Nếu bạn là sinh viên ngành kinh doanh quốc tế hay đang là nhân viên trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, thì chắc chắn bạn sẽ gặp phải những yêu cầu về kỹ năng liên quan đến soạn thảo thư tín thương mại.
Trong quá trình đàm phán thương mại, thì hỏi hàng là bước đầu tiên được thực hiện. Lúc này, người viết hoặc công ty đang có nhu cầu hỏi thêm thông tin liên quan đến một sản phẩm, dịch vụ hay các thông tin khác về điều kiện hợp đồng.
Nếu trước đây, mỗi liên lạc chỉ được thực hiện bằng việc chuyển thư, fax, thì hiện nay, việc ứng dụng email tiếng Anh xuất nhập khẩu đang là xu hướng chính vì những ưu điểm mà nó mang lại.
Cùng Edu2Review tìm hiểu cách soạn thảo email tiếng Anh xuất nhập khẩu, và cụ thể hơn là thư hỏi hàng qua bài viết sau đây nhé.
98% email tiếng Anh thương mại thường bị xóa?
Điều tra của Hiệp hội các nhà nhập khẩu Hoa Kỳ đã cho ra một kết quả đáng ngạc nhiên là có tới 98% các bức thư tiếng Anh thương mại điện tử được gửi đến hộp thư của người nhận là các nhà nhập khẩu, các nhà phân phối bị xoá?
Nguyên nhân của vấn đề này là gì? Kết quả điều tra cho thấy rằng các bức thư không thu hút người đọc ngay từ dòng đầu tiên vì quá quanh co, dong dài là chính, và thông thường bạn sẽ chỉ có từ 7 đến 8 giây sau khi email được mở để thu hút sự chú ý của người nhận.
Yêu cầu chung khi viết email hỏi hàng
Hỏi hàng (enquiry): Chính là lời đề nghị giao dịch hay nói cách khác là đề nghị thiết lập quan hệ mua bán xuất phát từ phía người mua. Về phương diện thương mại thì đây là việc người mua đề nghị người bán báo cho mình biết giá cả và các điều kiện để mua hàng.
Các lá thư hỏi hàng thường được viết dựa theo một quảng cáo mà chúng ta nhìn thấy trên báo, tạp chí, website, thư quảng cáo, một chương trình thương mại trên truyền hình hay từ những đối tượng liên lạc tin cậy trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế khi chúng ta quan tâm đến việc mua một sản phẩm, sử dụng một dịch vụ nhưng muốn có thêm thông tin trước khi quyết định.
Yêu cầu của lá thư này là ngắn gọn, rõ ràng, tập trung vào các thông tin chính cần hỏi. Bạn nhớ đặt tên công ty lên trên đầu thư (hoặc dùng tiêu đề thư in sẵn – Letterhead – của công ty bạn) sau đó là địa chỉ công ty mà bạn muốn gửi thư tới. Sau đó, bạn để trống 2 dòng rồi ghi phần ngày tháng. Phần này cũng có thể đặt lệch về bên phải.
Nội dung chính và cấu trúc của thư hỏi hàng
Nội dung chính: Thông báo cho chủ hàng biết mình đang cần loại hàng gì, yêu cầu chủ hàng gửi Catalog, mẫu hàng… đồng thời cho biết giá cả; chất lượng hàng hóa, số lượng có khả năng cung cấp, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và mọi điều kiện cần thiết khác.
Ngoài những phần như Letterhead, Salutation... sẽ viết tương tự như nhau giữa các loại thư tín thương mại, thì khi viết thư hỏi hàng, phần nội dung chính nên được viết tách thành 3 đoạn tương ứng sau:
- Phần Mở (Opening): Đề cập đến mục đích của thư là để hỏi thông tin về sản phẩm và dịch vụ. Nêu lên vì sao mình biết đến người nhận và giới thiệu về công ty mình.
- Phần Thân (Body): Đề cập đến thông tin mình muốn hỏi (sản phẩm mẫu, báo giá, điều kiện hợp đồng...)
- Phần Kết (Closing): Thường thể hiện mong muốn nhận được phản hồi nhanh từ phía người nhận. Đây cũng là phần người viết để lại ý mà họ cho rằng cần nhấn mạnh.
Soạn thảo phần nội dung chính thư hỏi hàng
Các phần khác ngoài nội dung chính trong cấu trúc thư trên như Letterhead, Date Line... bạn có thể tham khảo cách viết chi tiết qua bài viết về soạn email tiếng Anh thương mại. Còn ở đây Edu2Review sẽ tập trung vào các mẫu câu cần biết trong phần nội dung chính theo ba phần là Phần mở, phần thân và phần kết:
Phần Mở (Opening):
Đầu tiên, bạn cần nói rõ lý do tại sao bạn biết đến nhà cung cấp hoặc sản phẩm của họ. Hai trường hợp có thể lưu ý như sau:
|
Mẫu câu |
Ví dụ |
|
|
Thông qua việc nhìn thấy mẫu quảng cáo/ tại hội chợ triển lãm của ngành hàng |
We are interested in … you advertised in … of last week’s issue. |
Example 1: We are interested in the pure wool Gabardines you advertised in “The Economist” of last week’s issue.
Example 2: I am replying to your advertisement in the June edition of “Tailor”. |
|
I am replying to your advertisement in…. |
||
|
Your advertisement (Your article in the paper...) on... has come to our attention. |
||
|
Regarding your advertisement (ad) in.... |
||
|
With reference to your advertisement (ad) in.... |
||
|
We were impressed by the … that were displayed on your stand at this year’s … Exhibition. |
Example: We were impressed by the selection of gardening tools that were displayed on your stand at this year’s Gardening Exhibition held in Hamburg. |
|
|
Được thông báo/được giới thiệu bởi/ nhờ vào ai đó mà biết đến… |
We were advised by … of…(TCCI) that you are producing …. |
Example 1: We were advised by Mr. J. Jone of (TCCI) that you are producing export hand-made shoes and bags in pure leather and other natural materials.
Example 2: We are indebted for your address to the Trade Association in Hanoi. |
|
The name of your firm was given to us/ were recommended to us by …, who have been regular buyers (purchasers/customers) of your products for some years. |
||
|
We have been informed by …, with whom we have had business relations for quite a long time. |
||
|
We are indebted for your name and your address to the …. |
Tiếp theo, các bạn cần nói rõ cho nhà cung cấp biết về thông tin của công ty bạn, đặt biệt nếu đó lại là lần đầu tiếp xúc giữa bạn và nhà cung cấp. Hãy thử tham khảo những câu sau đây:
We would like to take this opportunity of introducing ourselves as one of the leading importers of the commodities here in Vietnam.
(Chúng tôi muốn nhân cơ hội này giới thiệu mình là một trong những nhà nhập khẩu hàng đầu về hàng hóa tại Việt Nam.)
We are a subsidiary of Matsushita Electronics Corporation which specializes in the making of semi-conductors.
(Chúng tôi là một công ty con của Tổng công ty Điện tử Matsushita chuyên sản xuất bán dẫn.)
At present, we are in the market for some raw materials, natural essential oils (especially, linseed oil, solvents, aromatic chemicals, etc.)
(Hiện nay, chúng tôi đang hoạt động trong thị trường cho một số nguyên liệu, tinh dầu tự nhiên (đặc biệt là, dầu hạt lanh, dung môi, hóa chất thơm...)
We are manufacturer of broad-way delivery vehicles and electric vehicles disabled people. We are looking for/ seeking for an alternative supplier a light batteries to power our these vehicles.
(Chúng tôi là nhà sản xuất xe phân phối rộng rãi và xe điện vô hiệu hóa mọi người. Chúng tôi đang tìm kiếm / tìm kiếm một nhà cung cấp thay thế một loại pin nhẹ để cấp nguồn cho các loại xe này của chúng tôi.)
Bạn có thể tiếp tục xem thêm cách viết các phần còn lại của một email tiếng Anh xuất nhập khẩu dạng thư hỏi hàng ở phần 2 của bài viết tại đây.
Bảng danh sách
trung tâm tiếng Anh
Trần Tuyền (Tổng hợp)
Nguồn ảnh cover: haiquanonline
