Kế toán là một trong những công việc phải thường xuyên sử dụng Excel. Kỹ năng Excel trong kế toán có thể giúp cho công việc của bạn diễn ra nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn. Sau đây là một số hàm Excel được sử dụng phổ biến trong kế toán tiền lương. Cùng Edu2review tham khảo bạn nhé!
Hàm VLOOKUP
Khi làm kế toán tiền lương, bạn phải nắm được danh sách nhân viên của công ty, thông tin về hợp đồng lao động của mỗi người. Vì vậy, sử dụng hàm VLOOKUP sẽ giúp bạn truy vấn, tìm kiếm thông tin nhân viên nhanh chóng.
Cú pháp: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_ num, range_lookup)
Trong đó:
|
Lookup_value |
Giá trị cần dò tìm (có thể là mã nhân viên hoặc tên nhân viên) |
|
Table_array |
Bảng giới hạn để dò tìm (thường là danh sách nhân viên) |
|
Col_index_num |
Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm |
|
Range_lookup |
Là phạm vi tìm kiếm (TRUE=1, FALSE=0), TRUE tương đương với 1 (dò tìm tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối). Tham số này không bắt buộc phải luôn có trong công thức.
|
Hàm VLOOKUP (Nguồn: hocexcelonline)
Theo ví dụ ta có hàm VLOOKUP(K6;$A$12:$B$14;2;0), trong đó:
-
K6: Cột Mức thưởng cần đối chiếu với cột đầu tiên của bảng tham chiếu
-
$A$12:$B$14 : Là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu
-
2: Cột học bổng là cột thứ 2 của bảng tham chiếu
-
0: Cột đầu tiên của bảng tham chiếu chưa sắp xếp
Hàm HLOOKUP
HLOOKUP là hàm tìm kiếm một giá trị trên dòng đầu tiên của bảng tham chiếu và cho kết quả tương ứng trong dòng chỉ định.
Cú pháp: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])
Trong đó:
|
Lookup_value |
Giá trị cần tìm, có thể là ô tham chiếu, một giá trị hoặc chuỗi văn bản. |
|
Table_array |
Bảng tìm kiếm giá trị gồm hai hàng dữ liệu trở lên. Có thể là mảng thường, được đặt tên hoặc bảng Excel. Các giá trị tìm kiếm phải được đặt ở hàng đầu tiên của table_array. |
|
Row_index_num |
Số hàng trong table_array nơi mà giá trị được trả về. Ví dụ, để trả lại giá trị trùng khớp từ hàng thứ 2, đặt row_index_num bằng 2.
|
|
Range_lookup |
Một giá trị logic để HLOOKUP tìm thấy kết quả khớp chính xác hay kết quả khớp tương đối.
|
Ví dụ về hàm HLOOKUP (Nguồn: hocexcelonline)
Theo ví dụ ta có hàm: HLOOKUP(A2:A4;$A$6:$D$7;2;1), trong đó:
-
A2:A4: Là địa chỉ Mã đơn vị đối chiếu với dòng đầu tiên của bảng tham chiếu
-
$A$6:$D$7: Là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu (các bạn chú ý không lấy tiêu đề nhé)
-
2: Dòng đơn vị là dòng thứ 2 của bảng tham chiếu
-
1: Dòng đầu tiên của bảng tham chiếu đã sắp xếp theo chiều tăng dần (ngầm định)
Đây là một hàm bạn không nên bỏ qua khi muốn hoàn thiện kỹ năng Excel trong kế toán của mình.
Hàm INDEX và MATCH
Bạn có thể kết hợp 2 hàm này với nhau để truy vấn, tìm kiếm thông tin. Về tính năng thì 2 hàm này có hiệu quả cao hơn hàm vlookup, không bị giới hạn cấu trúc bảng tìm kiếm. Đồng thời, sử dụng 2 hàm này sẽ giúp bạn linh hoạt tính toán trong nhiều trường hợp.
-
Hàm INDEX: index(array, row_num,[column_num])
Trong đó:
|
Array |
Mảng được tham chiếu, là một bảng gồm các hàng, các cột chứa các giá trị cần tham chiếu. Lấy địa chỉ tuyệt đối khi cần sao chép công thức. |
|
Row_num |
Vị trí hàng của ô cần tham chiếu giá trị trong bảng tham chiếu |
|
Column_num |
Vị trí cột của ô cần tham chiếu giá trị trong bảng tham chiếu |
-
Hàm MATCH: MATCH(lookup_value, lookup_array, match type)
Trong đó:
|
Lookup_value |
Giá trị tìm kiếm, giá trị mang ra để dò tìm vị trí. |
|
Lookup_array |
Mảng chứa giá trị cần dò tìm. Có thể là một hàng hoặc một cột. Lấy địa chỉ tuyệt đối khi sao chép công thức. |
|
Match type |
Kiểu tham chiếu. Nếu:
|
Ví dụ về sự kết hợp giữa hàm INDEX và hàm MATCH (Nguồn: supportoffice)
Trên đây là một số kỹ năng Excel trong kế toán giúp bạn tìm kiếm, tra cứu thông tin rất hữu ích cho quá trình làm bảng lương. Hãy truy cập Edu2Review mỗi ngày để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích.
Thường Lạc (Tổng hợp)
