Kỹ năng chủ trì cuộc họp là một minh chứng thể hiện kỹ năng không thể thiếu của nhà quản lý. Bảy lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn dẫn dắt một cuộc họp theo đúng mục đích, đạt được kết quả cao đồng thời duy trì được bầu không khí thoải mái.
Đặt mục đích rõ ràng
Kỹ năng chủ trì cuộc họp quan trọng đầu tiên mà Edu2Review nhắc đến ở đây là khả năng xác định mục tiêu và các nhiệm vụ cần đạt được. Từ đó, bạn có thể xác định được phương hướng triển khai và các công việc cần làm để chuẩn bị cho cuộc họp, giúp cho buổi họp diễn ra đúng hướng và tiết kiệm thời gian.
Tính toán thành phần tham dự
Chất lượng hơn số lượng, bạn không cần phải mời tất cả nhân viên hay các cấp lãnh đạo để tham gia cuộc họp. Dựa trên mục đích của cuộc họp, người chủ trì cuộc họp có thể dự kiến danh sách thành phần tham dự. Nếu là những cuộc họp nhỏ cho một dự án thì những người trực tiếp tham gia dự án, người đã từng tham gia dự án tương tự và quản lý dự án nên nằm trong thành phần tham dự. Với những cuộc họp tầm vĩ mô hơn, ảnh hưởng đến cơ chế hoạt động hay uy tín doanh nghiệp..., thì các cấp lãnh đạo sẽ là những nhân tố chủ chốt.
Trừ những cuộc họp quan trọng, đã có quy định về những thành phần tham gia, bạn cũng nên cân nhắc về số lượng người tham dự. Trung bình một cuộc họp sẽ có khoảng 5 – 7 người là đủ để đảm bảo hiệu quả.
Cuộc họp đông người chưa chắc có hiệu quả (Nguồn: glassdoor)
Bắt đầu đúng giờ
Vấn đề thời gian luôn khiến người điều hành đau đầu. Để đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng kế hoạch thì bạn nên bắt đầu đúng giờ quy định. Đây là một yếu tố cơ bản, đặc biệt đối với những cuộc họp chính thức và mang tính quan trọng thì vấn đề thời gian càng phải nghiêm túc.
Nguyên tắc “xoay vòng”
Một cuộc họp không nhận được các ý kiến từ những thành viên tham gia được coi là một buổi họp thất bại. Nhiều người vì các lý do khác nhau mà không thể hiện ý kiến của mình. Như vậy, cuộc họp sẽ không đạt được mục đích chính là thu nhận và trao đổi ý kiến của các thành viên tham gia, thời gian sẽ trôi qua một cách vô ích.
Lúc này, bạn cần tuyên bố trọng tâm mà cuộc họp cần hướng tới, chẳng hạn “Chúng ta có mặt ở đây để giải quyết vấn đề….”. Trong cuộc họp bạn cần phải khuyến khích quá trình thảo luận cởi mở, hãy mời từng người đóng góp ý kiến, không chỉ những người hăng hái mà còn cả những người trầm lặng và ít nói. Thực tế, những người ít nói thường đưa ra rất nhiều đóng góp nếu như họ được tạo cơ hội.
“Phương pháp xoay vòng” là kỹ năng chủ trì cuộc họp tốt để giúp tất cả mọi người có thể tham gia đóng góp ý kiến của mình. Sau khi mọi người đã nêu ý kiến, là người chủ trì cuộc họp, bạn sẽ là người cuối cùng nêu nhận xét những ý kiến người khác đưa ra và khẳng định quan điểm của bạn.
Bám sát nội dung cuộc họp
Là người điều phối, bạn hãy đảm bảo rằng cuộc họp luôn đi đúng hướng và kéo mọi người theo vấn đề chính, đừng để những vấn đề ngoài lề dẫn dắt cuộc họp của bạn. Không bám sát nội dung cuộc họp và không nhấn mạnh vào vấn đề chính là hai yếu tố làm lãng phí thời gian và khiến các thành viên tham dự cuộc họp cảm thấy khó chịu. Bạn nên tóm tắt lại vấn đề mỗi khi kết thúc một nội dung lớn và khi kết thúc cuộc họp. Sau đó hãy để mọi người nhất trí với những gì đã quyết định trong cuộc họp một lần nữa.
Hãy tập trung với mục tiêu và nội dung của cuộc họp (Nguồn: businesstoday)
Từ chối chi phối cuộc họp
Là người điều hành, chủ trì cuộc họp, bạn phải giữ vai trò kiểm soát nội dung, không khí và thời gian một cách cụ thể. Linh hoạt xử lý các tình huống trong cuộc họp, tránh nảy sinh mâu thuẫn cũng là một kỹ năng quản lý cần có ở người chủ trì cuộc họp.
Những người chủ trì cuộc họp giỏi sẽ không chi phối cuộc họp. Thay vào đó, họ khuyến khích người khác phát biểu ý kiến. Nếu người chủ trì nói nhiều thì sẽ có xu hướng khiến người khác im lặng hơn và ít đóng góp ý kiến cho cuộc họp. Vì vậy, trong vai trò trưởng nhóm, bạn nên là người điều phối và hạn chế lấn át cuộc thảo luận của mọi người.
Có biên bản tổng hợp
Một cuộc họp mà không có biên bản tổng kết lại những nội dung chính đã được giải quyết hay còn tồn đọng và nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên thì chỉ là "cưỡi ngựa xem hoa". Những người tham gia sẽ không biết chính xác kết quả và nhiệm vụ của mình sau cuộc họp, đồng thời những người vắng mặt có liên quan cũng không có căn cứ để thực hiện theo. Hãy đảm bảo rằng thư ký cuộc họp sẽ tổng hợp lại các nội dung chính và gửi tới những người có liên quan để đảm bảo công việc trôi chảy.
Chuẩn bị kỹ càng không chỉ giúp cuộc họp của bạn hiệu quả hơn, điều hướng cuộc họp vào những việc quan trọng mà còn giúp tiết kiệm thời gian và giữ cho không khí làm việc luôn tươi mới. Một cuộc họp diễn ra suôn sẻ phụ thuộc vào kỹ năng chủ trì cuộc họp của người quản lý và cả thái độ của các thành viên tham gia.
Khuê Lâm (Tổng hợp)
