Tổ chức sự kiện giúp quảng bá hình ảnh công ty và làm cho khách hàng biết đến các dịch vụ, sản phẩm mà công ty đang cung cấp. Mỗi sự kiện đều có mục đích và chủ đề riêng, do đó tùy theo quy mô mà bạn nên lựa chọn địa điểm phù hợp với số lượng khách mời hoặc bài trí sân khấu sao cho hợp lý nhất.
Vậy, lựa chọn theo đuổi sự nghiệp tổ chức sự kiện thì cần những kỹ năng quan trọng nào? Nếu chưa có câu trả lời cho riêng mình, bạn hãy tham khảo danh sách sau đây:
1. Sáng tạo
Để có được sự sáng tạo thì cảm hứng chính là yếu tố vô cùng quan trọng. Vì vậy, bạn cần tạo cho mình một không gian riêng để luôn sẵn sàng "nảy ra" các ý tưởng nhằm tạo điểm nhấn cho các buổi hội thảo, triển lãm.
Có nhiều người nhận định rằng, sáng tạo là yếu tố trời phú khó có thể học hỏi được. Tuy nhiên, sự sáng tạo cũng có thể trau dồi bằng cách chịu khó quan sát, ghi nhận những gì xảy ra xung quanh mình. Ý tưởng mới có thể bắt đầu từ những điều nhỏ nhặt trong cuộc sống. Ví dụ như khi bạn tham dự sự kiện của công ty khác, nếu để ý quan sát, bạn có thể tình cờ nảy ra một sáng kiến độc đáo cho riêng mình.
2. Kỹ năng viết kịch bản
Để viết được một kịch bản tốt thì người viết cần phải có óc sáng tạo, khả năng tư duy và trí tưởng tượng phong phú để đưa ra được những ý tưởng thiết thực nhất.
Ngoài ra, kỹ năng viết và truyền đạt qua con chữ cũng là điều không thể thiếu. Cho dù ý tưởng có tốt đến đâu, độc đáo đến mấy mà bạn không thể diễn đạt cho người khác hiểu thì mọi chuyện đều vô ích.
Để cải thiện kỹ năng viết thì bạn phải trau dồi và rèn luyện hằng ngày bằng các cách sau:
- Mỗi ngày bạn nên viết một ít, đến lúc cần bạn mới có thể diễn đạt ý tưởng trôi chảy trên trang giấy.
- Đọc sách thường xuyên giúp vốn từ của bạn phong phú hơn và cách diễn đạt cũng trôi chảy hơn.
- Gặp và trò chuyện cùng với những người có khả năng giao tiếp tốt cũng là một cách để cải thiện kỹ năng viết và diễn đạt.
3. Kinh nghiệm không bao giờ là đủ
Bạn có thể tự học, tìm tòi, nghiên cứu thông qua vô vàn tài liệu có trên sách vở, internet hay trường lớp. Tuy nhiên, điều thực tế và đáng tìm hiểu nhất là kinh nghiệm từ những người đi trước. Họ là những nguồn tư liệu sống động, chân thật nhất về một nghề đòi hỏi nhiều kỹ năng.
Với các bạn chưa có nhiều kinh nghiệm, các chương trình thực tập, hoạt động tại các công ty sẽ mang lại những trải nghiệm thực tế quý giá. Tham gia vào môi trường làm việc chuyên nghiệp sẽ giúp cho bạn hiểu rõ hơn các công việc cần làm của một người tổ chức sự kiện.
4. Phát triển mối quan hệ với khách hàng, đối tác
Trong quá trình làm sự kiện, chúng ta luôn cần tiếp xúc và làm việc với nhiều nhà cung cấp. Có những đơn vị hợp tác được, cũng có những đơn vị chúng ta không hợp tác được vì nhiều lý do.
Trước khi đưa ra quyết định hợp tác với công ty nào, bạn hãy dành thời gian thu thập thông tin và làm một phép so sánh tương đối để chọn được nơi vừa đáp ứng việc cung cấp dịch vụ, chất lượng sản phẩm tốt và vừa có mức giá cạnh tranh. Hãy làm việc một cách lịch sự và nhã nhặn, đừng tiếc lời cảm ơn và tôn trọng ý tưởng của họ.
Để có thể làm việc tốt với nhà cung cấp, trước hết bạn cần có khả năng giao tiếp và đàm phán. Ngoài ra, bạn nên cứng rắn vừa mềm mỏng một cách linh hoạt, để đảm bảo quá trình làm việc suôn sẻ và tốt đẹp.
5. Quản lý tài chính
Bạn phải là một người khéo léo trong việc điều phối nguồn tiền, tỉ mỉ và chi li để đảm bảo không vượt ngân sách đề ra. Kỹ năng này có thể được trau dồi thông qua quá trình đúc kết kinh nghiệm của bản thân.
Để thông thạo và làm quen với việc quản lý ngân sách và có được nền tảng vững chắc cho kỹ năng này thì việc tham gia một khóa học quản lý tài chính sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều.
Nguyên tắc quản lý ngân sách cơ bản:
- Hãy thực tế về mức lợi nhuận của sự kiện.
- Luôn có kế hoạch dự phòng: Bạn nên đề phòng những tình huống xấu nhất có thể xảy ra trong khi chạy sự kiện. Sẽ tốt hơn nếu bạn biết phải làm gì khi sự cố xảy ra.
- Chuẩn bị ngân sách để tránh thua lỗ.
Công tác phụ trách tổ chức sự kiện cần một người kỹ tính để giám sát tất cả các công việc. Điển hình là các công việc liên quan mảng lập kế hoạch, công tác hậu cần. Vì vậy, bạn cần phải rèn luyện kỹ năng tổ chức sự kiện một cách toàn diện để có thể làm việc năng suất và chuyên nghiệp nhất có thể.
Hương Giang (Tổng hợp)
