Những người từng làm qua công tác xin tài trợ cho các chương trình của sinh viên hẳn sẽ thấu hiểu những vất vả, khó khăn và thách thức của công việc này. Tâm lý chán nản, muốn bỏ cuộc chắc chắn sẽ xuất hiện trong hành trình xin tài trợ. Thật khó cho những bạn sinh viên ít kinh nghiệm hay lần đầu tham gia vào công việc này. Vì thế, bài viết sau sẽ mách những bước cơ bản, giúp sinh viên biết cách xin tài trợ cho sự kiện của câu lạc bộ, hội nhóm, đoàn, khoa…
Xác định đúng nhà tài trợ tiềm năng
Việc “khoanh vùng” khách hàng tiềm năng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng hiệu quả. Tương tự, bạn cũng cần xác định đúng nhà tài trợ tiềm năng để tăng khả năng thành công. Câu hỏi đâu là những nhà tài trợ tiềm năng sẽ có đáp án khi bạn cùng đồng đội của mình phân tích các yếu tố sau:
Đối tượng tham dự sự kiện của bạn là ai?
Bạn cần xác định đối tượng tham gia có phù hợp với đối tượng khách hàng hay cộng đồng tiềm năng của công ty mà bạn muốn xin tài trợ hay không. Đối với các sự kiện dành cho sinh viên, bạn có thể hướng đến các nhà tài trợ là công ty thiết bị số như điện thoại, sản phẩm đồ ăn nhanh, nước giải khát, thời trang, những trung tâm đào tạo kỹ năng, trung tâm ngoại ngữ, ngân hàng, công ty máy tính... Bạn cũng có thể căn cứ vào ngành/khối ngành của sinh viên theo học mà "khoanh vùng" các nhà tài trợ tiềm năng.
Những chương trình các công ty thường tài trợ
Dựa trên những chương trình các công ty từng tài trợ, bạn có thể xác định được “gu” của từng thương hiệu và đoán xem sự kiện của mình có “hợp khẩu” họ hay không. Ví dụ, CocaCola hay Yomost hay tài trợ cho các chương trình có đối tượng người tham dự trẻ trung, khẳng định cá tính… Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý đến tầm vóc của chương trình, những thương hiệu lớn thường chỉ tài trợ các chương trình hoành tráng, có giá trị lớn.
Tài trợ bao nhiêu là đủ?
Thông thường, nhà tổ chức sự kiện thường chia các gói tài trợ thành nhiều hạng mức khác nhau tùy theo giá trị như: tài trợ độc quyền, tài trợ kim cương, tài trợ vàng… Trước khi thiết kế hồ sơ xin tài trợ, bạn cần xác định ngân sách tối thiểu để có thể tổ chức sự kiện và thời hạn phải chốt tất cả các khoản tài trợ.
Cách xin tài trợ cho sự kiện tiếp theo là luôn có kế hoạch dự phòng. Để tránh rủi ro không xin được tài trợ toàn phần, bạn nên dự trụ khoản tài trợ tối thiểu là 70 – 80%, số còn lại có thể tự xoay sở hoặc thay đổi chương trình theo hướng tối giản ngân sách.
Cân nhắc các gói tài trợ
Một điểm cần lưu ý là nếu tài trợ tiền mặt, các nhà tài trợ thường chỉ ứng trước 50 – 70% giá trị. Sau khi bạn đảm bảo đầy đủ quyền lợi của họ trước, trong và sau khi chương trình kết thúc tốt đẹp, họ sẽ quyết định tiếp về phần còn lại.
Bạn cần cân nhắc đến vấn đề này để chuẩn bị sẵn một khoản ngân sách đủ để làm sự kiện trong trường hợp chưa nhận được 100% giá trị tài trợ. Bên cạnh đó, việc làm này cũng hạn chế khả năng “thất bại” nếu chẳng may nhà tài trợ từ chối chi trả phần còn lại nếu chương trình không thành công như mong đợi.
Đưa ra những gì nhà tại trợ cần chứ không chỉ nói đến thứ mình có
Một trong những bước quan trọng trong cách xin tài trợ cho sự kiện chính là xây dựng hồ sơ tài trợ. Hãy nhìn nhận hồ sơ mời tài trợ của bạn dưới con mắt của doanh nghiệp để xem xét về tính thuyết phục. Để tăng khả năng thành công của lời mời tài trợ, bạn hãy phân tích công ty, doanh nghiệp coi trọng những điểm nào trong sự kiện của bạn. Điều đầu tiên nhà tài trợ quan tâm là điểm nhấn của sự kiện là gì và làm thế nào để chương trình thành công. Khả năng thành công của sự kiện được xem xét theo 2 yếu tố:
- Nhà tổ chức là ai, có đáng tin cậy về khả năng tổ chức sự kiện hay không. Nếu bạn là thành viên của một câu lạc bộ, đội nhóm nhỏ thì vẫn có cơ hội nhận được tài trợ nếu làm cho doanh nghiệp tin tưởng. Điều đó thể hiện qua background tốt về tổ chức của bạn, về những chương trình tương tự đã thực hiện và cách tổ chức các chương trình đó.
- Sự kiện đó có gì độc đáo, thú vị? Chương trình của bạn có gì khác so với những sự kiện cùng chủ đề? Điểm thu hút người tham gia của sự kiện là gì?... sẽ là những câu hỏi mà nhà tài trợ quan tâm trước khi đồng ý lời đề nghị của bạn.
Sau đó, nhà tài trợ sẽ cân nhắc mức độ phù hợp của sự kiện và giá trị tài trợ so với mục tiêu marketing của công ty:
- Khách hàng của công ty: đối tượng tham dự sự kiện của bạn có phải là khách hàng hay cộng đồng tiềm năng mà công ty đang hướng đến hay không?
- Công ty sẽ nhận được gì từ việc tài trợ? Nghiên cứu yếu tố này sẽ giúp bạn có thể đưa ra những lợi ích, giải pháp hợp lý cho doanh nghiệp. Hãy trình bày những gì doanh nghiệp cần chứ không chỉ nói những điều bạn có. Có nhà tài trợ sẽ cần quảng bá thương hiệu, có nhãn hàng muốn lấy lòng công chúng, có công ty đặt mục tiêu thúc đẩy doanh số… Ví dụ, nếu một nhà tài trợ muốn đẩy mạnh việc bán hàng, hãy đề nghị một gian hàng ngay tại sự kiện, bạn sẽ được đánh giá cao về sự linh hoạt này.
- Ngân sách xin tài trợ có tương xứng với những gì chương trình mang lại cho công ty không?
- Điều cuối cùng cũng quan trọng không kém là nhà tài trợ sẽ nhận được lợi ích truyền thông như thế nào thông qua sự kiện này. Bạn có thể đề xuất một số quyền lợi như:
- Song hành cùng sự kiện trên các phương tiện truyền thông
- Xuất hiện logo thương hiệu trên các vật phẩm, tài liệu truyền thông
- Trưng bày sản phẩm
- Bán hàng
- Quảng cáo về nhà tài trợ miễn phí trên các kênh bảo trợ truyền thông
- Làm khảo sát, thăm dò đối tượng khách hàng doanh nghiệp hướng đến
- Chia sẻ dữ liệu người tham gia sự kiện
- …
Làm thế nào để xây dựng niềm tin cho nhà tài trợ?
Một trong những cách xin tài trợ cho sự kiện tiếp theo là tạo dựng được niềm tin với khách hàng của mình. Niềm tin được củng cố từ nhiều yếu tố, kể cả những chi tiết nhỏ nhặt nhất. Bạn cần cả một quá trình để xây dựng niềm tin với nhà tài trợ: từ cuộc gọi đầu tiên, cách trình bày email cho đến khi kết thúc chương trình. Ở mỗi giai đoạn của việc xin tài trợ đều để lại ấn tượng giúp bạn có thể xây dựng niềm tin. Một vài yếu tố quan trọng giúp bạn có được sự tin tưởng của nhà tài trợ:
Chuẩn bị một kế hoạch kỹ lưỡng
Hãy chuẩn bị mọi thứ từ kế hoạch hành động, mục tiêu và thời gian cụ thể cho từng giai đoạn. Bên cạnh đó, bạn hãy liệt kê công việc của từng ban chuyên môn, cách thức quản lý, KPI theo dõi và hiệu quả từ việc đo lường… Thậm chí, bạn còn có thể bổ sung kế hoạch cho những trường hợp xấu nhất và cách ứng phó với từng tình huống cụ thể. Điều này không chỉ thể hiện bạn là một nhà tổ chức chuyên nghiệp, có kinh nghiệm mà còn coi trọng quyền lợi của nhà tài trợ và hiệu quả công việc.
Báo cáo thường xuyên tiến độ các quyền lợi nhà tài trợ sẽ nhận được
Tuyệt đối không được nhận tài trợ xong rồi không cần quan tâm gì cả. Việc chăm sóc nhà tài trợ và quyền lợi của họ ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín hoặc vấn đề giải ngân sau khi kết thúc chương trình.
Nếu chương trình của bạn là một sự kiện kéo dài, hãy báo cáo từng giai đoạn nhỏ sau khi kết thúc để doanh nghiệp tài trợ cập nhật tình hình. Sau khi kết thúc toàn bộ sự kiện, bạn cần chuẩn bị một bản báo cáo hoàn chỉnh về KPI, hiệu quả và thực thi quyền lợi cho doanh nghiệp. Ngoài ra, đừng quên lời cảm ơn từ hiệu trưởng hoặc người đứng đầu đơn vị tổ chức sự kiện, kỷ niệm chương hoặc quà cảm ơn gửi đến nhà tài trợ.
Ai là người nên đi gặp nhà tài trợ?
Sau khi gửi hồ sơ tài trợ và thành công trong việc hẹn gặp người có thẩm quyền để trao đổi trực tiếp, bạn nên xác định “ê-kíp” sẽ đi gặp doanh nghiệp. Theo Edu2Review, bạn nên chuẩn bị một nhóm tối thiểu gồm 3 người:
- Người vận động tài trợ: đóng vai trò làm cầu nối giữa nhà tổ chức và doanh nghiệp tài trợ.
- Người lập ý tưởng, viết chương trình: đây là người nắm rõ linh hồn của sự kiện, họ sẽ là người thấu hiểu nội dung chương trình và truyền tải thông điệp theo cách thuyết phục nhất.
- Người trực tiếp tổ chức sự kiện: nhà tài trợ có thể muốn biết về sơ đồ tổ chức sự kiện, quá trình diễn ra chương trình… Vì thế, nhà tổ chức sự kiện là nhân tố cần có nhằm giải đáp những thắc mắc này.
Edu2Review – đơn vị đồng hành cùng sinh viên qua nhiều chương trình
Edu2Review là nền tảng đánh giá giáo dục thuộc công ty Cổ phần Chỉ số Tín nhiệm Quốc tế – Ebrand Index Value (EBIV JSC). Tự hào là thương hiệu đầu tiên thuộc hệ sinh thái các thương hiệu đánh giá tín nhiệm giáo dục, Edu2Review quyết tâm cống hiến cho xã hội với sứ mệnh là “Choose the best education – Giúp học viên lựa chọn dịch vụ giáo dục phù hợp nhất”.
Sứ mệnh của Edu2Review là giúp học sinh, sinh viên, người đi làm tìm được nơi học phù hợp một cách dễ dàng. Thông qua việc tham khảo những đánh giá khách quan, đa chiều từ người đi trước, người học có thể đưa ra lựa chọn về nơi học. Qua đó, Edu2Review đã góp phần kết nối học viên với những đơn vị giáo dục uy tín.
Hoạt động gắn với sứ mệnh cao cả trên đã giúp Edu2Review gắn kết và thấu hiểu thế hệ sinh viên ngày nay. Trong thời gian 2017 – 2020, Edu2Review đã đồng hành và tài trợ cho 750 chương trình của hơn 75 trường đại học, cao đẳng trên cả nước với tổng kinh phí lên đến hơn 5 tỷ đồng. Nhiều chương trình Edu2Review góp mặt đã tổ chức rất thành công như Tìm kiếm CEO Tương lai (Đại học Kinh tế TP.HCM), Khởi Nghiệp Kinh Doanh (Đại học Ngân hàng),Techcamp Saigon Uni (Đại học Bách khoa TP.HCM), Startup Zone, Say To Succeed...
Các hình thức tài trợ của Edu2Review bao gồm: bảo trợ truyền thông, học bổng khuyến học, kết nối diễn giả, hỗ trợ nền tảng kỹ thuật thi trắc nghiệm...
Các câu lạc bộ, đội nhóm, đơn vị có nhu cầu liên hệ tài trợ vui lòng gửi hồ sơ về:
- Email: [email protected]
- Hotline: 1900636910 (phím số 4)
- Inbox facebook: https://www.facebook.com/ChiSoTinNhiem/
Hy vọng với những bí quyết này, bạn đã biết cách xin tài trợ cho sự kiện, đặc biệt là các chương trình cho sinh viên. Hãy chuẩn bị thật chi tiết để có một chương trình thành công, bạn nhé!
Anh Thư (Tổng hợp)
Nguồn ảnh cover: phongvu
