Gọi điện thoại là hình thức giao tiếp nhanh và tiện lợi khi bạn không có điều kiện gặp mặt trực tiếp. Tuy vậy, giao tiếp qua điện thoại cũng cần đến sự khéo léo, ứng xử thông minh, truyền đạt nội dung hiệu quả giữa người nghe và người gọi.
Thông thường, giao tiếp qua điện thoại sẽ có những hạn chế nhất định, ví dụ bạn không biết được cảm xúc của người nghe như thế nào... Do đó, kỹ năng gọi điện thoại là điều quan trọng bạn cần tham khảo để giúp cuộc nói chuyện suộn sẻ và thành công.
Kỹ năng khi bạn là người gọi
Khi phải gọi điện thoại đến người lạ, đối tác kinh doanh hay khách hàng tiềm năng, bạn nên nhanh chóng giới thiệu danh tính và mục đích của cuộc gọi. Sau đó, bạn cần hỏi người nhận có thể tiếp tục cuộc nói chuyện được hay không. Nếu người nghe đang bận, bạn có thể xin thời gian rảnh của họ để tiện cho việc gọi lại.
Nếu cuộc điện thoại có thể tiếp tục, bạn hãy trình bày trực tiếp vào vấn đề chính. Trước khi tiến hành cuộc gọi, bạn có thể chuẩn bị trước những nội dung cần trao đổi để tránh lan man mất thời gian của người được gọi. Điều này cũng giúp bạn trình bày công việc lưu loát hơn để cuộc điện thoại đạt được mục đích.
Hãy trình bày vào vấn đề chính để tránh làm mất thời gian của người nghe (Nguồn: sbagry)
Khi gọi điện cho người khác bạn cần lưu ý về thời gian. Có những khoảng thời gian như giờ nghỉ trưa, buổi tối không nên gọi điện thoại công việc. Vào thời điểm này, người nhận thường khó chịu vì bị làm phiền trong lúc đang nghỉ ngơi.
Kết thúc cuộc nói chuyện, tổng hợp lại những gì đã nói để hai bên cùng thống nhất nếu là cuộc gọi về công việc. Cuối cùng hãy cảm ơn khách hàng vì đã dành thời gian để nói chuyện với bạn.
Kỹ năng nhận điện thoại
Mặc dù giao tiếp qua điện thoại không gặp mặt trực tiếp nhưng giữa người nói và người nghe cũng có thể cảm nhận được thái độ, cảm xúc của nhau thông qua giọng nói trong điện thoại. Chính vì thế để mang lại hiệu quả tích cực cho cuộc nói chuyện qua điện thoại, bạn có thể chuẩn bị một số kỹ năng gọi điện thoại trong vai trò người nhận cuộc gọi như sau:
Đừng để chuông điện thoại reo quá lâu, nhấc máy ngay ở lần thứ hai hoặc thứ 3 thể hiện bạn tôn người gọi. Hãy nhấc máy với thái độ tích cực, niềm nở. Người gọi có thể cảm thấy tín hiệu tích cực, sự thân thiện từ giọng nói của bạn. Điều này có thể khiến người gọi quyết định muốn trò chuyện với bạn hay chỉ vài ba câu và nhanh chóng cúp máy. Những yếu tố này cũng sẽ giúp bạn nhận được những điều tích cực từ người gọi và phát triển tốt mối quan hệ giữa hai bên.
Đừng để người nghe độc thoại khi đang nói chuyện điện thoại với bạn (Nguồn: k-mark)
Trong khi nghe điện thoại, đừng để người gọi độc thoại trong khi bạn chỉ im lặng lắng nghe mà không có phản hồi. Hãy tích cực lắng nghe một cách tích cực, thỉnh thoảng bạn có thể thêm những từ đệm như “vâng, tôi hiểu”, “dạ…”, “ồ, như vậy sao…”. Bạn có thể lắng nghe và phản hồi tích cực người gọi bằng cách đặt câu hỏi mở cho những vấn đề mà họ muốn nói.
Bạn nên sử dụng giọng điệu từ tốn, vừa phải và không nói quá to hay thì thầm. Với khách hàng thì bạn có thể đặt thêm những câu hỏi khai thác để hiểu thêm họ. Đồng thời, bạn sẽ nắm được nhu cầu và mong muốn của khách hàng để cung cấp dịch vụ, sản phẩm một cách chính xác nhất. Lưu ý khi nói chuyện với khách hàng người Việt, bạn nên xưng hô bằng em và anh (chị) để thể hiện sự tôn trọng. Tùy từng trường hợp, bạn có thể xưng danh với khách hàng hoặc người gọi là bạn và mình.
Trên đây là những kỹ năng gọi điện thoại có thể giúp bạn phần nào cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình. Quan trọng hơn hết bạn cần áp dụng vào công việc hàng ngày để mang lại hiệu quả cao nhất.
Thường Lạc (Tổng hợp)
Nguồn ảnh cover: bestie
