Cụ thể, kỹ năng giám sát nhân viên nếu được sử dụng hiệu quả sẽ giúp nhà quản lý kiểm soát được công việc và đảm bảo mục tiêu cuối cùng của từng cá nhân cũng như cả tập thể. Nếu bạn đang ở vị trí của người quản lý và muốn công việc được vận hành trơn tru, đừng bỏ qua các kỹ năng cần thiết này.
Giao tiếp thường xuyên với nhân viên
Một quy trình giám sát nhân viên sẽ bao gồm các bước thực hiện và những tiêu chí đánh giá, các mức độ khen thưởng hay trách phạt. Tuy nhiên, nếu chỉ dừng lại ở việc thực hiện đúng quy trình thì kỹ năng giám sát của nhà quản lý có thể được thay thế bằng các phần mềm theo dõi và đánh giá nội bộ. Việc giám sát nhân viên cũng là một phần của kỹ năng quản lý nhân sự, là việc tương tác giữa người với người do đó bạn cần có giao tiếp thường xuyên với nhân viên cấp dưới.
Khi giao tiếp với nhân viên, bạn có thể cập nhật được tiến độ một cách thường xuyên và phát hiện ra các vấn đề mới phát sinh để có phương hướng xử lý kịp thời. Đây cũng là một hình thức gián tiếp gây áp lực với nhân viên, bởi khi thấy cấp trên quan tâm tới công việc thì người nhân viên sẽ ý thức được tầm quan trọng và tập trung hơn trong quá trình làm việc.
Hãy sử dụng kỹ năng đặt câu hỏi khéo léo để gợi nhắc về công việc bạn đang muốn kiểm tra. Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp hỏi trực tiếp nhưng đôi khi cách này khiến nhân viên cảm thấy như bị thúc giục, có thể ảnh hưởng tâm lý và khiến nhân viên chỉ cố gắng hoàn thành công việc theo cách “đối phó”.
Giao tiếp với nhân viên thường xuyên giúp việc giám sát có hiệu quả (Nguồn: glassdoor)
Ý thức về sự ưu tiên
Trong công việc, đôi khi sẽ có nhiều nhiệm vụ phải hoàn thành cùng lúc, điều này có thể gây quá tải cho nhân viên và cho chính bạn. Nhiệm vụ của người giám sát là nhận thức được những vấn đề cần ưu tiên hoàn thành trước để điều phối công việc hiệu quả, giảm tải áp lực cho nhân viên.
Mỗi quyết định về nhân sự của bạn sẽ được các nhân viên xem là “tư liệu tham khảo” đối với trường hợp của họ. Do đó, người quản lý cũng nên cần nhắc tới cả những yếu tố "dư luận" trước khi đưa ra quyết định về mặt nhân sự. Một người quản lý có kỹ năng giám sát giỏi cũng cần phải có ý thức ưu tiên đúng mực đối với mỗi cá nhân.
Thông thường, những nhân viên lâu năm thường có được ưu đãi nhiều hơn do họ có nhiều cống hiến. Tuy nhiên, việc biệt đãi nhân viên cũ có thể hạn chế sự phát triển của các nhân viên mới. Người quản lý cần phải nắm rõ được năng lực và hiểu về đặc thù nghề nghiệp để đưa ra những quyết định hợp lý. Ví dụ với những ngành nghề cần nhiều sự sáng tạo như truyền thông, thiết kế đồ họa, thiết kế nội thất... thì những nhân viên cũ tuy có nhiều kinh nghiệm nhưng những sản phẩm của họ có thể không đủ tính mới mẻ để đáp ứng nhu cầu công việc. Lúc này bạn cần cân nhắc cho họ có thêm thời gian nghỉ ngơi hay quyết định cho nghỉ việc.
Người quản lý cần có những ưu tiên trong công việc (Nguồn: forbes)
Đối xử công bằng và chuyên nghiệp
Trong công việc, bạn cần duy trì được tính chuyên nghiệp và không để cảm xúc cá nhân ảnh hưởng tới công việc. Kỹ năng kiềm chế cảm xúc sẽ giúp hoàn thiện kỹ năng giám sát của bạn, tránh những đánh giá hay quyết định mang tính chủ quan, nhất thời.
Bên cạnh đó, người quản lý cũng cần nhận thức được những ảnh hưởng của đời sống cá nhân tới công việc. Vẫn biết rằng chúng ta không nên để chuyện cá nhân ảnh hướng tới kết quả công việc nhưng trên thực tế, rất ít người rạch ròi được những yếu tố này. Do đó, nhà quản lý cần quan tâm tới những lý do, yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của nhân viên. Đây là cơ sở để bạn có những đánh giá “hợp lý hợp tình”.
Giám sát đi đôi với đào tạo
Hãy thử tưởng tượng, bạn giám sát và tìm ra những vấn đề phát sinh nhưng lại không đưa ra hướng giải quyết hay bạn nói nhân viên đã làm sai nhưng không chỉ ra lỗi và đào tạo họ cách để khắc phục. Như vậy vấn đề sẽ không được khắc phục triệt để.
Kỹ năng giám sát cần phải đi liền với kỹ năng đào tạo. Nhà quản lý cần chia sẻ kinh nghiệm làm việc, những phương pháp giải quyết công việc hay gợi ý những nguồn tài liệu, mối quan hệ mà bản thân đã tích lũy trong quá trình làm việc. Đừng nghĩ rằng những kinh nghiệm bạn vất vả tích lũy nếu chia sẻ với nhân viên thì họ sẽ vượt qua bạn. Thành tích của nhân viên cũng là một chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả làm việc của nhà quản lý.
Chia sẻ kinh nghiệm giúp nâng cao năng lực nhân viên (Nguồn: limeade)
Việc đào tạo có thể diễn ra theo nhiều hình thức, là những buổi trao đổi cá nhân hay tổ chức workshop chia sẻ trong tập thể. Tùy tình hình thực tế mà nhà quản lý có thể lựa chọn hình thức đào tạo phù hợp, tuy nhiên các buổi họp cá nhân có thể phù hợp hơn khi hướng dẫn nhân viên khắc phục lỗi sai hay phù hợp với nhân viên có tính cách hướng nội. Hướng dẫn riêng sẽ giúp họ không có cảm giác bị chỉ trích nhiều.
Các buổi chia sẻ tập thể sẽ là cơ hội không chỉ để nhà quản lý nói về kinh nghiệm của mình mà các nhân viên có thể học hỏi lẫn nhau. Nhưng việc tổ chức cần có sự đầu tư và người quản lý cần phải có những phương pháp để khuyến khích nhân viên phát biểu. Nhà quản lý sẽ cần đến kỹ năng tổ chức cuộc họp và kỹ năng nói trước đám đông để buổi workshop chia sẻ kinh nghiệm diễn ra hiệu quả.
Trên đây là một số lưu ý về kỹ năng giám sát dành cho nhà quản lý. Những lưu ý này có thể mang lại khác biệt trong phong cách quản lý của bạn!
Khuê Lâm (Tổng hợp)
