi công ty đều nhận về rất nhiều thư tín từ các đối tác khác nhau nên việc mỗi thư có một mã riêng sẽ thuận tiện hơn trong việc phản hồi và truy cứu trách nhiệm về sau. Ví dụ, bạn viết một lá thư đặt hàng có mã là “Our ref: A123”, lúc đó đối tác sẽ viết thư phản hồi lại cho bạn với mã “Your ref: A123”
Những phần không thể thiếu của một lá thư (Nguồn: Homie)
Date (ngày tháng) được viết ngay phía dưới phần địa chỉ người gửi. Vì người Anh và người Mỹ có cách viết ngày tháng khác nhau. Vì thế, để tránh nhầm lẫn và thể hiện sự chuyên nghiệp chúng ta nên viết tháng bằng chữ rõ ràng. Ví dụ, “18 June 2018” hoặc “June 18, 2018” thay vì 18/06/2018.
Inside address (địa chỉ người nhận) được viết bên lề trái của bức thư. Bên cạnh các thông tin về địa chỉ và liên lạc như phần của người gửi, phần thông tin của người nhận sẽ bao gồm cả tên và chức danh của người nhận.
Salutation (lời chào) trong các trường hợp khác nhau sẽ có các cách sử dụng từ ngữ khác nhau. Ví dụ :
-
Trong trường hợp bạn không biết tên của đối tác
Dear Sir: dùng để gửi cho đối tác nam
Dear Madam: dùng để gửi cho đối tác nữ
Dear Sir or Madam hoặc Dear Sir/Madam: khi bạn không biết cả giới tính của họ.
-
Trường hợp bạn biết tên của đối tác
Dear + tên gọi : khi hai bên đã quen thân với nhau và giao dịch lâu dài
Dear + Mr./Ms. + họ: trong lần đầu viết thư và mối quan hệ chưa thân thiết.
Cách trình bày một bức thư thư trong kinh doanh (Nguồn: YouTube)
Body of the letter (nội dung) sẽ được trình bày thành khối không thụt đầu dòng và bắt đầu từ lề trái. Nội dung thư có thể chia thành nhiều đoạn trình bày rõ ràng, mạch lạc thông tin mà bạn muốn chuyển tới người đọc.
Complimentary close (phần cuối thư) phụ thuộc vào mức độ quen biết và cách bạn mở thư mà sẽ có các cách kết thúc khác nhau. Khi bạn biết tên của người nhận thì dùng “Yours sincerely” và ngược lại thì dùng “Your faithfully”. Trong trường hợp bạn bè thân thiết thì có thể kết thư bằng “Best wishes”, “ Yours truly”.
Signature (chữ ký) là phần không thể thiếu trong mọi thể loại thư tín. Trong thương mại, phía dưới chữ ký thường bao gồm họ tên đầy đủ và cả chức vụ của người viết.
Những thành phần khác
Letterhead (tiêu đề thư) là phần tên công ty do chính công ty thiết kế thường bao gồm cả logo. Đúng như tên gọi tiêu đề thư được đặt tại đầu thư, trước phần địa chỉ người gửi. Đây là phần không bắt buộc phải có nhưng góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo sự tin tưởng đối với đối tác.
Attention line (dòng lưu ý) là phần không bắt buộc trong lá thư. Dòng này nhằm nhấn mạnh về thông tin người nhận hoặc thời hạn phản hồi nhằm tăng cường tính bảo mật và đảm bảo được xử lý nhanh trong trường hợp khẩn cấp. Dòng này thường được viết sau địa chỉ người nhận.
Cấu trúc của một email trong kinh doanh (Nguồn: YouTube)
Per pro (on behalf of) được dùng trong trường hợp bạn được ủy quyền bởi cấp trên và phía dưới cần phải đi kèm theo chức vụ của người ủy quyền. Phần này thường đi sau phần chữ ký của người viết.
Enclosure (tài liệu đính kèm) Trong trường hợp có tài liệu gửi kèm theo thư, bạn có thể viết cuối thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm.
+ Please find attached ___. (Vui lòng tìm ___)
+ Please see the enclosed file of ___. (Vui lòng xem file đính kèm của ___.)
+ I enclosed the file as below ___. (Tôi đã đính kèm tài liệu dưới đây ___.)
Các loại thư tín thương mại thường gặp
Tùy thuộc vào mục đích gửi thư mà có thể phân loại thư tín thương mại thành một số dạng như sau:
Letter of complaint (Thư phàn nàn hay thư khiếu nại): Đây là loại thư viết bởi một người hoặc một tổ chức, không hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty người nhận. Khi viết thư khiếu nại, điều quan trọng là phải giữ được giọng văn lịch sự, ngay cả khi bạn đang rất bực mình và có rất nhiều điều muốn phàn nàn.
Adjustment letters (Thư hòa giải): Đây là lá thư phúc đáp lại thư khiếu nại của khách hàng. Nội dung bức thư sẽ thể hiện cách thức vấn đề đối với sản phẩm hoặc dịch vụ được giải quyết (hoặc không). Đây là loại thư khó bởi người đọc thường là những khách hàng không hài lòng với công ty và đang rất bức xúc, nên cần sử dụng ngôn ngữ phù hợp để xoa dịu họ mà không làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty.
Letter of inquiry (Thư hỏi hàng): Loại thư này được sử dụng khi bạn muốn hỏi về sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty khác. Nếu bạn dự định viết một lá thư hỏi hàng, hãy chắc chắn rằng bạn cần thu thập được càng nhiều thông tin càng tốt. Hãy tạo một danh sách các vấn đề bạn cần tìm hiểu để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
Cover letters (Thư giới thiệu): Khi bạn đang ứng tuyển vào một công việc nào đó, thì chắc chắn bạn sẽ cần dùng đến loại thư này. Chúng thường được gửi kèm với bản sơ yếu lý lịch để giới thiệu cho nhà tuyển dụng biết bạn là ai. Một thư giới thiệu tốt có thể giúp bạn có được công việc. Nên viết ngắn gọn, xúc tích, thể hiện được màu sắc riêng của bản thân nhưng cũng đừng cố gắng gây ấn tượng với người đọc một cách thái quá.
Order letters (Thư đặt hàng): Loại thư này được sử dụng khi bạn muốn đặt hàng với một công ty. Thư đặt hàng cần chứa những thông tin chính xác, vì vậy bạn cần kiểm tra kỹ tất cả các thông số trước khi gửi thư. Ngôn ngữ sử dụng cần đơn giản, rõ ràng và dễ hiểu.
Các loại thư khác: Ngoài ra, tùy theo tình huống cụ thể, người viết có thể sử dụng rất nhiều loại thư thương mại khác nhau. Ví dụ như thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ, giới thiệu nhân sự, thông báo nhân sự nghỉ việc…
Edu2Review hy vọng rằng với bài viết này bạn sẽ tích lũy được những kiến thức bổ ích và trau dồi thêm kỹ năng viết thư tín bằng tiếng Anh thật chuẩn.
Mai Trâm (tổng hợp)
