Mặc dù, trong thời đại công nghệ 4.0 có rất nhiều cách thức để liên lạc nhưng gọi điện thoại vẫn là phương thức được sử dụng phổ biến. Vì vậy, bạn nên nghiêm túc suy nghĩ về việc cải thiện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại trong kinh doanh. Nếu vẫn chưa biết bắt đầu từ đâu thì bài viết này sẽ "mở đường" cho bạn!
Bảng xếp hạng
Trung tâm đào tạo kỹ năng phát triển bản thân
Hãy nhiệt tình và nói rõ ràng
Đây là hai trong số những yếu tố quan trọng khi tiếp nhận một cuộc gọi. Hãy tưởng tượng, bạn đang muốn phàn nàn về một vấn đề gì đó, nhưng đầu dây bên kia là một giọng nói tràn đầy năng lượng cùng thái độ niềm nở và sẵn sàng lắng nghe, có phải bạn sẽ phần nào nguôi đi cơn giận và lời lẽ cũng sẽ nhỏ nhẹ hơn nhiều.
Tất nhiên, sự nhiệt tình không phải là tất cả. Điều quan trọng không kém là bạn phải kiểm soát được tốc độ và mức độ rõ ràng trong câu chữ để người gọi hiểu được điều bạn đang nói. Người có kỹ năng giao tiếp qua điện thoại trong kinh doanh luôn biết cách thể hiện sự điềm tĩnh của mình và làm chủ được tốc độ nói.
Nếu bạn là người mới, một mẹo nhỏ là hãy chờ 1 nhịp chuông đầu tiên, hít thật sâu rồi mới nhấc máy. Khoảng thời gian chờ sẽ giúp bạn có thể lấy bình tĩnh và chuẩn bị tinh thần để nghe điện thoại.
Hãy luôn chuẩn bị tinh thần trước khi nhấc máy (Nguồn: innovan)
Chỉ tập trung vào cuộc gọi
Có rất nhiều điều cần lưu ý đề sở hữu kỹ năng giao tiếp qua điện thoại hoàn hảo. Nhưng nguyên tắc cơ bản mà bạn không được phép quên chính là tập trung vào cuộc nói chuyện. Đây là yếu tố cơ bản để bạn cung cấp trải nghiệm tích cực cho người ở bên kia đầu dây.
Nếu bạn là một nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, việc tập trung vào cuộc gọi là điều hiển nhiên. Tuy nhiên, nếu bạn đảm nhận vị trí ở các bộ phận khác, việc nghe điện thoại không phải là nhiệm vụ thường xuyên thì sẽ rất hay xảy ra tình trạng vừa nghe máy vừa làm công việc đang dang dở. Đây là điều tối kị khi giao tiếp điện thoại trong công việc vì dễ nảy sinh tình trạng nói nhầm nội dung cần trao đổi.
Để hạn chế lỗi sai này, bạn phải luôn tâm niệm về vai trò của các cuộc gọi đến và luôn chuẩn bị tinh thần sẵn sàng khi nghe máy. Khi đang làm dở việc và có cuộc điện thoại, bạn hãy tạm ngừng công việc đang làm và hít một hơi thật sâu trước khi nhấc máy.
Đừng để việc riêng khiến bạn phân tâm khi nói chuyện điện thoại (Nguồn: istockphot)
Kiểm tra kỹ thông tin quan trọng
Đôi khi, dù bạn tập trung lắng nghe cuộc gọi cũng không tránh khỏi trường hợp bỏ lỡ những gì người khác đang nói. Điều này có thể do đường truyền cuộc gọi không ổn định, ảnh hưởng bởi thời tiết hay môi trường xung quanh hoặc do người gọi nói không rõ ràng. Khi gặp tình huống này, bạn nên xác nhận lại những thông tin quan trọng một cách lịch sự và nhẹ nhàng.
Học cách kiên nhẫn
Dù giao tiếp qua điện thoại hay trò chuyện trực tiếp thì việc kiên nhẫn và đợi người kia nói hết ý đã trở thành phép lịch sự tối thiểu. Thậm chí, khi bạn phải tiếp chuyện với những khách hàng khó tính, lúc này bạn cần thể hiện kỹ năng lắng nghe và sự kiên nhẫn hơn cả. Hãy để người gọi giãi bày tất cả những điều gì họ muốn, miễn là những lời nói này không mang tính chất lạm dụng hoặc đe dọa. Sau đó, khi khách hàng đã nói xong vấn đề, bạn hãy trấn an và đưa ra giải pháp tốt nhất cho họ.
Kiên nhẫn lắng nghe thể hiện thái độ chuyên nghiệp của bạn (Nguồn: dulieutoancau)
Chú ý lời nói của bạn
Khi tiếp nhận cuộc gọi của những vị khách khó tính, bạn có thể bị ảnh hưởng về mặt tâm lý và đưa ra các phản hồi không đúng nguyên tắc giao tiếp. Trong mọi trường hợp, người nghe cần phải giữ thái độ tỉnh táo và sáng suốt, kiểm soát cảm xúc để đảm bảo luôn giữ hành vi đúng mực.
Thực hành
Nếu bạn muốn trau dồi kỹ năng giao tiếp qua điện thoại trong kinh doanh, cách tốt nhất chính là thực hành thường xuyên. Thông qua thực hành, bạn sẽ không chỉ cải thiện những hạn chế đang gặp phải mà còn thiết lập phản xạ nghe và nói chuyện điện thoại một cách tự nhiên.
Việc thực hành kỹ năng nghe điện thoại có thể được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau. Bạn có thể tự ghi âm và phân tích các bản ghi âm, hoặc nhờ bạn bè, người thân, đồng nghiệp đóng vai người nghe/gọi. Phản ứng của nhiều người trong vai trò là người nghe/gọi sẽ cung cấp cho bạn thêm nhiều ý tưởng về các cách ứng biến với cùng một vấn đề.
Trên đây là 6 nguyên tắc mà Edu2Review giới thiệu nhằm giúp bạn cải thiện được khả năng giao tiếp thông qua điện thoại. Đừng quên nguyên tắc cuối cùng, thực hành thật nhiều để biến các hoạt động bản năng thành kỹ năng nhé.
Khuê Lâm (Tổng hợp)
Nguồn ảnh cover: getweave
