Kỹ năng hành chính văn phòng không thể thiếu cho công việc | Edu2Review
Kỹ năng hành chính văn phòng không thể thiếu cho công việc

Kỹ năng hành chính văn phòng không thể thiếu cho công việc

Cập nhật lúc 06/02/2020 14:14
Trang bị đủ các kỹ năng hành chính văn phòng sẽ giúp bạn hoàn thành tốt công việc và có cơ hội thăng tiến, ghi điểm trong mắt cấp trên. Vậy, đâu là những kỹ năng cần thiết cho dân văn phòng?

Hành chính văn phòng là bộ phận cốt lõi của một công ty, phục vụ cho nhiều hoạt động khác nhau. Với khối lượng và tính chất công việc liên quan đến nhiều bộ phận trong công ty như vậy, những kỹ năng hành chính văn phòng sẽ giúp bạn cân đối và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Nhiều người nghĩ rằng công việc văn phòng chỉ ngồi bàn giấy và máy tính, thường không sử dụng nhiều đến kỹ năng giao tiếp. Tuy nhiên, bạn cần có khả năng giao tiếp để trao đổi công việc với các phòng ban khác trong công ty. Kỹ năng giao tiếp còn rất quan trọng với bạn khi tham gia các cuộc họp giao ban, báo cáo công việc, họp ý tưởng… Bạn cần biết cách xử sự đúng đắn, lịch sự và hài hòa gắn kết với mọi người, biết tự kiềm chế khi tức giận. Hãy tinh ý và thông minh, biết cách tiếp thu những phản hồi, lời khuyên trong mọi tình huống.

Giao tiếp sẽ giúp việc kết nối với các bộ phận khác dễ dàng hơn (Nguồn: pinterest)

Giao tiếp giúp việc kết nối với các bộ phận khác dễ dàng hơn (Nguồn: pinterest)

Không chỉ nói chuyện trực tiếp, bạn còn cần học cách giao tiếp với đồng nghiệp qua điện thoại, e-mail. Kỹ năng giao tiếp cũng liên quan đến việc lắng nghe, xây dựng niềm tin và tôn trọng ý kiến, quan điểm của người khác. Không cần phải nói hay như diễn giả, bạn chỉ cần rèn luyện khả năng sử dụng ngôn ngữ trong công việc và phong thái, giọng nói tự tin, thuyết phục.

Nhân viên văn phòng có khả năng giao tiếp luôn được đánh giá cao và thăng tiến nhiều lần so với những người khác. Người không có kỹ năng giao tiếp có thể mang hình ảnh thiếu chuyên nghiệp, khó tạo ấn tượng tốt trong mắt lãnh đạo.

Kỹ năng tin học văn phòng

Kỹ năng tin học văn phòng không yêu cầu bạn giỏi như một chuyên gia mà chỉ cần thành thạo các phần mềm, ứng dụng cần thiết trong công việc. Để thành thạo các kỹ năng văn phòng bạn cần biết sử dụng Word, Excel, Powerpoint để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, soạn thảo hợp đồng lao động, báo cáo công việc…

Ngày nay công nghệ thông tin không ngừng phát triển và được các công ty, doanh nghiệp nhanh chóng ứng dụng vận hành trong công việc. Bạn cần phát huy tốt khả năng tự tìm hiểu, học hỏi các công cụ khác nhau trên máy tính để ứng dụng, vì đây là một trong những đòi hỏi quan trọng của kỹ năng hành chính văn phòng.

Nhân viên văn phòng cần biết sử dụng máy tính để xử lý công việc (Nguồn: vatgia)

Nhân viên hành chính văn phòng cần biết sử dụng máy tính để xử lý công việc (Nguồn: vatgia)

Kỹ năng xử lý giải quyết vấn đề

Khối lượng văn bản, e-mail… cần phải xử lý và công việc của bạn không phải lúc nào cũng thuận lợi, suôn sẻ. Trong quá trình làm việc, chắc chắn sẽ phát sinh những vấn đề không lường trước. Lúc này, bạn phải biết cách giải quyết vấn đề để không làm ảnh hưởng đến công việc. Bạn không thể tránh khỏi những cuộc tranh cãi, xung đột ở môi trường làm việc, do đó bạn cần biết cách xử lý.

Khi có vấn đề phát sinh bạn cần nhìn nhận, phân tích trước khi cố gắng tìm ra cách giải quyết. Không phải tất cả các vấn đề có ảnh hưởng đến mình đều do chính bạn giải quyết. Nếu bạn không đủ quyền hạn hay năng lực để giải quyết thì cách tốt nhất là chuyển vấn đề đó cho người có đủ thẩm quyền. Đôi khi bạn cần gạt bỏ cái tôi của bản thân để hoàn thành công việc, không ảnh hưởng đến lợi ích chung của phòng ban, công ty.

Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc

Biết sắp xếp và tổ chức công việc, đưa ra lộ trình, kế hoạch cụ thể sẽ giúp bạn kiểm soát được thời gian, hoàn thành nhiệm vụ được giao. Công việc hành chính văn phòng chủ yếu liên quan đến xử lý văn bản, giấy tờ, hồ sơ… Vì vậy, bạn cần phải rèn luyện, ghi nhớ kỹ năng này để không bỏ sót và nhầm lẫn các loại giấy tờ hồ sơ với nhau.

Mỗi người cần sắp xếp công việc, quản lý thời gian hiệu quả hơn (Nguồn: techsignin)

Mỗi người cần sắp xếp công việc, quản lý thời gian hiệu quả hơn (Nguồn: techsignin)

Một số điều bạn cần nắm rõ khi muốn hoàn thiện kỹ năng hành chính văn phòng này là:

  • Chuẩn bị một cuốn sổ để ghi chép những công việc cần làm trong ngày.

  • Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc. Bạn có thể đánh số theo mức độ quan trọng của công việc, dùng bút màu để đánh dấu, phân loại giấy tờ cần thiết vào các cặp tài liệu khác nhau...

  • Có tư duy logic, biết phản ứng, tự phán đoán một cách nhanh chóng, quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề quan trọng.

  • Biết quản lý và phân bổ thời gian hợp lý.

  • Biết cách từ chối khi sếp giao cho bạn quá nhiều công việc. Đôi khi quá nhiều công việc sẽ làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng của những nhiệm vụ khác của bạn. Nếu gặp trường hợp này bạn nên từ chối một cách tế nhị.

Bạn có thể bắt đầu rèn luyện từ việc sắp xếp lại tài liệu trong máy tính. Bố trí tài liệu trong máy tính hợp lý có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Để dễ nhớ hơn bạn có thể ghi lại tên các thư mục, tệp tài liệu. Tiếp theo, bạn nên sắp xếp bàn làm việc gọn gàng và khoa học. Bàn làm việc lộn xộn với nhiều tài liệu có thể khiến bạn không biết bắt đầu công việc từ đâu.

Kỹ năng làm việc nhóm

Dù bạn là ai, làm bất kỳ công việc gì, bạn không thể làm việc một mình. Một nhân viên làm việc hiệu quả phải có khả năng hợp tác cùng người khác, giao tiếp tốt với đồng nghiệp và học hỏi kinh nghiệm từ họ. Kỹ năng hành chính văn phòng này càng cần thiết khi nhân viên văn phòng còn phải hợp tác với các phòng ban khác để giải quyết công việc chung. Đặc biệt, nhiều công ty, doanh nghiệp thường đưa yêu cầu kỹ năng làm việc nhóm là một trong những tiêu chí tuyển dụng.

Bất kỳ ngành nghề nào cũng đều cần kỹ năng làm việc nhóm (Nguồn: businesstown)

Bất kỳ ngành nghề nào cũng đều cần kỹ năng làm việc nhóm (Nguồn: businesstown)

Trên đây là một số kỹ năng hành chính văn phòng cần thiết với những người muốn muốn làm việc ở vị trí này. Chúc bạn nhanh chóng tìm được công việc phù hợp và thành công.

Thường Lạc (Tổng hợp)


Có thể bạn quan tâm

Kỹ năng, nghiệp vụ

Một số kỹ năng văn phòng cần phải biết trong thời đại 4.0

06/02/2020

Kỹ năng văn phòng tốt sẽ giúp bạn phát huy tối ưu hiệu quả công việc và dễ dàng gây được ấn tượng ...

Kỹ năng, nghiệp vụ

Học tin học văn phòng ở đâu tốt tại Thành phố Hồ Chí Minh? (Phần 2)

06/02/2020

Nhu cầu học tin học văn phòng ngày càng tăng do điều kiện của các nhà tuyển dụng lao động tại các ...

Kỹ năng, nghiệp vụ

Logistics: Sự liên kết không thể thiếu trong Chuỗi cung ứng 

03/08/2020

Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, Logistics là một phần không thể thiếu trong Chuỗi cung ứng của ...

Kỹ năng, nghiệp vụ

FIATA – Tổ chức lớn nhất thế giới trong lĩnh vực giao nhận vận tải

04/08/2020

Với nhiệm vụ chính là hình thành tiêu chuẩn nghề nghiệp và nâng cao năng lực quản lý, FIATA ...