Mặc dù có nhiều điểm chung với các công việc cùng ngành, trên thực tế Sale admin có những yêu cầu riêng về công việc cũng như kỹ năng của Sale admin trong ngành Nhà hàng - Khách sạn cũng có nhiều điểm khác biệt so với những công việc tưởng chừng tương tự như sale tổng đài, account...
Sale admin là gì?
Sale admin là tên gọi ngắn gọn của Sales Administrator, đây là vị trí thư ký phòng kinh doanh, người có nhiệm vụ hỗ trợ hoạt động kinh doanh cho bộ phận. Sale admin sẽ thực hiện công việc, làm báo cáo trực tiếp cho Trưởng bộ phận. Vị trí này phải nắm được các hoạt động chung của team và có nhiệm vụ hỗ trợ Trưởng bộ phận không bỏ qua những hoạt động đó. Có thể nói, đây là một vị trí khá quan trọng.
Mức lương cho vị trí này còn phụ thuộc vào kỹ năng, kinh nghiệm của bạn nhưng khởi điểm thường ở mức 7.000.000 VNĐ/ tháng.
Công việc của Sale admin
Sale admin tuy không phải gặp mặt khách hàng trực tiếp nhiều mà chủ yếu là công việc hành chính bàn giấy. Chức năng, nhiệm vụ phổ biến của Sale Admin tại nhà hàng, khách sạn là soạn thảo, chỉnh sửa và quản lý các văn bản liên quan đến công việc kinh doanh như làm thư chào hàng, báo giá, hợp đồng… Họ cũng là người thực hiện báo cáo doanh thu chi tiết để trình lên cấp trên, cập nhật dữ liệu kinh doanh của từng nhân viên bộ phận kinh doanh.
Sale admin cũng có thể tham gia vào quá trình xây dựng kế hoạch hoạt động và tiến hành theo dõi, nhắc nhở các nhân viên khác trong bộ phận thực hiện đúng theo kế hoạch. Là thư ký phòng kinh doanh, khi gọi điện tới bộ phận này bạn cũng sẽ thường tiếp cận với Sale admin đầu tiên. Do đó, kỹ năng của Sale admin không thể thiếu là kỹ năng giao tiếp, thiết lập cuộc hẹn giữa nhân viên sales với các khách hàng tiềm năng.
Đôi khi, họ cũng sẽ có vai trò tư vấn dịch vụ cho khách hàng, thuyết phục khách sử dụng dịch vụ và ký hợp đồng với doanh nghiệp. Sale admin có thể kết hợp với bộ phận Chăm sóc khách hàng để giải đáp thắc mắc và giải quyết yêu cầu của khách, đảm bảo khách hàng luôn cảm thấy hài lòng với dịch vụ của nhà hàng, khách sạn. Đồng thời, họ cũng có trách nhiệm thu thập và giải quyết ý kiến phản hồi của khách hàng trên các phương tiện truyền thông.
Sale admin là công việc đôi khi cũng có áp lực (Nguồn: shortcoursefinder)
Kỹ năng của Sale admin
Sau khi đã hiểu được công việc của Sale admin, hẳn nhiên bạn cũng đã có hình dung cơ bản về những kỹ năng của Sale admin. Vị trí này vừa đòi hỏi những kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp vừa cần đến những kỹ năng hành chính cơ bản. Để làm tốt công việc của Sale admin, bạn cần có những kỹ năng sau:
- Kỹ năng tự học
Sale admin là công việc đòi hỏi rất nhiều kiến thức tổng hợp từ kinh tế, kinh doanh, marketing đến truyền thông. Những kiến thức về kinh tế là nền tảng để bạn phát triển những kỹ năng kinh doanh. Trong khi đó, kiến thức marketing sẽ cho bạn biết cách truyền tải tới khách hàng giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Đây là những yếu tố hình thành kỹ năng chuyên môn cho một Sale admin.
Để có được khối lượng kiến thức "khủng" thì Sale admin cần có kỹ năng tự học để luôn chủ động cập nhật kiến thức mới. Và làm thế nào để không rơi vào lý thuyết suông thì Sale admin cần có tư duy linh hoạt để có thể áp dụng kiến thức vào thực tiễn của doanh nghiệp, đồng thời trau dồi kỹ năng chuyên môn để đạt được hiệu quả công việc.
- Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả luôn được xem là yếu tố then chốt đối với sự phát triển toàn diện của một người, đặc biệt là với nhân viên sales nói chung. Người làm Sale admin thường xuyên gặp gỡ khách hàng trực tiếp và gián tiếp, thường trao đổi công việc với các đồng nghiệp cùng bộ phận hoặc khác bộ phận để đảm bảo sự phối hợp trơn tru, vì vậy bạn phải nắm vững kỹ năng giao tiếp.
Kỹ năng giao tiếp tốt giúp công việc thuận lợi (Nguồn: erasmuspluscourses)
- Kỹ năng làm việc nhóm
Ứng viên ứng tuyển vào vị trí Sale admin cần thể hiện kỹ năng làm việc nhóm, phối hợp tốt với các phòng, ban khác. Kỹ năng làm việc nhóm là những cách thức khiến nhiều người cùng thực hiện mục tiêu chung. Một tập thể phối hợp công việc ăn ý với nhau sẽ tạo nên sự nhịp nhàng trong công việc.
- Kỹ năng đối mặt với áp lực
Trong công việc không phải lúc nào mọi chuyện cũng thuận lợi, công việc nào cũng phải trải qua những khó khăn, thách thức nhất định. Kỹ năng của sale admin mà bạn không thể bỏ qua là đối mặt với áp lực để vẫn duy trì được hiệu quả công việc. Bạn cần có lối tư duy tích cực để chịu được áp lực công việc cao như lập kế hoạch làm việc khoa học, thư giãn lấy lại hứng thú và nâng cao kỹ năng giải quyết công việc.
Đây là một kỹ năng vô cùng quan trọng, nó có thể quyết định sự thành bại cho công việc bạn đang làm. Dù một người có ý tưởng độc đáo mà khi cần lại không thể trình bày thì cũng khó lòng đạt được thành công. Để trở thành một người thành công, bạn không chỉ cần kiến thức, tư duy sáng tạo mà còn phải có khả năng ăn nói, phong thái đĩnh đạc trước mọi người, đặc biệt là nếu bạn đang đặt mục tiêu trở thành quản lý bộ phận.
Kỹ năng thuyết trình giúp Sale admin dễ dàng thăng tiến (Nguồn: emotions)
- Ngoại ngữ
Các đơn vị kinh doanh nhà hàng, khách sạn quốc tế ngày càng xuất hiện nhiều tại Việt Nam, họ luôn có nhu cầu tuyển dụng nhân sự người Việt nhưng không chỉ giỏi chuyên môn mà phải biết sử dụng thành thạo ngoại ngữ. Tiếng Anh là một ngôn ngữ quốc tế được sử dụng phổ biến. Tuy nhiên hiện nay biết tiếng Anh chưa hẳn là đã đáp ứng đủ được yêu cầu của các công ty. Việc biết thêm một ngoại ngữ nữa như tiếng Trung, Nhật, Hàn... sẽ có thể tạo ra lợi thế lớn.
Sale admin là việc làm hấp dẫn với các bạn trẻ, giúp bạn học hỏi thêm nhiều kỹ năng quan trọng. Hiểu được Sale admin là gì và nắm được yêu cầu kỹ năng của Sale admin, bạn sẽ dễ dàng tiếp nhận công việc và có cách rèn luyện tố chất để đáp ứng công việc này.
Khuê Lâm (Tổng hợp)
