Sau khi tìm hiểu đầy đủ các thông tin về thủ tục du học Nhật Bản, hoàn tất hồ sơ là việc rất cần thiết. Vậy cụ thể bạn cần phải làm những gì? Nếu như bạn còn phân vân, hãy tìm hiểu rõ ràng về các giấy tờ và điều kiện cần đáp ứng để con đường du học Nhật Bản diễn ra tốt đẹp.
1. Những giấy tờ cần chuẩn bị
- Đơn xin nhập học: Bạn có thể tải mẫu đơn từ trang web của trường hoặc tự mình viết. Toàn bộ thông tin trong đơn phải khớp với sơ yếu lý lịch và các giấy tờ cá nhân.
- Bằng tốt nghiệp: Bạn cần nộp bằng đại học hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp. Trong trường hợp đang học đại học hoặc đã ngừng học, bạn phải nộp giấy chứng nhận của trường kèm theo bằng tốt nghiệp phổ thông.
- Bảng điểm: Bạn cần nộp bảng điểm gốc của năm gần nhất so với thời điểm gửi hồ sơ du học Nhật.
- Chứng chỉ tiếng Nhật hoặc giấy chứng nhận học tiếng Nhật tại Việt Nam.
- Sơ yếu lý lịch: Bạn phải khai thông tin chính xác theo mẫu quy định của Cục Quản lý Nhập cảnh Tokyo. Tất cả thông tin cần được khai trung thực, chính xác, đầy đủ, không bỏ trống. Đặc biệt, bạn cần ghi rõ mục đích và kế hoạch học tập của mình khi du học Nhật Bản.
- Các loại giấy tờ tùy thân: chứng minh nhân dân (CMND), giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, hộ chiếu (lưu ý hộ chiếu vẫn phải còn hạn ít nhất 6 tháng).
- 6 ảnh 3 cm x 4 cm được chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.
- Giấy tờ chứng minh tài chính nhằm cung cấp thông tin về khả năng kinh tế của bạn để thuyết phục Đại sứ quán Nhật Bản. Đây là những giấy tờ đảm bảo cho mục đích học tập chính đáng. Giấy tờ chứng minh tài chính du học Nhật Bản bao gồm: sổ tiết kiệm, hợp đồng lao động, giấy phép kinh doanh và những chứng từ xác minh thu nhập (hóa đơn đóng thuế, sao kê tài khoản, bảng lương...).
2. Xin visa du học Nhật bản như thế nào?
Visa là giấy tờ không thể thiếu để hoàn thành thủ tục du học Nhật Bản. Để được cấp visa dễ dàng, bạn cần nắm rõ các thông tin dưới đây:
- Visa du học Nhật Bản bao gồm những loại nào?
- Visa du học Nhật Bản có 2 loại:
- Visa để học ngôn ngữ: giá trị 1 năm, sau đó sẽ gia hạn tối đa là 2 năm.
- Visa học trường chuyên môn, đại học hoặc sau đại học: giá trị 1 hoặc tối đa là 2 năm, sẽ được gia hạn đến khi tốt nghiệp.
- Visa du học Nhật Bản có 2 loại:
- Làm visa du học Nhật Bản cần chuẩn bị những gì?
- Hộ chiếu: còn thời hạn ít nhất 6 tháng.
- Tờ khai xin cấp Visa.
- 1 ảnh 4.5 cm x 4.5 cm (ngoài ảnh dán ở tờ khai).
- Giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú tại Nhật (xin tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương nơi gần nhất).
- Tài liệu xác nhận chứng thực bản thân (1 bản): Trong trường hợp bạn đi theo diện học ngôn ngữ hoặc du học, giấy phép nhập học sẽ rất cần thiết. Ngoài những hồ sơ nêu trên, tùy trường hợp có thể Đại sứ quán hoặc Bộ Ngoại giao sẽ yêu cầu, đề xuất thêm giấy tờ khác. Điều đó có thể ảnh hưởng đến việc cấp visa nếu bạn không xuất trình đủ.
- Lệ phí:
- Visa hiệu lực 1 lần: 650,000 VNĐ.
- Visa hiệu lực nhiều lần: 1,300,000 VNĐ.
Chú ý: Khi đến nộp hồ sơ, bạn nhớ mang theo CMND. Cẩn thận hơn, bạn có thể mang thêm bút, hồ dán, ảnh và một vài tờ đơn xin visa dự phòng để tiện sửa nếu có sai sót.
- Địa điểm nộp hồ sơ xin cấp visa du học Nhật Bản
Bạn có thể nộp trực tiếp hồ sơ xin cấp visa tại Đại sứ quán Nhật Bản ở Hà Nội (phụ trách các tỉnh phía Bắc trở vào đến Đắk Lắk, Phú Yên) hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại thành phố Hồ Chí Minh (phụ trách các tỉnh phía Nam). Chú ý: Hồ sơ xin visa nếu gửi đến Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản bằng đường fax hay bưu điện thì sẽ không được giải quyết.
Thời gian tiếp nhận hồ sơ: buổi sáng từ 8 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, tất cả các ngày trong tuần (trừ thứ Bảy, Chủ nhật và những ngày nghỉ lễ của Đại sứ quán).
- Nhận kết quả visa du học Nhật thế nào?
Thời gian xét duyệt hồ sơ ít nhất là 5 ngày làm việc. Sau đó, Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản sẽ liên lạc với từng trường hợp bằng điện thoại (thời gian này bạn phải để ý điện thoại nhé).
Thời gian trả kết quả visa: buổi chiều từ 1 giờ 30 phút đến 4 giờ 45 phút, tất cả các ngày trong tuần (trừ thứ Bảy, Chủ nhật và những ngày nghỉ lễ của Đại sứ quán).
Trường hợp hồ sơ xin visa bị từ chối thì trong vòng 6 tháng, bạn sẽ không được nộp lại hồ sơ cấp visa với cùng một mục đích.
3. Những điều cần lưu ý khi du học Nhật Bản
- Hằng năm, các trường tại Nhật Bản thường có 4 đợt tuyển sinh: tháng 1, 4, 7 và 10. Để kịp cho kỳ nhập học, các bạn nên chuẩn bị và nộp hồ sơ trước khoảng 5 – 6 tháng.
- Bạn có thể săn học bổng thông qua các công ty tư vấn du học nếu như điều kiện kinh tế gia đình không quá tốt.
- Người Nhật làm việc rất cẩn thận. Vì vậy, thông tin trong hồ sơ xin nhập học cũng cần được thực hiện một cách chỉn chu. Bạn nên xem lại tất cả giấy tờ cá nhân của mình để thống nhất thông tin, tránh viết sai chính tả dẫn tới những điều đáng tiếc.
>> Xem thêm: Bạn đã sẵn sàng du học Nhật Bản ngành Quản trị Kinh doanh chưa?
- Giấy phép lưu trú thường được gửi tới học sinh hoặc người bảo lãnh khoảng 2 tháng trước ngày nhập học. Việc có giấy phép lưu trú gần như tương đương với việc bạn đã có visa.
Với các thông tin cơ bản về giấy tờ và thủ tục trên đây, Edu2Review hy vọng sẽ giúp bạn phần nào hình dung ra những bước cần làm ngay từ bây giờ. Quá trình đi du học Nhật Bản sắp tới sẽ thuận lợi hơn nếu có sự chuẩn bị kỹ càng và thận trọng ngay từ giai đoạn đầu. Mong bạn sẽ có quyết định sáng suốt và thành công trên con đường mình đã chọn.
Minh Thiện (Tổng hợp)
