Công việc ổn định, lương cao cùng cơ hội thăng tiến rộng mở là những lý do khiến nhiều bạn trẻ ngày nay chọn nghề thư ký để phát triển sự nghiệp. Tuy nhiên, có mấy ai biết đến những khó khăn, thấu hiểu sự vất vả mà người nắm giữ chức vị này phải đối mặt? Nếu bạn quan tâm công việc trên thì hãy tham khảo ngay bài viết sau để sớm lên kế hoạch hướng nghiệp nghề thư ký cho mình một cách đúng đắn và phù hợp.
* Bạn muốn tìm trường đại học phù hợp với bản thân? Xem ngay bảng xếp hạng các trường đại học tốt nhất Việt Nam!
Chân dung của một thư ký hiện đại
Hiện nay, thư ký không chỉ đơn thuần hỗ trợ công việc cho sếp mà còn "sắm vai" một người bạn chia sẻ buồn vui cùng "chủ".
Đứng ở vị trí "hậu phương", người trợ lý thường đảm nhận các nhiệm vụ hành chính văn phòng như soạn văn thảo, sắp xếp cuộc họp hay chuyến công tác của cấp trên. Mặt khác, họ cũng thực hiện những công việc liên quan đến quản lý hành chính nhân sự, kế toán và tài chính của doanh nghiệp. Trong một số trường hợp, thư ký còn là "bộ mặt thứ hai" của ban lãnh đạo, thay sếp truyền đạt mệnh lệnh tới toàn thể công ty, tiếp đãi khách hàng, liên hệ cùng đối tác...
Thư ký là trợ thủ đắc lực của sếp trong công việc (Nguồn: Kyna)
Tuy nhiên, "quan hệ với giám đốc là một trong khó khăn lớn nhất. Những người như chúng tôi luôn phải ân cần, chu đáo với giám đốc nhưng luôn giữ khoảng cách cần thiết trong cuộc sống tình cảm. Giám đốc cũng là con người, một thực thể tồn tại giữa cuộc sống đời thường với bao ràng buộc, chi phối bởi các quan hệ xã hội phức tạp” – Laura Hane (một nữ thư ký giàu kinh nghiệm của giám đốc điều hành tập đoàn Vodaphone) chia sẻ trên Bwprotal.com.
Do đó, suốt quá trình làm việc, thư ký khó tránh khỏi những lúc cấp trên tìm tới để bày tỏ sự mệt mỏi sau chuỗi thời giờ lao động vất vả hay chia sẻ những chuyện vui buồn trong cuộc sống. Thậm chí, nhiều lãnh đạo còn nhờ trợ lý "hiến kế" nhằm giải quyết một số phiền muộn cá nhân. Vào thời điểm ấy, những thư ký giỏi sẽ tự hóa mình thành người bạn biết lắng nghe tâm tình của sếp.
Laura tiếp tục chia sẻ: “Hàng ngày, tôi được nghe vô số chuyện từ giám đốc nhưng tôi đều bỏ ngoài tai mọi chuyện và cố gắng giữ thái độ im lặng, không bao giờ (ngay cả trong lúc qua vui với bạn bè, người thân) đem chuyện giám đốc ra kể để tỏ ra mình là người được sếp tin cậy”.
Bên cạnh hỗ trợ công việc cho sếp, thư ký còn đóng vai trò người bạn lắng nghe những chia sẻ của cấp trên (Nguồn: ktv)
Áp lực trở thành "người hoàn hảo"
Vì đảm đương chức vụ cao trong nội bộ công ty nên thư ký thường chịu áp lực vô cùng lớn. Nếu không có bản lĩnh cùng kỹ năng nghiệp vụ chuyên nghiệp, họ sẽ rất dễ phạm sai lầm.
Bên cạnh đó, thư ký được "ví" như một chuẩn mực để các nhân viên trong công ty nhìn vào. Việc này buộc những người nắm giữ chức vị trên phải nỗ lực rất nhiều và hoàn tất nhiệm vụ được giao một cách xuất sắc. Có như vậy, họ mới khẳng định bản thân hoàn toàn xứng đáng với vị trí cánh tay đắc lực của ban lãnh đạo; đồng thời, thuyết phục các nhân viên khác thừa nhận năng lực của mình.
Nguyên Ngọc (trợ lý giám đốc một công ty dược phẩm) cho biết: “Đa số các nhân viên trong công ty đều đáng tuổi cô chú mình nhưng ở cương vị trợ lý giám đốc mình lại là người quản lý hết tất cả. Áp lực về tuổi tác và kinh nghiệm làm việc là rất lớn, nhiều khi mình nói không ai nghe vì trong mắt họ mình vẫn còn trẻ ranh".
Là người giữ chức vị cao trong nội bộ công ty, thư ký thường xuyên gắng trên mình những áp lực vô cùng lớn từ công việc, đồng nghiệp đến cấp trên (Nguồn: cafebiz)
Những kiến thức và kỹ năng cần có ở một người thư ký giỏi
Kiến thức chuyên môn cùng kỹ năng nghiệp vụ là những yếu tố không thể thiếu ở một người thư ký. Tùy theo nhu cầu tuyển dụng, các công ty sẽ đưa ra những yêu cầu khác nhau, đòi hỏi ứng viên phải đáp ứng.
- Về kiến thức chuyên môn: Thư ký cần hiểu sâu sắc về nghề nghiệp của mình cùng nhiệm vụ được giao; thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn; có khả năng truyền đạt và hướng dẫn người khác; nắm bắt một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính và sử dụng tốt trang thiết bị văn phòng.
- Về kỹ năng hỗ trợ công việc: Kỹ năng quản lý, giao tiếp và tin học văn phòng là những điều cơ bản cần có ở một nhà trợ lý. Trí nhớ tốt được xem như một yếu tố quan trọng giúp bạn tạo ấn tượng tốt trong mắt cấp trên. Ngoài ra, sự nhạy bén và am hiểu nhiều lĩnh vực sẽ hỗ trợ người thư ký khá nhiều khi công tác như linh hoạt ứng phó các tình huống bất ngờ, giao tiếp với khách hàng...
Trí nhớ tốt là một trong những yếu tố quan trọng của một người thư ký, tạo ấn tượng tốt trong mắt lãnh đạo (Nguồn: Kenh14)
Có thể nói, thư ký là nghề đem đến cho chúng ta mức thu nhập cao, ổn định cùng cơ hội phát triển sự nghiệp hấp dẫn. Tuy nhiên, đổi lại, bạn phải đảm nhận khối lượng công việc "khổng lồ" với muôn vàn tiêu chuẩn khắt khe. Do đó, hãy cân nhắc kỹ càng về năng lực thực sự, sức chịu đựng áp lực của bản thân và yêu cầu tuyển dụng từ các tổ chức trước khi đưa ra quyết định dấn thân vào con đường này.
Thông tin trên hẳn đã giúp độc giả hiểu rõ hơn về tính chất công việc của một người kề vai sát cánh bên sếp. Từ đó, nếu bạn đang lên kế hoạch hướng nghiệp nghề thư ký thì có thể cân nhắc và chỉnh sửa cho phù hợp. Ngoài ra, bạn hãy tham khảo thêm một số bài viết trên Edu2Review để cập nhật các thay đổi mới nhất của kỳ thi THPT quốc gia 2019, phương thức hướng nghiệp đúng đắn, ngành học và trường đào tạo liên quan.
Minh Thư (Tổng hợp)
