Hướng dẫn viết email thông báo tiếng Anh chuyên nghiệp

Email thông báo là loại email cơ bản (Nguồn: Unsplash)

Một email thông báo tiếng Anh có thể được sử dụng trong rất nhiều trường hợp như mời cưới, thông báo tin buồn, thông báo tuyển dụng.

Viết một email thông báo tiếng Anh không khó nhưng đòi hỏi bạn cần tuân theo một số quy chuẩn nhất định. Từ đó, bạn sẽ có một email thông báo ngắn gọn nhưng vẫn súc tích và đầy đủ thông tin nhất.

Bạn muốn học tiếng Anh nhưng chưa biết học ở đâu tốt? Xem ngay bảng xếp hạng các trung tâm ngoại ngữ tốt nhất Việt Nam!

1. Hướng dẫn cách viết email thông báo tiếng Anh

Để có cái nhìn chi tiết nhất về một email thông báo tiếng Anh chuẩn, chúng ta hãy cùng phân thích một mẫu email sau và tìm hiểu cách trình bày của dạng email này.

To: [email protected]

Cc: [email protected]

Bcc: [email protected]

=> Ta có thể thấy rằng, bức thư này sẽ được gửi đến nhiều người cùng một lúc. Hãy sử dụng Cc và Bcc để thêm địa chỉ mà bạn muốn gửi

Subject: Internship annoucement

Chủ đề của email thông báo sẽ thay đổi, tuy nhiên với những sự kiện mang tính chất lễ nghi hay trang trọng, chúng ta nên sử dụng văn phong chuẩn mực.

Dear all,

Do thư được gửi đến nhiều người cùng một lúc nên chúng ta chỉ nên chào chung chung Dear all, tuy nhiên nếu chỉ gửi đến một đối tượng duy nhất, bạn nên thay all bằng tên người nhận.

Nếu muốn gửi cho nhiều người hãy sử dụng tính năng Bcc hoặc Cc (Nguồn: Forbes)

We are pleased to announce that we are soon going to start the summer internship program for our students in Psychology, Physiology and Sociology department. This is with reference to your interest in the internship camps and training sessions organized by us.

=> Thông báo tin sự kiện. Với những thông báo như tin tức không hay, chúng ta nên viết câu thông báo đi thẳng vào vấn đề và đơn giản tránh vòng vo làm mất thời gian của người nhận thư.

We are writing to inform you that the period of internship would be from September to November, i.e. it would be a three month long camp. You will be provided the position according to your trial performances and initial day’s practices. To be a part of our internship program, you must be fluent in English and must possess excellent interpersonal and communication skills. In addition, the applicant should be proficient in his or her required field of work and should be qualified with the knowledge of computer languages and MS Office.

=> Phần tiếp theo là thông báo chi tiết hơn về sự kiện gồm thời gian, địa điểm, các hoạt động có trong sự kiện, đối tượng tham gia… (nếu có).

Phần tiếp theo của email là thông báo nội dung chính (Nguồn: Forbes)

We promise that this summer internship program would be of a great benefit to you. The interested students may apply for their candidacy latest by 20th August 2012. Please note that our admission windows are open during the morning times from 9:00 AM to 11:00 AM.

=> Sau đó là nhắc lại thời gian địa điểm và đưa ra lời mời chính thức.

For any further information or queries regarding this internship camp, you can contact any of our HR team members or call us on 092283828.

=> Cuối cùng là cung cấp cho người nhận cách liên hệ với người tổ chức sự kiện, hay người chịu trách nhiệm đón tiếp (nếu cần).

We hope to develop a professional relationship with you.

=> Câu kết: thể hiện mong muốn người nhận thư tham gia.

Sincerely,

Joe Charles.

=> Câu chào và kí tên.

Cuối thư là lời chào và ký tên (Nguồn: Forbes)