Email là một trong những công cụ trao đổi thông tin của thời đại 4.0 ngày nay. Để sử dụng một cách hiệu quả, bạn cần phải hiểu rằng gửi tin nhắn qua email cũng giống như những hình thức liên lạc khác, các yếu tố đều phải rõ ràng, ngắn gọn và lịch sự.
Tại sao cần phải rèn luyện kỹ năng viết email?
Ngày nay, với sự phát triển bùng nổ của internet và công nghệ thông tin, số lượng người sử dụng email ngày càng phổ biến trong công việc, như thăm hỏi, trao đổi, giao dịch với khách hàng…
Viết email tốt là kỹ năng mà không phải ai cũng có (Nguồn: 1.bp.blogspot)
Tuy nhiên, do tính chất nhanh và ngắn gọn, email có thể gây ra những hiểu lầm không đáng có trong các mối quan hệ công việc cũng như cuộc sống cá nhân. Vì thế, bạn cần biết kỹ năng sử dụng email hiệu quả và hạn chế những lỗi khi viết ở mức thấp nhất.
Các nguyên tắc viết email
Đặt tiêu đề rõ ràng, dễ hiểu
Tiêu đề sẽ quyết định việc người nhận có mở email đọc hay không, bởi chỉ cần nhìn vào đó là họ đã nắm bắt được phần nào nội dung chính. Đáng tiếc, nhiều người khi gửi thư lại đánh giá thấp tầm quan trọng của tiêu đề. Vì vậy, nội dung của phần này thường ít hấp dẫn, không thể hiện rõ mục đích của thư được gửi đi.
Tiêu đề email “nghiêm túc” sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận (Nguồn: crmviet)
Thu hút sự chú ý và cung cấp nội dung ngắn gọn, chính xác cho người nhận email là chức năng chính của tiêu đề. Theo đó, bạn cần lựa chọn ngôn từ một cách cẩn thận để tạo ra một thông điệp rõ ràng đến người đọc. Nếu bạn đáp ứng được yêu cầu này, cơ hội để người nhận đọc email sẽ cao hơn. Ngược lại, họ sẽ xóa email hoặc chẳng bao giờ mở ra.
Đặt tên tài khoản email chuyên nghiệp
Tên tài khoản bạn dùng để gửi thư cũng rất quan trọng, giúp bạn gây ấn tượng ban đầu cho người nhận và giúp họ biết được người gửi là ai một cách rõ ràng hơn. Ngoài ra, tên email cũng có thể giúp bạn thể hiện tính chuyên nghiệp trong công việc.
Hiện tại, phần lớn các nhân viên văn phòng đều sử dụng email của công ty. Tuy nhiên, nếu có nhu cầu sử dụng email cá nhân, bạn nên sử dụng tên của mình để đặt tên cho tài khoản, điều này sẽ giúp bạn tạo được sự tin cậy cho người nhận.
Tên email cần được đặt sao cho phù hợp ngữ cảnh (Nguồn: ichef.bbci)
Độ dài của thư
Chắc hẳn bạn đã từng nhận được những email dài dòng. Điều này thường làm cho bạn cảm thấy “ngán” trước khi bắt đầu đọc đúng không? Việc đưa quá nhiều thông tin vào một email sẽ mang lại những phản ứng tiêu cực từ người đọc ngay lúc họ nhìn thấy. Vì vậy, bạn hãy viết email một cách ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ nhất có thể.
Đừng vội gửi email ngay lập tức
Đừng vội nhấn nút gửi ngay tức thì khi vừa mới viết xong. Hãy dành thời gian đọc lại email bạn vừa viết một lần nữa. Ngoài ra, bạn nên nhờ một ai đó đọc lại và nhận xét bức thư. Ghi nhớ rằng, nếu email của bạn là mẫu chuẩn để gửi thông tin tới tất cả mọi người thì hãy cân nhắc thật kỹ trước khi đưa ra quyết định gửi nhé.
Đọc lại email một cách cẩn thận trước khi gửi là điều nên làm và phải làm (Nguồn: ioffice.tatthanh)
Hạn chế dùng dấu chấm than
Nhiều người có thói quen đặt rất nhiều dấu chấm than sau mỗi câu viết, điều này dẫn đến việc email trở nên quá "cảm xúc cá nhân", thậm chí tạo cảm giác như đang ra lệnh cho người đọc và thiếu chuyên nghiệp. Vì thế, bạn chỉ nên sử dụng dấu chấm than khi thật cần thiết.
Để ý đến khác biệt văn hóa
Khi viết email, những bất đồng về văn hóa, ngôn từ có thể xảy ra. Hãy điều chỉnh thông điệp phù hợp với từng đối tượng và mức độ bạn hiểu rõ về họ.
Đối với những nền văn hóa như Nhật, Ả Rập hay Trung Quốc, họ luôn muốn hiểu rõ về bạn trước khi quyết định hợp tác làm ăn. Khi trao đổi qua email với các đối tác đến từ những quốc gia này, bạn hãy cố gắng cung cấp nhiều thông tin chính xác, đi kèm việc giới thiệu về bản thân và hỏi thăm sức khỏe.
Vấn đề văn hóa cũng cần được chú ý khi viết email (Nguồn: ketoanthienluat)
Ngược lại, đối với các nền văn hóa như Đức, Mỹ hay Scandinavian, bạn có thể đi thẳng vào vấn đề ngay lập tức, với lối diễn giải càng súc tích càng tốt.
Trên đây là một vài nguyên tắc cơ bản của việc giao tiếp qua email mà bạn cần biết nếu đang đi làm. Hy vọng những chia sẻ của Edu2Review sẽ giúp ích cho các bạn.
Cẩm Tú (Tổng hợp)
